Que padrões e tendências você pode identificar nos gastos da empresa usando relatórios de despesas?

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Os relatórios de despesas não são apenas uma tarefa tediosa para funcionários e gerentes. Eles também podem revelar insights valiosos sobre como uma empresa gasta seu dinheiro, o que impulsiona seu desempenho e onde ela pode melhorar sua eficiência e lucratividade. Neste artigo, você aprenderá como identificar padrões e tendências nos gastos corporativos usando relatórios de despesas e como usá-los para tomar decisões mais inteligentes.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 2 contribuições. Saiba mais

Effiong Lesley Akpan

Data Analyst

1 Os benefícios de analisar relatórios de despesas

Analisar relatórios de despesas pode ajudá-lo a entender como sua empresa opera, quais são seus custos e como você pode otimizar seu orçamento. Ao examinar os dados dos relatórios de despesas, você pode descobrir as principais categorias de gastos, como viagens, entretenimento, suprimentos e serviços públicos. Além disso, você pode comparar os padrões de gastos em diferentes departamentos, equipes, projetos e locais. Você também pode acompanhar quaisquer mudanças nos gastos ao longo do tempo e observar sua correlação com sua receita, metas e indicadores de desempenho. Além disso, a análise de relatórios de despesas pode ajudar a detectar quaisquer anomalias, erros ou fraudes nos relatórios e tomar ações corretivas. Finalmente, ele pode ser usado para encontrar oportunidades de reduzir custos, negociar melhores negócios ou agilizar processos.

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Effiong Lesley Akpan

Data Analyst
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In a sample expense report analysis, a notable pattern may reveal that travel and entertainment expenses spike during the fourth quarter, aligning with year-end client meetings and conferences. Vendor analysis may indicate a consistent overspending with a particular supplier, suggesting a need for renegotiation or exploring alternative options. Employee spending patterns might show a few individuals consistently exceeding meal allowances, highlighting the importance of reinforcing spending policies or providing additional guidance. Such insights enable businesses to optimize budgets, negotiate better deals, and enhance spending efficiency.

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2 As ferramentas e métodos para analisar relatórios de despesas

Para analisar relatórios de despesas, você precisa de um sistema que possa coletar, organizar e processar dados de diferentes fontes, como recibos, faturas, cartões de crédito e extratos bancários. Para fazer isso, você pode usar aplicativos de software para automatizar a criação, envio, aprovação e reembolso de relatórios de despesas. As planilhas permitem importar, manipular e visualizar os dados dos relatórios de despesas. Além disso, as técnicas de análise de dados podem ajudá-lo a explorar, resumir e interpretar os dados dos relatórios de despesas. Por fim, as técnicas de visualização de dados apresentam e comunicam os achados da análise dos dados.

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3 As práticas recomendadas para analisar relatórios de despesas

Para obter o máximo de sua análise de relatório de despesas, você deve definir a finalidade e o escopo de sua análise, bem como as perguntas que deseja responder. Selecione as ferramentas e métodos certos para sua análise e garanta a qualidade e a precisão dos dados. Segmentar os dados em grupos significativos, como categorias, períodos ou unidades, pode ajudá-lo a procurar padrões e tendências nos dados. Compará-los com seus benchmarks, metas ou expectativas pode ajudar a explicar as causas e os efeitos desses padrões e tendências. Por fim, faça recomendações e planos de ação com base na análise e, em seguida, monitore os resultados e resultados.

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4 Os exemplos de padrões e tendências nos relatórios de despesas

Para ilustrar como você pode identificar padrões e tendências em relatórios de despesas, aqui estão alguns exemplos do que você pode procurar e o que eles podem dizer. Por exemplo, você pode ver a sazonalidade dos gastos em determinados meses, ou a correlação entre gastos e receitas. Além disso, você pode identificar discrepâncias nos gastos, como despesas excepcionalmente altas ou baixas em uma categoria, departamento ou projeto. Além disso, você pode examinar a distribuição dos gastos observando a média, a mediana ou o intervalo de despesas em uma categoria, departamento ou projeto. Por fim, você pode monitorar o crescimento ou declínio dos gastos examinando a variação percentual, a taxa ou a inclinação das despesas ao longo do tempo.

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Mark Cleland

Owner - Mortgage Choice Maroondah/Eastern Suburbs, Melbourne
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In Aust I have found that many owners of SME’s don’t even budget and ignore revenue and expenses expecting sales to exceed outgoings. By the time they realise they aren’t they are insolvent and owing suppliers and the ATO. I implore startups to engage a business coach as soon as they start and put business plans and reporting in place. If they did our rate of business failures would fall dramatically

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5 Os desafios e limitações da análise de relatórios de despesas

Analisar relatórios de despesas também pode ter alguns desafios e limitações, como a complexidade e diversidade dos dados, dificultando a coleta, integração e padronização; a atualidade e a exaustividade dos dados que afetam a confiabilidade e a validade da análise; a subjetividade e o viés dos dados influenciando a interpretação e apresentação; a conformidade e segurança dos dados que exigem a adesão a regras, regulamentos e políticas; e as habilidades e recursos do analista determinando qualidade e eficácia.

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1 Os benefícios de analisar relatórios de despesas

2 As ferramentas e métodos para analisar relatórios de despesas

3 As práticas recomendadas para analisar relatórios de despesas

4 Os exemplos de padrões e tendências nos relatórios de despesas

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