Como você pode comunicar os requisitos do fornecedor quando há várias partes interessadas?

1 Identificar os principais tomadores de decisão

Antes de começar a se envolver com fornecedores, você precisa identificar quem são os principais tomadores de decisão em seu projeto. Essas são as pessoas que têm autoridade, orçamento e influência para aprovar ou rejeitar a proposta, o escopo e os resultados finais do fornecedor. Você também deve determinar quem são as outras partes interessadas que têm participação no resultado, como usuários finais, clientes ou parceiros. Você precisa entender seus papéis, responsabilidades e expectativas, bem como como eles estarão envolvidos no processo de seleção e gerenciamento de fornecedores.

2 Definir o escopo e os objetivos do projeto

Depois de identificar os principais tomadores de decisão e partes interessadas, você precisa definir o escopo e os objetivos do projeto. Isso significa esclarecer quais são as metas, entregas, prazos e critérios de sucesso do projeto, bem como as restrições, riscos e premissas. Você também deve documentar os requisitos que o fornecedor precisa atender, como especificações técnicas, padrões de qualidade ou regulamentos de conformidade. Você deve alinhar esses requisitos com o escopo e os objetivos do projeto e priorizá-los com base em sua importância e urgência.

3 Comunicar os requisitos ao fornecedor

Depois de definir o escopo e os objetivos do projeto, você precisa comunicar os requisitos ao fornecedor. Você deve usar uma linguagem clara, concisa e consistente e evitar ambiguidade ou jargão. Você também deve fornecer exemplos, diagramas ou modelos para ilustrar seus requisitos e pedir ao fornecedor que confirme sua compreensão e viabilidade. Você também deve estabelecer os canais de comunicação, frequência e formato que usará para trocar informações e feedback com o fornecedor ao longo do projeto.

4 Envolver as partes interessadas no ciclo de feedback

Durante o projeto, você precisa envolver as partes interessadas no ciclo de feedback. Isso significa compartilhar o progresso, as entregas e os problemas do fornecedor com ele e solicitar sua contribuição e aprovação. Você também deve facilitar reuniões ou chamadas regulares entre o fornecedor e as partes interessadas e incentivar a comunicação aberta e honesta. Você também deve resolver quaisquer conflitos ou desacordos que possam surgir entre as partes interessadas ou entre as partes interessadas e o fornecedor, e garantir que todos estejam alinhados e satisfeitos.

5 Avaliar o desempenho do fornecedor

Ao final do projeto, é preciso avaliar o desempenho do fornecedor. Isso significa medir o quão bem o fornecedor atendeu aos seus requisitos, entregou no prazo e no orçamento e atingiu os objetivos e os critérios de sucesso do projeto. Você também deve coletar feedback das partes interessadas sobre sua satisfação e experiência com o fornecedor e identificar quaisquer áreas para melhoria ou reconhecimento. Em seguida, você deve compartilhar sua avaliação e feedback com o fornecedor e agradecê-lo por seu trabalho.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?