Contractuele relaties in crisistijden – Hoe goed en aligned is uw vangnet?

Contractuele relaties constructief houden is in tijden van crisis nog belangrijker terwijl het dan juist sneller misloopt. Onzekerheid over levertijden en verplichtingen. Naast zorg over gezondheid. Gecombineerd met extra stress en vermoeidheid.  De druk is hoger. De gevoeligheid voor misverstanden en conflicten op projecten en in langlopende leverancier – afnemer relaties stijgt. Dan moet op je vangnet kunnen vertrouwen om het op de rails te houden. Dan komt het aan op de kwaliteit van de mechanismen die ervoor zorgen dat je ook in tijden van stress de samenwerking constructief houdt. Het contract is daar een belangrijk element in. Hoe goed doet uw contract zijn werk als de druk oploopt? Is het ‘aligned’?

Een praktijkvoorbeeld van misalignment

Veel contracten presteren matig als het gaat om samenwerking op het spoor houden als er druk ontstaat. En dat is jammer, want vaak zijn ze met een paar simpele ingrepen drastisch te verbeteren. Ik krijg regelmatig vragen van organisaties die aangeven dat ze op samenwerking willen inzetten. De houding en intenties zijn meestal goed. Toch blijkt er vaak een mismatch tussen wat men wil en het contract. Een voorbeeld van een opdrachtgever die bij een infraproject op samenwerking had ingezet illustreert dit: Partijen waren trots op wat ze hadden uitgedacht. De samenwerkingsintenties en wat ze met elkaar wisten af te spreken loog er niet om. Toch ging het mis. Een flinke tegenvaller deed zich voor vroeg in het project. Het omleggen van de kabels en leidingen duurde veel langer dan voorzien. De omgeving raakte ongeduldig en ging druk uitoefenen. De politiek raakte betrokken en contractpartijen vervielen al snel in een discussie over waar verantwoordelijkheid nu lag. Wat bleek was dat men samenwerking in het contract veelvuldig had genoemd maar een verschillend beeld had bij wat het concreet betekende. De wederzijdse reacties in de situatie met de kabels en leidingen viel daarom tegen. Het gevolg was stroeve en uiteindelijk vastlopende overleggen. Ingrijpen van bovenaf was nodig om het weer vlot te trekken. Het project werd uiteindelijk afgerond maar het financiële plaatje was niet fraai en de sfeer was nooit meer hetzelfde. Het project werd door beide contractspartners op het lijstje tegenvallers bijgeschreven. Wat was het probleem? Het contract was niet aligned met principes van goede samenwerking. Onvoldoende heldere scenario’s lagen klaar. Men had een verschillend beeld bij de manier waarop je daarop aanpast, hoe je met elkaar meedenkt. Het gevolg was teleurstelling over de coöperativiteit.

Wat betekent aligned precies?

Contractuele relaties die aligned zijn “kloppen”. Empirische studies laten zien in welke factoren te investeren voor een goed verlopend project. Maar of die investeringen zich uiteindelijk terugbetalen en of ze functioneren hangt af van de onderlinge afstemming. Bij aligment functioneert het als een logisch geheel. De sfeer, het contract, de voortgang en omgang met onverwachte sluiten op elkaar aan. Het lijkt een beetje op koken. Je kan alle ingrediënten in de keuken hebben, maar of het een goed gerecht wordt hangt af van de timing, verhouding, temperatuur, zelfs de kwaliteit van de pan speelt een rol. Als je top-ingrediënten hebt maar de timing niet klopt, of je eten aanbrandt omdat de kwaliteit van de pan niet deugt zijn alle inspanningen vooraf voor niks geweest en is het weggegooide energie en geld. Dat is bij contractuele relaties ook zo. Met een samenwerkingsparagraaf in je overeenkomst, een project start up, en goed willende mensen ben je er nog niet. Het contract, de omvang met elkaar, en de visie en wensen moeten naadloos op elkaar aansluiten. Vooral als de spanning oploopt en er veel op het spel staat.

Hoe schadelijk is slechte alignment?

Als je thuis aan het koken bent maakt het niet zoveel af als de cake een keer aanbrandt, maar een team hoeft het in de keuken van een ster restaurant maar een paar keer fout te doen omdat men niet goed op elkaar ingespeeld is. Dan zijn de resultaten direct merkbaar. Als de toekomst van je bedrijf of je project ervan afhangt heb je weinig ruimte voor mislukkingen - als topkok ben je een ster snel kwijt, en als contractmanager heb je het vertrouwen van de wederpartij zomaar verloren. Dat terugwinnen en herstellen is lastig.

Bij een langlopende contractuele relatie of een complex project kan de schade dus snel oplopen als de zaken niet goed aligned zijn. Het vertrouwen is in een klap weg. Als de afstemming niet goed is valt het als een kaartenhuis in elkaar.  Zonder goede afstemming is alle investering in teambuilding, goede bedoelingen en positiviteit voor niks geweest en dat levert veel frustraties op.

Waar moet ik aan denken bij het verschil tussen goede en slechte alignment?

Hoe ziet goede ten opzichte van slechte alignment eruit? Het is te vergelijken met het verschil tussen een geslaagde maaltijd of een misgelopen recept. In professionele termen is dit het verschil tussen een restaurant met een Michelinster of een goed eetcafe, en de pizzeria op de hoek waar de service belabberd is en je met pijn in je maag vandaan komt. Gebaseerd op je ervaring beveel je het etablissement aan bij bekenden of druk je vrienden juist op het hart weg te blijven, of probeer je je geld terug te krijgen. Sommigen nemen zelfs de moeite op internet een uitgebreide review van hun ervaring te plaatsen. Natuurlijk ambieert niet iedereen het om de kwaliteit van een sterrenrestaurant te leveren, en dat hoeft ook niet, maar niemand wil voedselvergiftiging oplopen (of dat een ander bezorgen). Met een goede afstemming voorkom je dat laatste.

Wat zorgt voor alignment?

Een contract is als een recept uit een kookboek. Alignment is het verschil tussen een recept uit een gemiddeld en een recept uit echt goed kookboek. Bij de meeste kookboeken bestaan de recepten uit een lijstje ingrediënten (het bestek/de scope) met daarnaast de bereidingstijd (milestones), en een algemene omschrijving van de te volgen stappen (werkprocessen en verantwoordelijkheden). Veel contracten zijn zo geschreven. Alle benodigdheden staan er in, maar er is weinig tot niks over hoe je het voor je ziet, de precieze verwachtingen en de afstemming van ingrediënten (vormgeving onderlinge interactie).

Hoe merk je het verschil tussen een al of niet aligned contract?

Een echt goed kookboek geeft je niet alleen de benodigde ingrediënten, maar geeft ook een heldere en precieze omschrijving van de bereidingswijze, extra tips, en passende foto’s van de resultaten zodat je tegelijk geïnspireerd raakt en houvast hebt – Zo leer je hoe je het beste resultaat krijgt. Leer je hoe je kan ingrijpen als het dreigt mis te gaan en hoe je optimaal afstemt. Wat goed werkt en wat je kan doen om ervoor te zorgen dat de ervaring optimaal is. Het geeft je inzicht in hoe de ingrediënten op elkaar reageren en hoe je voorkomt dat de cake niet rijst en dat de korst van de pizza niet slap is in plaats van krokant. Zo leer je als kok echt de geheimen van de Franse keuken en haal je het beste uit de ingrediënten en je eigen kookkunsten.

Hoe kom ik erachter of mijn contract voldoende aligned is?

Je herkent het snel als het contract niet aligned is. Als er regelmatig onduidelijkheden zijn. Als je verrast bent door reacties van de ander. Of je gedrag niet spoort met wat je had afgesproken. Als de verwachtingen niet uitkomen. Maar dat wil je nu juist voorkomen. Dan is het immers al te laat. Dus hoe weet je of je contract bijdraagt aan een aligned project of wat er nodig is om het contract te corrigeren? Hoe weet je of je visie ook steun krijgt in het contract? Dat de drijfveren met elkaar kloppen? En het niet op elk moment mis kan lopen?

Een contract alignment check

In reactie op vragen uit de bouwsector en van organisaties met langlopende afnemer - leverancier relaties heb ik op basis van twee decennia aan praktische en wetenschappelijke kennis van contractuele relaties een contract check ontwikkeld. Een alignment check die inzicht geeft in hoe goed je contract scoort als vangnet voor samenwerking en waar mogelijke gevaren dreigen. Het resultaat is een diagnose die je inzicht geeft in hoe gezond je contract is. Zo kan je erachter komen of je contract echt je vangnet is waar je op terug kan vallen en geen schijnveiligheid biedt. Naast de check kan je advies krijgen over hoe je veelvoorkomende valkuilen kan voorkomen en profiteren van wat succesvol werkte bij anderen.

Neem contact op voor meer info over alignement ervaringen of als u denkt dat uw contract wellicht een alignement check kan gebruiken in deze spannende en onzekere tijden.