Como os dados de saúde podem ser descartados com segurança?

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Os dados de saúde são um dos tipos de informações mais confidenciais e valiosos que as organizações manipulam. Ele contém detalhes pessoais, médicos e financeiros de pacientes, provedores e seguradoras. Se não for descartado corretamente, pode expô-los a roubo de identidade, fraude, responsabilidade legal e danos à reputação. Como engenheiro de vendas, você precisa saber como ajudar seus clientes a descartar com segurança seus dados de saúde quando eles não forem mais necessários ou necessários. Aqui estão algumas práticas recomendadas a serem seguidas.

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Dominic Etli

Clinician | Professor | Data Scientist

1 Entenda o regulamento

O primeiro passo é entender as regulamentações e normas relevantes que se aplicam ao setor e à localização do seu cliente. Por exemplo, nos EUA, a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) define as regras para proteger a privacidade e a segurança das informações de saúde. A HIPAA exige que as entidades cobertas e os associados de negócios implementem salvaguardas administrativas, técnicas e físicas para impedir o acesso, o uso ou a divulgação não autorizados de informações de saúde protegidas (FI). A HIPAA também especifica como descartar a PHI de uma forma que a torne ilegível, indecifrável e irrecuperável. Outros regulamentos que podem afetar o descarte de dados do seu cliente incluem o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) na UE, a Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrônicos (PIPEDA) no Canadá, e a Lei de Privacidade na Austrália.

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Dominic Etli

Clinician | Professor | Data Scientist
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For digital data, this often involves sophisticated data destruction methods such as data wiping, which ensures the complete erasure of information from storage devices, or physical destruction of hard drives and other media. Encryption of PHI before disposal adds an extra layer of security, ensuring that any data that might inadvertently escape the deletion processes remains inaccessible and unintelligible. For PHI in physical formats, such as paper records, physical destruction methods are employed. This can include cross-cut shredding, pulping, or incineration, which effectively destroy the documents and prevent any possibility of reconstruction. Secure containers should be used for storage of documents awaiting destruction.

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2 Escolha o método certo

O segundo passo é escolher o método certo de descarte de dados para as necessidades e capacidades do seu cliente. Isso pode incluir trituração, queima ou despolpação de documentos de papel; descalibrar, limpar ou destruir meios magnéticos, como fitas ou discos rígidos; apagar, criptografar ou substituir mídia eletrônica, como pen drives ou CDs; e excluir, anonimizar ou arquivar dados on-line ou baseados em nuvem. Cada método tem seus próprios prós e contras em termos de custo, eficiência, segurança e impacto ambiental. Por isso, é importante consultar o seu cliente para determinar a melhor opção para a sua situação e orçamento.

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Options range from shredding, burning, or pulping paper records for physical data to degaussing, wiping, or physically destroying magnetic and electronic media like tapes, hard drives, or flash drives. For digital data on cloud or online platforms, methods like deletion, anonymization, or archiving are suitable. Each approach varies in cost, efficiency, security, and environmental impact. It's essential to collaborate with your client to identify the most fitting and budget-friendly solution, ensuring both compliance and practicality in their data disposal process.

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3 Verifique os resultados

Verificar se o método de eliminação de dados foi eficaz e se não restam vestígios de dados é o terceiro passo. Para verificar se há dados residuais, você pode usar ferramentas e técnicas como digitalizar documentos em papel com uma lupa ou uma luz UV, testar mídia magnética com um magnetômetro ou um software de recuperação de dados, examinar mídia eletrônica com um editor hexadecimal ou um software forense e auditar dados on-line ou baseados em nuvem com um inventário de dados ou uma ferramenta de mapeamento de dados. Além disso, é importante documentar o processo de verificação e manter um registro das atividades de descarte de dados, como data, hora, local, método e pessoal envolvido. Isso ajudará a demonstrar conformidade e responsabilidade com seu cliente e quaisquer reguladores ou auditores.

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4 Educar e treinar

O quarto passo é educar e treinar seu cliente e sua equipe sobre a importância e os procedimentos do descarte de dados. Você deve fornecer a eles diretrizes e políticas claras e concisas que delineiem suas funções e responsabilidades, bem como os riscos e consequências de não cumprir. Você também deve realizar sessões de treinamento e workshops regulares para reforçar as melhores práticas e atualizá-las sobre quaisquer mudanças ou novos desenvolvimentos. Você também deve monitorar e avaliar seu desempenho e fornecer feedback e suporte conforme necessário.

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5 Faça parcerias com especialistas

O quinto passo do descarte de dados é fazer parcerias com especialistas que possam ajudar você e seu cliente. Dependendo das necessidades e preferências do seu cliente, você pode querer trabalhar com fornecedores de destruição de dados, consultores de segurança ou advogados de proteção de dados. Esses especialistas podem fornecer serviços no local ou fora do local para descartar dados de forma segura e profissional, aconselhar sobre as melhores práticas e padrões para eliminação e conformidade de dados e ajudar a navegar no cenário legal e regulatório. A parceria com especialistas permite que você aproveite seus conhecimentos, experiência e recursos para garantir que os dados de seus clientes sejam descartados com segurança e eficácia.

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6 Revisar e melhorar

O sexto e último passo é revisar e melhorar sua estratégia e processos de descarte de dados. Você deve avaliar regularmente a eficácia e a eficiência de seus métodos e ferramentas de descarte de dados, bem como a satisfação e o feedback de seu cliente e sua equipe. Você também deve acompanhar as últimas tendências e inovações em eliminação e segurança de dados, bem como as necessidades e expectativas em constante mudança de seu cliente e seu setor. Você também deve buscar oportunidades para melhorar suas habilidades e conhecimentos como engenheiro de vendas e especialista em descarte de dados.

Seguindo essas seis etapas, você pode ajudar seu cliente a descartar com segurança seus dados de saúde e proteger sua reputação, ativos e clientes.

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