Antes de começar a estimar os custos e o orçamento do projeto, você precisa definir claramente o escopo e os objetivos do projeto. Isso ajudará você a identificar os entregáveis, especificações, requisitos e restrições do projeto e evitar o aumento do escopo ou alterar pedidos que podem aumentar seus custos e atrasar seu cronograma. Você também deve estabelecer os marcos, prazos e padrões de qualidade do projeto e comunicá-los às partes interessadas e aos membros da equipe.
Depois de definir o escopo e os objetivos do projeto, você precisa dividir o projeto em pacotes de trabalho gerenciáveis. Um pacote de trabalho é um conjunto de tarefas ou atividades relacionadas que produzem uma saída ou resultado específico. Você pode usar uma estrutura de detalhamento de trabalho (EAP) para organizar e categorizar seus pacotes de trabalho e atribuí-los a diferentes membros da equipe ou subcontratados. Uma EAP irá ajudá-lo a estimar o custo e a duração de cada pacote de trabalho e alocar os recursos e materiais necessários para eles.
Para estimar o custo de cada pacote de trabalho, você deve usar uma abordagem de baixo para cima, o que significa começar a partir do nível menor e mais detalhado da EAP e somar os custos de cada componente. Isso lhe dará uma estimativa mais precisa e realista do custo total do projeto, bem como dos fatores de contingência e risco. Você pode usar diferentes métodos para estimativa de custos, como analogia, julgamento paramétrico ou de especialistas, dependendo da disponibilidade e confiabilidade de dados históricos e opiniões de especialistas.
Depois de estimar o custo de cada pacote de trabalho, você precisa criar um orçamento e uma linha de base do projeto. Um orçamento de projeto é o montante total de dinheiro alocado para o projeto e inclui os custos estimados, reservas de contingência e reservas de gerenciamento. Uma linha de base do projeto é o plano original para o escopo, cronograma e custo do projeto e serve como um ponto de referência para medir o desempenho e o progresso do projeto. Você deve documentar o orçamento e a linha de base do projeto e obtê-los aprovados pelas partes interessadas e patrocinadores.
Depois de criar o orçamento e a linha de base do projeto, você precisa monitorá-los e controlá-los durante toda a execução do projeto. Você precisa acompanhar os custos e despesas reais incorridos para cada pacote de trabalho e compará-los com os custos e orçamento planejados. Você também precisa medir a variação de custo e o índice de desempenho, que indicam quanto você está acima ou abaixo do orçamento e quão eficientemente você está usando seus recursos. Você deve usar ferramentas como relatórios de custos, painéis ou gerenciamento de valor agregado (EVM) para monitorar e controlar os custos e o orçamento do projeto.
Se você detectar desvios ou problemas nos custos e no orçamento do projeto, precisará implementar ações corretivas e gerenciamento de alterações. As ações corretivas são as etapas que você executa para colocar seu projeto de volta nos trilhos, como realocar recursos, reduzir o escopo ou negociar contratos. O gerenciamento de alterações é o processo que você segue para lidar com quaisquer alterações no escopo, cronograma ou custo do projeto, como identificar, analisar, aprovar ou rejeitar solicitações de alteração. Você deve documentar e comunicar quaisquer ações corretivas ou alterações às partes interessadas e membros da equipe.
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