Como você informa as partes interessadas sobre as avaliações de desempenho dos voluntários?

1 Defina seus stakeholders

Seus stakeholders são qualquer pessoa que tenha interesse ou influência em seu programa de voluntariado. Eles podem ser seus doadores, financiadores, membros do conselho, funcionários, parceiros, beneficiários ou o público. Você precisa identificar quem são seus stakeholders e com o que eles se importam. Quais são suas expectativas, necessidades e objetivos? Como eles medem o sucesso? Como eles preferem receber informações? Ao responder a essas perguntas, você pode adaptar sua estratégia de comunicação para atender a cada grupo de stakeholders.

2 Escolha seus métodos

Há muitas maneiras de informar seus stakeholders sobre suas avaliações de desempenho voluntário. Você pode usar relatórios escritos, boletins informativos, e-mails, apresentações, infográficos, vídeos, podcasts ou postagens de mídia social. Você também pode convidar as partes interessadas para observar ou participar de seu processo de avaliação, como pesquisas, entrevistas, grupos focais ou sessões de feedback. O melhor método depende do seu propósito, público, orçamento e tempo. Você deve considerar as vantagens e desvantagens de cada método e escolher os que são mais adequados e eficazes para a sua situação.

3 Destaque suas conquistas

Seus stakeholders querem saber como seu programa de voluntariado está fazendo a diferença. Você deve destacar suas conquistas e mostrar como elas se alinham com sua missão, visão e valores. Você também deve demonstrar como suas conquistas estão ligadas aos indicadores de desempenho do voluntário, como horas, retenção, satisfação, habilidades, impacto ou resultados. Você deve usar dados, histórias, citações, depoimentos ou estudos de caso para apoiar suas reivindicações e ilustrar seus resultados. Você também deve reconhecer e celebrar as contribuições de seus voluntários e mostrar como eles agregam valor à sua organização e causa.

4 Enfrente seus desafios

Suas partes interessadas também querem saber como você está lidando com quaisquer desafios ou lacunas em seu programa de voluntariado. Você deve ser honesto e transparente sobre suas dificuldades e como elas afetam seu desempenho. Você também deve explicar como está aprendendo com seus erros e tomando medidas para superá-los. Você deve compartilhar seus comentários, recomendações, planos de ação ou práticas recomendadas para mostrar como está melhorando seu programa de voluntariado e garantindo sua sustentabilidade e qualidade. Você também deve convidar a contribuição, sugestões ou suporte de suas partes interessadas para ajudá-lo a resolver seus problemas e alcançar seus objetivos.

5 Forneça suas evidências

Suas partes interessadas precisam confiar que suas avaliações de desempenho voluntárias são válidas e confiáveis. Você deve fornecer suas evidências e mostrar como você coletou, analisou e interpretou seus dados. Você deve descrever seus métodos, ferramentas, critérios e padrões de avaliação. Você também deve divulgar quaisquer limitações, suposições, vieses ou desafios que possam afetar suas descobertas. Você deve usar linguagem e formatos claros, precisos e consistentes para apresentar suas evidências. Você também deve citar suas fontes, referências ou especialistas para apoiar suas alegações e mostrar sua credibilidade.

6 Envolva seus stakeholders

É mais provável que as partes interessadas prestem atenção e apreciem suas avaliações de desempenho voluntárias se você as envolver de maneira significativa. Você deve se comunicar com eles regularmente e com frequência durante todo o seu processo de avaliação. Você deve atualizá-los sobre seu progresso, conquistas, desafios e planos. Você também deve pedir a eles seus comentários, opiniões, perguntas ou preocupações. Você deve ouvi-los e respondê-los respeitosa e prontamente. Você também deve agradecê-los por seu interesse, envolvimento e apoio. Ao envolver suas partes interessadas, você pode criar relacionamento, confiança e colaboração com elas e melhorar a reputação e o impacto do seu programa de voluntariado.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?