Como você lida com conversas difíceis ou sensíveis por videoconferência?

1 Prepare a si mesmo e ao outro

Antes de iniciar ou participar de uma chamada de vídeo para uma conversa difícil ou sensível, certifique-se de que você está mental e emocionalmente pronto. Identifique o objetivo principal e o resultado desejado da conversa, e antecipe as possíveis reações e respostas da outra pessoa. Prepare alguns pontos-chave e exemplos para apoiar sua mensagem e ensaie-os, se necessário. Além disso, dê à outra pessoa um heads-up sobre o tema e o tom da conversa, para que ela possa se preparar também. Evite surpresas ou emboscadas que possam desencadear defensividade ou ressentimento.

2 Escolha a hora e a configuração certas

Tempo e contexto são fatores importantes para qualquer conversa, mas especialmente para aquelas difíceis ou sensíveis. Escolha um horário que funcione para ambos e evite agendar a chamada antes ou depois de outra reunião ou prazo. Certifique-se de ter tempo e privacidade suficientes para falar sem interrupções ou distrações. Encontre um lugar tranquilo e confortável para se sentar e verifique sua conexão com a internet, áudio e qualidade de vídeo. Ajuste a iluminação, o ângulo da câmera e o plano de fundo para criar uma impressão profissional e respeitosa.

3 Seja claro e respeitoso

Ao iniciar a chamada de vídeo, cumprimente a outra pessoa calorosamente e agradeça por seu tempo. Em seguida, vá direto ao ponto e indique o principal motivo da conversa. Seja claro e conciso sobre o que você quer dizer e use uma linguagem neutra e respeitosa. Evite culpar, acusar ou julgar a outra pessoa e concentre-se em fatos e comportamentos, em vez de personalidades ou intenções. Reconheça quaisquer aspectos positivos ou contribuições da outra pessoa e expresse seu apreço ou reconhecimento.

4 Ouça e tenha empatia

Uma conversa difícil ou sensível não é um monólogo de mão única, mas um diálogo de mão dupla. Depois de entregar sua mensagem, dê à outra pessoa a chance de responder e compartilhar seus pensamentos e sentimentos. Ouça ativa e atentamente o que eles dizem, e mostre que você está interessado e preocupado. Use dicas verbais e não verbais, como acenar com a cabeça, sorrir ou dizer "eu vejo" ou "eu entendo", para indicar seu engajamento e relacionamento. Tenha empatia com suas emoções e perspectivas e valide suas preocupações ou frustrações. Evite interrompê-los, discuti-los ou dispensá-los.

5 Buscar soluções e acordos

O objetivo de uma conversa difícil ou sensível não é ganhar uma discussão ou impor sua vontade, mas encontrar uma solução ou acordo mutuamente aceitável. Depois de ouvir e ter empatia com a outra pessoa, peça-lhe sugestões ou ideias sobre como resolver o problema ou melhorar a situação. Compartilhe suas próprias expectativas ou propostas e tente encontrar um terreno comum ou um compromisso. Seja flexível e de mente aberta, mas também firme e realista. Resuma os principais pontos e ações com os quais ambos concordam e confirme-os verbalmente ou por escrito.

6 Termine com nota positiva

A última impressão que você deixa na outra pessoa pode afetar o futuro do seu relacionamento e colaboração. Portanto, termine a chamada de vídeo com uma nota positiva e mostre que você as valoriza e respeita. Agradeça novamente por seu tempo e participação, e expresse sua esperança ou confiança de que as coisas ficarão melhores ou mais suaves. Ofereça seu apoio ou assistência, se necessário, e convide-os a acompanhar você se tiverem dúvidas ou preocupações. Despeça-se educadamente e calorosamente, e sorria.