UNI 11871: Il sistema di qualità anche per gli studi professionali

Il sistema di qualità per le aziende esiste da anni, norme e standard per la gestione di numerose realtà sono state nel tempo create, aggiornate, implementate.

Nel 2017, UNI e ASLA (Associazione Studi Legali Associati) avevano dato vita ad una prassi, la UNI/PdR 33:2017, basata in larga parte sulla UNI EN ISO 9001, per fornire agli studi legali una guida per la gestione organizzata della propria attività.

Lo standard UNI 11871, in gran parte figlio della citata prassi del 2017, codifica la qualità degli studi professionali, di avvocati e di commercialisti, valorizzandone le peculiarità.

Programmazione e svolgimento delle attività

Uno Studio organizzato si vede dal principio: dal primo passo del cliente all’interno degli uffici, fino alla fatturazione delle attività, tutto può essere organizzato al meglio.

In uno Studio organizzato, uno Studio di qualità, il nuovo cliente viene accolto con la sottoscrizione di un mandato e dei relativi documenti collegati alla compliance ed è reso edotto di un tariffario chiaro e concordato.

Lo svolgimento delle attività quotidiane è affidato a risorse, interne o esterne, con la giusta expertise e in tempo utile affinché il lavoro venga svolto entro la scadenza e senza inutili pressioni.

Ogni attività viene poi fatturata regolarmente, e il cliente è al corrente di tutti i passaggi e di tutte le attività svolte in suo conto.

Orientamento ai clienti

Il cliente è il motivo stesso per cui uno studio esiste: più il cliente sente di essere seguito, più resta fedele al proprio professionista, che diventa non solo esecutore di adempimenti, legali o fiscali, ma consulente di fiducia.

La comunicazione con il cliente è trattata all’interno della norma sia in relazione allo stato di avanzamento delle pratiche, sia in relazione alle informazioni messe a disposizione dei clienti o delle persone che in qualche modo entrano in contatto con lo Studio, tramite il sito web, le newsletter e la presenza sui social.

Gestione dei rischi

La gestione dei rischi, normata con la UNI ISO 31000, è richiamata espressamente nella norma per la qualità degli studi professionali per dare ai professionisti uno strumento per identificare i rischi e valutare le buone pratiche per la loro prevenzione.

L’intera norma è a sostegno della prevenzione dei rischi, di qualsiasi natura ed entità siano: rischio di non rispettare una scadenza, rischio di non raggiungere gli obiettivi, rischio di violazione del dettato di una norma: conoscerli e identificare le buone norme per evitarli aiuta lo studio nel perseguimento del miglioramento continuo.

Sostenibilità

La sostenibilità, con la UNI 11871, entra negli studi professionali; per quanto si sia spesso portati a pensare che riguardi “solo” l’ambiente, la sostenibilità è un concetto che comprende e abbraccia tutta la vita, e quindi anche quella all’interno degli studi professionali.

La governance e la gestione sono espressione della cosiddetta sostenibilità economica, il rispetto dei soci, collaboratori, dipendenti, praticanti, clienti e di tutte le persone che hanno a che fare con lo Studio rappresenta la sostenibilità sociale, mentre la sostenibilità ambientale è costituita da tutte le pratiche di attenzione all’ambiente che sempre più, e soprattutto in questo periodo, vengono incoraggiate.

Strumenti di lavoro

I computer e i vari dispositivi digitali sono diventati gli strumenti di lavoro principali e insostituibili all’interno degli studi professionali.

Con computer, tablet e smartphone si scrivono atti, si emettono fatture, si inviano e ricevono pagamenti.

Uno Studio non al passo con la tecnologia è uno Studio non al passo con i tempi, nel senso che non riesce a fornire prestazioni con la velocità necessaria, men che meno fornendo informazioni e aggiornamenti al proprio cliente.

L’adozione dello standard UNI 11871

Per ottenere la certificazione UNI 11871 è necessario in primis organizzare il lavoro secondo la norma, che detta principi e non regole cogenti. Una consulenza in merito, fornita da un soggetto qualificato e formato, può sicuramente essere d’aiuto.

La certificazione di qualità arriva in un momento successivo, a seguito di audit di un ente certificatore, che verifica la concreta applicazione dei principi dello standard.

Salvo per l’accesso a bandi e altri casi nei quali la certificazione sia condizione imprescindibile, il “bollino di qualità” non è obbligatorio per lavorare bene. L’adozione dello standard di gestione degli studi professionali, infatti, anche in assenza della certificazione, dà vantaggi percepibili da tutti gli stakeholder di studio, siano interni o esterni: gli uni sono maggiormente valorizzati e seguiti nel loro percorso di crescita, gli altri sono ascoltati e serviti con nuovi e più elevati livelli di qualità.