Como você pode escrever relatórios de programas que diferentes públicos entendam?

1 Conheça seu público

Antes de começar a escrever seu relatório de programa, você precisa identificar quem é seu público e o que eles querem saber. Públicos diferentes podem ter interesses, prioridades, perguntas e níveis de familiaridade diferentes com seu programa. Por exemplo, seus doadores podem querer ver como você usou seus fundos e qual impacto você alcançou, enquanto seus beneficiários podem querer ver como você abordou suas necessidades e feedback. Seus colegas podem querer ver como você implementou suas atividades e quais lições você aprendeu, enquanto seus parceiros podem querer ver como você colaborou e coordenou com eles. Conhecer seu público ajudará você a decidir qual conteúdo, tom e formato usar para o relatório do programa.

2 Defina seu propósito

Depois de conhecer seu público, você precisa definir o objetivo do seu relatório de programa. O que pretende alcançar com o seu relatório? Que mensagem quer transmitir? Que ação você quer que seu público faça? Seu propósito irá guiá-lo na seleção das informações mais relevantes e persuasivas para o seu relatório. Por exemplo, se o seu objetivo é mostrar o sucesso e o impacto do seu programa, convém destacar suas conquistas, resultados e depoimentos. Se o seu propósito é solicitar feedback e melhorar seu programa, você pode enfatizar seus desafios, lacunas e recomendações.

3 Estruture seu relatório

Depois de determinar seu propósito, você precisa estruturar seu relatório de maneira lógica e clara. Isso ajudará seus leitores a seguir seus argumentos e compreender seus pontos-chave. Uma estrutura típica de relatório de programa pode abranger um resumo executivo, introdução, metodologia, achados, conclusões e apêndices. O resumo executivo deve fornecer uma visão geral concisa dos objetivos, atividades, resultados e principais descobertas do programa. A introdução deve incluir informações básicas sobre o contexto, a justificativa, os objetivos e o escopo do programa. A seção de metodologia deve explicar como você implementou, monitorou e avaliou o programa - incluindo as fontes de dados, ferramentas e indicadores empregados. A seção de resultados deve apresentar as saídas, resultados e impactos do programa, bem como quaisquer desafios, riscos ou oportunidades encontrados. A conclusão deve resumir as realizações do programa, lições aprendidas e recomendações para ações futuras. Finalmente, os apêndices podem fornecer informações adicionais ou de apoio, como tabelas, gráficos, tabelas, mapas ou estudos de caso.

4 Use linguagem simples

Ao escrever o relatório do programa, é essencial usar uma linguagem simples que seu público possa entender facilmente. A linguagem simples é direta, concisa e precisa. Evite jargões, siglas, termos técnicos ou expressões ambíguas que possam confundir ou alienar seus leitores. Para usar a linguagem simples de forma eficaz, você deve se esforçar para frases e parágrafos curtos e simples. Use voz ativa e pronomes pessoais. Utilize palavras e frases comuns e específicas. Incorpore títulos, subtítulos, marcadores e números para organizar suas informações. Inclua exemplos, histórias e citações para ilustrar seus pontos. E faça uso de tabelas, gráficos, imagens ou infográficos para visualizar seus dados.

5 Editar e revisar seu relatório

Antes de enviar ou compartilhar seu relatório de programa, é essencial editá-lo e revisá-lo cuidadosamente. Isso ajudará a garantir a precisão, relevância e coerência do conteúdo e da estrutura, bem como a consistência, gramática, ortografia e pontuação da língua e do estilo. Além disso, você deve verificar o formato e o layout do relatório para facilitar a leitura, o alinhamento e a estética. Não se esqueça de verificar as referências e citações quanto à completude, correção e ética. Por fim, é sempre uma boa ideia pedir a outra pessoa que analise seu relatório e lhe dê feedback.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?