Répondre ou gérer un appel d'offres pendant les fêtes peut sembler être un défi de taille, mais avec une bonne organisation, c'est tout à fait possible ! 💪🏽
Que vous soyez une entreprise préparant votre dossier ou un acheteur public gérant les procédures, voici des conseils pour naviguer sereinement lors de cette période particulière.
🌟Entreprises, restez efficaces même pendant les fêtes :
🕒Planification anticipée : Dès réception d'un appel d'offres, analysez attentivement les délais et les exigences. Intégrez immédiatement les échéances à votre agenda, en tenant compte des jours fériés et des congés de votre équipe.
✅️ Checklist et priorisation : Créez une liste de toutes les tâches et des documents nécessaires (mémoire technique, bordereau des prix, annexes...). Déléguez clairement les responsabilités et assurez un suivi régulier de l'avancement.
🤝🏽Anticipation des validations : Prévoyez des solutions alternatives pour les signatures si vos partenaires ou responsables sont indisponibles (signature électronique, documents pré- validés...). Communiquez vos besoins en amont.
💻️Outils numériques : Optimisez votre temps et votre efficacité grâce aux plateformes collaboratives et aux logiciels spécialisés.
🎯Astuce bonus : Préparez une "copie de sauvegarde" pour pallier tout problème technique de dernière minute (Retrouvez nos conseils à ce sujet dans un précédent post 👉🏽https://lnkd.in/dgJyMGEm)
🌟Acheteurs publics, facilitez le processus pour tous :
🗓️Planification des publications : Tenez compte du calendrier des fêtes lors de la planification de vos appels d’offres. Publiez-les suffisamment tôt pour laisser le temps aux entreprises de s'organiser et vous de même.
📣Communication transparente : Dès la publication, informez clairement les entreprises des délais et des éventuelles contraintes liées aux fêtes. Encouragez les questions en amont pour plus de fluidité.
✅Simplification administrative : Optez pour des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) clairs et concis.
🤝🏽Disponibilité et flexibilité : En cas de délais de validations internes prolongés, envisagez des alternatives comme la visioconférence ou la signature électronique. Si le contexte le permet, une prolongation des délais de réponse peut être bénéfique à la qualité des offres reçues.
🎯 Astuce bonus : Offrez aux entreprises un espace d’échange clair sur la plateforme de soumission, avec des réponses rapides pour éviter les blocages.
En appliquant ces conseils, vous transformez la période des fêtes en opportunité pour consolider vos collaborations et atteindre vos objectifs, même en fin d'année 😎. N'hésitez pas à partager vos propres astuces d'organisation en commentaires👇🏽
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