Quais são as melhores práticas para gerenciar tempo e atenção em reuniões remotas ou híbridas?

1 Definir objetivos e agenda claros

Antes de agendar uma reunião, certifique-se de ter um propósito claro e uma agenda específica. Isso ajudará você a evitar reuniões desnecessárias ou redundantes e também a comunicar suas expectativas aos participantes. Compartilhe a agenda com antecedência e convide comentários ou perguntas. Isso também ajudará você a estimar a duração da reunião e alocar tempo para cada tópico ou atividade.

2 Escolha as ferramentas e a plataforma certas

Dependendo do tipo e do tamanho da sua reunião, você pode precisar de diferentes ferramentas e plataformas para facilitar a comunicação e a colaboração. Por exemplo, você pode usar videoconferência, bate-papo, compartilhamento de tela, quadro branco, enquetes ou salas de discussão. Escolha as ferramentas e a plataforma que se adequam aos seus objetivos e certifique-se de que todos tenham acesso e saibam como usá-las. Teste-os antes da reunião e tenha um plano de backup em caso de problemas técnicos.

3 Estabelecer regras e normas básicas

Para garantir uma reunião tranquila e respeitosa, você precisa estabelecer algumas regras básicas e normas para os participantes. Por exemplo, você pode pedir a todos que silenciem seus microfones quando não falarem, liguem suas câmeras, usem o bate-papo para perguntas ou comentários ou levantem a mão para indicar que querem falar. Você também pode definir algumas normas sobre como lidar com distrações, interrupções ou multitarefas. Explique as regras e normas no início da reunião e lembre-as conforme necessário.

5 Monitore e gerencie o tempo

Outro desafio das reuniões remotas ou híbridas é gerenciar o tempo de forma eficaz e evitar excessos. Para fazer isso, você precisa monitorar e controlar o tempo para cada item da agenda e atividade, e ajustar de acordo. Você pode usar um temporizador, um rastreador de agenda ou um facilitador para ajudá-lo com isso. Você também pode definir alguns lembretes ou dicas para sinalizar quando é hora de seguir em frente, encerrar ou fazer uma pausa. Você também pode pedir feedback ou confirmação dos participantes para garantir que eles estejam acompanhando e entendendo.

6 Acompanhe e acompanhe

O último passo para gerenciar o tempo e a atenção em reuniões remotas ou híbridas é acompanhar e acompanhar após a reunião. Isso ajudará você a reforçar os pontos-chave, esclarecer quaisquer dúvidas ou questões e garantir a responsabilidade e a ação. Você pode enviar um resumo da reunião, uma gravação ou transcrição, ou uma lista de itens de ação e prazos. Você também pode solicitar feedback ou sugestões de melhoria, ou agendar uma reunião de acompanhamento, se necessário.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?