Aprenda seis passos para melhorar suas habilidades e estratégias de comunicação e superar os desafios comuns de comunicação em equipes de projeto remotas e híbridas.

Key point here: specific and constructive. Don't be vague and don't point blame at people. The goal is to improve. Just like with lessons learned, provide some positive feedback -- what people did well along with some constructive feedback -- what they could do better.

We can't always rely on the same communication channels for every situation and for every team member or stakeholder. There should be a communication matrix that defines the best communication channel for each team member.

Body language and voice tone are some of the most important skills that you have to develop if you're planning to work in a remote workflow.

It would be best if you also read about active listening and start developing its techniques in your meetings. Also, remember to always ask for feedback, in addition to giving it.

Last updated on 8 de jul. de 2024

Quais são os desafios comuns de comunicação em equipes de projeto remotas e híbridas?

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A comunicação é uma habilidade vital para qualquer gerente de projetos, especialmente em equipes remotas e híbridas. No entanto, a comunicação também pode ser uma fonte de frustração, mal-entendidos e conflitos. Neste artigo, exploraremos alguns dos desafios comuns de comunicação em equipes de projeto remotas e híbridas e como superá-los com estratégias e ferramentas eficazes.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 10 contribuições. Saiba mais

1 Definir metas e expectativas de comunicação

Para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto, é essencial definir o que você deseja alcançar e como deseja alcançá-lo. As metas e expectativas de comunicação devem ser claras, mensuráveis e alinhadas com os objetivos do projeto e as necessidades das partes interessadas. Por exemplo, você pode se comunicar para informar e atualizar sua equipe e partes interessadas sobre o progresso, problemas e riscos do projeto, colaborar e debater com eles sobre as tarefas, soluções e decisões do projeto e motivá-los e envolvê-los na visão, valores e benefícios do projeto. Para definir suas metas e expectativas de comunicação, você pode usar um modelo de plano de comunicação ou uma ferramenta como Asana ou Trello para documentá-las e rastreá-las.

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Zaka Ullah, PMP®

Senior Planning Engineer
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Common challenges in remote and hybrid project teams include time zone differences leading to delayed responses, the potential for misunderstandings due to lack of face-to-face interaction, and difficulty in building team rapport. Over-reliance on written communication can lead to loss of tone and context. Also, technology issues like unstable internet connections can disrupt meetings. These challenges require proactive strategies like setting clear communication protocols, using collaborative tools effectively, and scheduling regular virtual meetings to build team cohesion.

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Paul Eder, PhD

I Lead You to New Insights | Strategy Consulting, Artificial Intelligence, & Data Innovation | Author of FIRESTARTERS
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You can't expect the same interaction in a remote environment as you do in person. But some communication is easier. For example, a Teams meeting is much easier to book than a meeting that involves physical space.

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Hamed Maged

Planning Manager, Delay Analyst, PMP®, RMP®, PMI-SP®, PMI-ACP®, PMI-PBA®
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In remote and hybrid project teams, communication challenges abound, ranging from the lack of face-to-face interaction and technical issues to time zone disparities and cultural differences. These hurdles can lead to misunderstandings, decreased engagement, and difficulty in building cohesive teams. Effective communication strategies, including clear norms, appropriate tools, and regular check-ins, are essential for mitigating these challenges and fostering collaboration and productivity. By prioritizing transparent communication, proactive engagement, and cultural sensitivity, project teams can overcome the obstacles inherent in remote and hybrid work environments, ensuring successful project outcomes and cohesive team dynamics.

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2 Escolha os canais e ferramentas de comunicação certos

Para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto, é importante selecionar os canais e ferramentas de comunicação certos para cada objetivo e expectativa de comunicação. Estes podem ser divididos em comunicação síncrona e assíncrona. A comunicação síncrona envolve os participantes se comunicando em tempo real, como em uma chamada de vídeo ou bate-papo, e é útil para questões urgentes e complexas, atividades colaborativas e criativas e atividades sociais e emocionais. A comunicação assíncrona envolve os participantes se comunicando em diferentes momentos, como em um e-mail ou documento, e é útil para questões rotineiras e simples, atividades individuais e analíticas e atividades formais e factuais. Para escolher os canais e ferramentas de comunicação certos, você pode usar uma matriz de comunicação ou uma ferramenta como Slack ou Zoom para organizá-los e gerenciá-los.

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Shrief El-Gendy

PMP | MSc.(C) | Planning Engineer | I help construction companies to plan, monitor and control their projects.
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We can't always rely on the same communication channels for every situation and for every team member or stakeholder. There should be a communication matrix that defines the best communication channel for each team member.

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Wirawan Dhewantoro

Project Control | Planning Engineer | Project Management
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Identify and establish clear communication channels for facilitate real-time. This may include email, instant messaging and video conference platforms (e.g., Microsoft Teams). Utilize time zone converter tools to schedule meetings and coordinate activities across different time zones. Foster a culture of trust, transparency, and collaboration among remote team members. Encourage open communication, active participation, and mutual respect to build strong relationships and overcome communication barriers.

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Jared Kelnhofer

Building awesome stuff fast | $1M MRR by 30 or bust
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One thing that was really helpful for me was to use a Kanban style software for tracking asynchronous tasks. There’s so many out there, like Monday, Asana or Microsoft Teams that it’s really a no-brainer to me to take some time and set up a hub for your team to be able to see what’s happening and when across the board.

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Thamara Oliveira

Líder de Serviços | Gerente de Serviços | Gestão de Projetos | Sucesso do cliente | Formação de Equipes & Mentoria | Scrum Master | LATAM
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Both synchronous and asynchronous communications are critical throughout projects. It is interesting to think about and align the communication plan before the kick-off meeting, in the planning and preparation phase. Depending on the scope and duration of the project, a weekly meeting to review the items accomplished, pending issues and agree on the activities for the next week is sufficient, along with the asynchronous sending of the executive weekly summary, which can be via email and is fundamental for formalization/governance and updating the sponsors. During the week, communication through tools such as Slack helps the team to clarify specific doubts and evolve quickly, in addition to helping to maintain everyone's proximity.

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3 Adapte seu estilo e tom de comunicação

Melhorar a comunicação em sua equipe de projeto requer adaptar seu estilo e tom de comunicação ao canal de comunicação, ferramenta, objetivo e expectativa. Suas palavras, voz, linguagem corporal e emoções podem ter um grande efeito sobre como sua mensagem é recebida, interpretada e respondida. Ao considerar seu estilo e tom de comunicação, pense no propósito e no contexto de sua mensagem, no público e no relacionamento de sua mensagem, e no meio e formato de sua mensagem. Para ajudá-lo a adaptar seu estilo e tom de comunicação, você pode usar um guia de estilo de comunicação ou uma ferramenta como Hemingway ou Grammarly para verificá-los e refiná-los.

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Shrief El-Gendy

PMP | MSc.(C) | Planning Engineer | I help construction companies to plan, monitor and control their projects.
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Body language and voice tone are some of the most important skills that you have to develop if you're planning to work in a remote workflow.

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4 Fornecer e solicitar feedback

O quarto passo para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto é fornecer e solicitar feedback sobre o processo de comunicação e os resultados. O feedback é essencial para aprender, melhorar e resolver problemas e lacunas de comunicação, podendo ser positivo ou negativo, formal ou informal, direto ou indireto, dependendo do objetivo da comunicação, expectativa, canal, ferramenta, estilo e tom. Para fornecer e solicitar feedback, você deve ser específico e construtivo, focando no comportamento e no impacto, não na pessoa e na intenção. Além disso, é importante ser oportuno e consistente, dando e pedindo feedback regularmente e prontamente, ao mesmo tempo em que é respeitoso e empático, reconhecendo e apreciando os esforços e sentimentos da outra parte. Para facilitar e documentar o feedback, você pode usar um modelo de feedback ou uma ferramenta como o Loom ou o Google Forms.

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Bonnie Biafore

LinkedIn Learning rock star, project management consultant, and Microsoft Project guru. More than 6 million online learners!
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Key point here: specific and constructive. Don't be vague and don't point blame at people. The goal is to improve. Just like with lessons learned, provide some positive feedback -- what people did well along with some constructive feedback -- what they could do better.

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Shrief El-Gendy

PMP | MSc.(C) | Planning Engineer | I help construction companies to plan, monitor and control their projects.
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It would be best if you also read about active listening and start developing its techniques in your meetings. Also, remember to always ask for feedback, in addition to giving it.

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5 Monitorar e avaliar a comunicação

Para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto, você deve monitorar e avaliar os resultados e resultados da comunicação. Isso significa medir e analisar o quão bem suas metas e expectativas de comunicação são atendidas e como seus canais de comunicação, ferramentas, estilos e tons estão funcionando. Isso pode ajudá-lo a identificar e abordar pontos fortes e fracos de comunicação, oportunidades e ameaças, riscos e problemas. Para monitorar e avaliar a comunicação, você pode usar métodos quantitativos, como pesquisas, métricas e dados, métodos qualitativos, como entrevistas, observações e histórias, e métodos mistos, como estudos de caso, experimentos e revisões. Você também pode usar um painel de comunicação ou uma ferramenta como a SurveyMonkey ou o Google Analytics para coletar e visualizar os dados.

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6 Aprender e melhorar a comunicação

O sexto e último passo para melhorar a comunicação em sua equipe de projeto é aprender e melhorar a partir do feedback da comunicação, monitoramento e avaliação. Isso envolve aplicar e implementar as lições e insights de comunicação e fazer as mudanças e ajustes necessários. Isso pode ajudá-lo a aprimorar e otimizar suas habilidades e estratégias de comunicação e atingir suas metas e expectativas de comunicação. Para fazer isso, você deve revisar e refletir sobre o feedback da comunicação, monitoramento e avaliação, e identificar as lacunas e oportunidades de comunicação. Em seguida, planeje e priorize as ações e soluções de comunicação, e defina os objetivos e indicadores de comunicação. Depois disso, execute e teste as ações e soluções de comunicação, e monitore e meça os resultados e resultados da comunicação. Finalmente, repita e refine o ciclo de comunicação e continue a aprender e melhorar a partir do feedback, monitoramento e avaliação da comunicação. Para ajudar nesse processo, você pode usar um plano de ação de comunicação ou uma ferramenta como o Evernote ou o Google Docs para gravá-los e rastreá-los.

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1 Definir metas e expectativas de comunicação

2 Escolha os canais e ferramentas de comunicação certos

3 Adapte seu estilo e tom de comunicação

4 Fornecer e solicitar feedback

5 Monitorar e avaliar a comunicação

6 Aprender e melhorar a comunicação

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