Como você pode construir relacionamento com as partes interessadas para prevenir conflitos?

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A gestão de contratos envolve o trabalho com várias partes interessadas, como clientes, fornecedores, parceiros e funcionários, para garantir que os termos e condições de um contrato sejam cumpridos e que os objetivos e benefícios do acordo sejam alcançados. No entanto, a gestão de contratos também pode implicar lidar com conflitos potenciais ou reais que podem surgir de diferentes expectativas, interesses ou perspectivas das partes envolvidas. Como você pode construir relacionamento com as partes interessadas para prevenir conflitos e promover a colaboração e a confiança? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo.

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Mohammad Wahba

P3 delivery | Rail & Transit | heavy civil delivery | construction law | Resolving disputes

1 Entender suas necessidades e objetivos

Um dos primeiros passos para construir um relacionamento com as partes interessadas é entender suas necessidades e objetivos, bem como seus desafios e restrições. Isso ajudará você a alinhar seus objetivos e expectativas contratuais com os deles e a identificar áreas de terreno comum ou benefício mútuo. Você pode usar vários métodos para coletar informações sobre seus stakeholders, como entrevistas, pesquisas, sessões de feedback ou ferramentas de análise de partes interessadas. Você também pode fazer perguntas abertas, ouvir ativamente e mostrar empatia e respeito.

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Building rapport with contract stakeholders starts by identifying common areas of interest or challenges that they may need assistance or a second opinion. It is beneficial that the contract manager or project manager be seen as a collaborator rather than a contender. Even though the project manager's opinion may differ from his counterpart, addressing those topics in a non-hostile environment after understanding the underlying motives of other parties will always ease the discussion. The result will be that the contract manager or project manager will have a strong rapport built on mutual trust and respect.

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2 Comunique-se de forma clara e regular

Outro fator fundamental para construir um relacionamento com as partes interessadas é se comunicar de forma clara e regular durante todo o ciclo de vida do contrato. Você deve estabelecer um plano de comunicação que defina a frequência, o modo, o conteúdo e o público de suas mensagens e que garanta transparência e consistência. Você também deve usar linguagem e tom apropriados, evitar jargões e ambiguidades e fornecer feedback e reconhecimento. A comunicação não é apenas uma forma de troca de informações, mas também uma forma de construir relacionamentos e confiança.

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3 Gerenciar expectativas e riscos

Para evitar conflitos, você também deve gerenciar as expectativas e os riscos de suas partes interessadas e garantir que elas sejam realistas e acordadas. Você deve esclarecer os papéis e responsabilidades de cada parte, o escopo e os resultados finais do contrato, os marcos e prazos e os indicadores e medidas de desempenho. Você também deve identificar e avaliar os riscos potenciais que podem afetar o contrato e desenvolver planos de contingência e estratégias de mitigação. Você deve comunicar quaisquer mudanças ou problemas que possam surgir, e buscar soluções que sejam justas e aceitáveis para todos.

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Expectations shape reality until they are clarified. Contract and project managers must establish clear expectations with their counterparts, especially if it is a dispute resolution situation. The success of the resolution depends on defining the limits of authorities, clarifying the requirements of parties and conditions, highlighting the scope of discussion, and setting a clear timeline for settlement. A successful negotiation clarifies the expectations at the first moment and strives to understand the underlying motive and perception of his counterparty regarding the conflict at hand. This approach will reduce the likelihood of growing disputes and increase resolution possibilities.

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4 Envolvê-los na tomada de decisões e na resolução de problemas

Outra maneira de construir relacionamento com as partes interessadas é envolvê-las nos processos de tomada de decisão e resolução de problemas, e valorizar suas contribuições e feedbacks. Você deve consultá-los sobre assuntos importantes que afetam o contrato, e buscar suas opiniões e sugestões. Você também deve incentivá-los a participar de atividades de brainstorming, análise ou avaliação e compartilhar seus conhecimentos e experiências. Ao envolvê-los, você pode promover um senso de propriedade e compromisso e aprimorar a colaboração e a inovação.

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5 Reconhecer e apreciar suas contribuições

Finalmente, você pode criar relacionamento com as partes interessadas reconhecendo e apreciando suas contribuições e conquistas, e celebrando sucessos e marcos. Você deve reconhecer seus esforços e resultados, e fornecer feedback positivo e construtivo. Você também deve expressar gratidão e apreço e mostrar reconhecimento de maneiras significativas, como enviar notas de agradecimento, dar prêmios ou incentivos, ou organizar eventos ou festas. Ao reconhecê-los, você pode aumentar sua moral e motivação, e fortalecer seu relacionamento.

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6 Veja o que mais considerar

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6- Present yourself as part of the solution. Disputes in Construction contracts are inevitable. The critical aspect of alleviating those disputes is the flexibility and resilience of providing solutions that may not always result in a winning position for the organization but at least will stop energy and money drain and refresh the team. As a part of the project management team, the Contract manager should present solutions and work with his/her counter part to be recognized as a committee to solve disputes and De-escalate critical situations by providing constructive and mutually agreed solutions as possible and as permitted by rules and contracts.

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1 Entender suas necessidades e objetivos

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3 Gerenciar expectativas e riscos

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5 Reconhecer e apreciar suas contribuições

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