Como sua política de privacidade de dados pode acompanhar os padrões do setor?

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A privacidade de dados é um aspecto crucial de qualquer sistema de informação, especialmente no ambiente dinâmico e competitivo de hoje. Você precisa proteger as informações pessoais e confidenciais de seus clientes e funcionários contra acesso, uso ou divulgação não autorizados. Mas como você pode garantir que sua política de privacidade de dados esteja atualizada e em conformidade com os mais recentes padrões e regulamentos do setor? Neste artigo, exploraremos alguns dos principais fatores e etapas que podem ajudá-lo a criar e manter uma política de privacidade de dados robusta e eficaz.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 5 contribuições. Saiba mais

1 Entenda seus dados

O primeiro passo para criar uma política de privacidade de dados é entender que tipo de dados você coleta, armazena, processa e compartilha em seu sistema de informações. Você precisa identificar as fontes, tipos, categorias e finalidades de seus dados, bem como os riscos e benefícios associados a eles. Você também precisa mapear os fluxos de dados e interações dentro e fora do seu sistema e determinar quem tem acesso a quais dados e por quê. Isso ajudará você a estabelecer o escopo e os limites de sua política de privacidade de dados e a identificar as obrigações e expectativas legais e éticas que se aplicam aos seus dados.

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Diogo Duarte

Helping organisations navigate global data protection and privacy challenges | CIPP/E, CIPM, FIP, ECPC-G
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It is important to have a clear understanding of the flow of personal data within the organization. This can be effectively achieved by conducting comprehensive interviews with key stakeholders, ensuring an up-to-date and accurate mapping of data movement. Additionally, in situations where deeper insight is necessary, engaging in an e-discovery process is invaluable. E-discovery involves the systematic search for electronic data, providing a more detailed understanding of how data travels, is stored, and is accessed, thereby fortifying the company's data management practices and enhancing its security protocols, which are additional elements that might be incorporated into the privacy policy.

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2 Avalie sua conformidade

A segunda etapa para criar uma política de privacidade de dados é avaliar seu nível atual de conformidade com os padrões e regulamentos relevantes do setor. Você precisa revisar as leis e estruturas existentes que regem suas práticas de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA), a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA), ou o Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS). Você também precisa avaliar as melhores práticas e benchmarks que são adotados por seus colegas e concorrentes em seu setor, como a ISO 27001, a Estrutura de Privacidade do NIST ou os princípios de Privacidade por Design. Você precisa identificar as lacunas e fraquezas em sua política de privacidade de dados e priorizar as ações e os recursos necessários para resolvê-las.

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Diogo Duarte

Helping organisations navigate global data protection and privacy challenges | CIPP/E, CIPM, FIP, ECPC-G
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Upon understanding an organization's data flow, it's vital to identify applicable laws, considering both internal and external activities, as well as contractual engagements with other companies, which might bring additional legal frameworks into play. Adopting best practices, such as compliance with ISO 27001, is a proactive way to build trust and ensure security, but these are voluntary measures. The key step is to pinpoint relevant laws, as they provide the mandatory provisions for data management and protection, ensuring legal compliance.

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3 Defina seus objetivos

O terceiro passo para criar uma política de privacidade de dados é definir seus objetivos e metas para sua política de privacidade de dados. Você precisa articular a visão e a missão da sua política de privacidade de dados e alinhá-las com a sua estratégia e valores de negócios. Você também precisa estabelecer as métricas e indicadores que o ajudarão a medir e monitorar o desempenho e a eficácia de sua política de privacidade de dados, como o número de violações de dados, a taxa de satisfação do cliente ou o nível de conscientização dos funcionários. Você precisa comunicar seus objetivos e metas para suas partes interessadas e solicitar seu feedback e contribuição.

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4 Crie sua política

O quarto passo para criar uma política de privacidade de dados é projetar a estrutura e o conteúdo da sua política de privacidade de dados. Você precisa elaborar as políticas, procedimentos e diretrizes que regerão suas práticas de privacidade de dados e garantir que elas sejam claras, concisas e consistentes. Você também precisa especificar as funções e responsabilidades das diferentes partes envolvidas em sua política de privacidade de dados, como os proprietários de dados, os processadores de dados, os responsáveis pela proteção de dados ou os titulares dos dados. Você precisa documentar os direitos e obrigações de cada parte, e os mecanismos e canais para exercê-los e aplicá-los.

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Silvan Jongerius

Helping Tech Companies Navigate GDPR & AI Compliance | Founder & DPO at TechGDPR | Privacy & Data Protection Expert | 20+ Years in Tech Leadership | 7+ Years Community Building
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While not always practicable, my favourite way of structuring a privacy notice is by processing activity. E.g. you first speak about your newsletter, including what details you collect, for what purpose under what lawful base, before moving on to your website tracking activity. It is required to make such facts related and specific, and can not be ambiguous and non specifics (stating these are all data points collected for all these purposes, for example). As this would not meet the transparency requirements under the GDPR. If you work across multiple jurisdictions, the challenge will include to provide your privacy policy in line with all of them. This may require a more strategic approach to designing your policy.

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5 Implemente sua política

O quinto passo para criar uma política de privacidade de dados é implementar as ações e alterações exigidas pela sua política de privacidade de dados. Você precisa atualizar e modificar seu sistema de informações e processos para cumprir com sua política de privacidade de dados e garantir que eles sejam seguros, confiáveis e eficientes. Você também precisa treinar e educar sua equipe e clientes sobre sua política de privacidade de dados e aumentar a conscientização e a compreensão deles sobre as questões e implicações de privacidade de dados. Você precisa fornecer a eles as ferramentas e o suporte de que precisam para seguir e aderir à sua política de privacidade de dados.

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6 Revise sua política

O sexto e último passo para criar uma política de privacidade de dados é revisar e avaliar sua política de privacidade de dados regularmente. Você precisa coletar e analisar os dados e o feedback de suas métricas e indicadores, e avaliar os resultados e impactos de sua política de privacidade de dados. Você também precisa monitorar e verificar o ambiente externo em busca de quaisquer alterações ou desenvolvimentos que possam afetar sua política de privacidade de dados, como novas leis, tecnologias ou tendências. Você precisa atualizar e revisar sua política de privacidade de dados de acordo e garantir que ela permaneça relevante e responsiva às suas necessidades e expectativas.

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Silvan Jongerius

Helping Tech Companies Navigate GDPR & AI Compliance | Founder & DPO at TechGDPR | Privacy & Data Protection Expert | 20+ Years in Tech Leadership | 7+ Years Community Building
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Every time you update or change your processing activities (data processing), it should be reviewed if this would trigger a change in the privacy policy as well. It may also be required to inform your data subjects (at least under GDPR) to inform them of such updates, and in certain cases ask them for renewed consent as they may have agreed to other processing previously.

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Silvan Jongerius

Helping Tech Companies Navigate GDPR & AI Compliance | Founder & DPO at TechGDPR | Privacy & Data Protection Expert | 20+ Years in Tech Leadership | 7+ Years Community Building
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A privacy notice (or policy) must be understandable for the audience. So if you, for example, have a website in German, the privacy notice must be in German too. If it is intended for children, the privacy policy must be in understandable for the specific age group it is intended for.

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