Quais são as maneiras mais eficazes de implementar a estrutura de planejamento de projetos Kanban?

1 Defina seu processo

O primeiro passo para implementar o Kanban é definir o seu processo e mapeá-lo no seu quadro. Você precisa identificar as principais etapas ou fases pelas quais seu projeto passa, do início ao fim, e criar uma coluna para cada uma. Por exemplo, você pode ter colunas para lista de pendências, tarefas pendentes, em andamento, revisão e concluídas. Você também pode adicionar subcolunas para obter mais detalhes, como prioridade, categoria ou equipe. O importante é deixar seu processo claro e consistente, para que todos saibam o que fazer e onde procurar.

2 Crie seus cartões

O próximo passo é criar seus cartões e preencher seu quadro. Cada cartão representa uma única tarefa ou item que precisa ser feito para seu projeto e deve conter informações relevantes, como título, descrição, prazo, destinatário e anexos. Você também pode usar cores, rótulos ou ícones para categorizar seus cartões por tipo, status ou urgência. O objetivo é tornar seus cartões fáceis de ler e entender, para que você possa ver rapidamente o que precisa de sua atenção e qual é o andamento do seu projeto.

3 Limite seu trabalho em andamento

Um dos princípios fundamentais do Kanban é limitar seu trabalho em andamento (WIP), o que significa restringir o número de cartões que podem estar em cada coluna a qualquer momento. Isso ajuda a evitar multitarefas, reduzir o desperdício e se concentrar nas tarefas mais importantes. Para limitar seu WIP, você precisa definir um número máximo de cartões que podem estar em cada coluna e mantê-lo. Você pode usar uma regra simples, como um cartão por pessoa, ou uma fórmula mais complexa, com base em sua capacidade e demanda. A questão é encontrar o equilíbrio ideal entre muito e pouco trabalho.

4 Gerencie seu fluxo

Outro princípio essencial do Kanban é gerenciar seu fluxo, o que significa monitorar e otimizar como seus cartões se movem de uma coluna para outra. Isso ajuda a identificar e eliminar gargalos, melhorar a qualidade e entregar mais rapidamente. Para gerenciar seu fluxo, você precisa medir e acompanhar algumas métricas importantes, como tempo de ciclo, lead time, taxa de transferência e trabalho em andamento. Você pode usar tabelas, gráficos ou relatórios para visualizar seus dados e identificar tendências ou padrões. A ideia é usar os dados para tomar decisões informadas e ajustar seu processo de acordo.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?