Saiba como equilibrar o orçamento da conferência e agregar valor aos seus patrocinadores e participantes. Descubra como envolvê-los, oferecer flexibilidade, criar oportunidades e buscar feedback.

One of my favorite ways to create value for a client or sponsor is by listening. Learning about their business and event goals, what they would like to achieve in the conference, and any anecdotes about their brand and what makes them unique, special and how they serve their clients. That information allows our production teams to create innovative opportunities (custom booth activations, added signage or digital opportunities, vendor referrals, networking opportunities, etc) that contribute to many goals: revenue, relationship building, brand recognition and loyalty.

Como você pode envolver patrocinadores e participantes no orçamento da conferência?

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Planejar uma conferência é uma tarefa complexa e desafiadora, especialmente quando se trata de gerenciar o orçamento. Você precisa equilibrar os custos e as receitas do seu evento, garantindo que você entregue valor e satisfação aos seus patrocinadores e participantes. Como você pode envolvê-los em seu orçamento de conferência e fazê-los se sentirem investidos em seu sucesso? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo.

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Kaitlynne Grice

Project Leadership at Brand Apart | Creating new, bold and unconventional ways for people to love brands | Career Event…

1 Estabeleça metas e expectativas claras

Antes de começar a trabalhar no seu orçamento, você precisa definir as metas e expectativas da sua conferência. Quais são os principais objetivos, temas e resultados do seu evento? Quem são seu público-alvo, palestrantes e parceiros? Como você medirá o impacto e o retorno sobre o investimento de sua conferência? Comunicar esses aspectos aos seus patrocinadores e participantes os ajudará a entender o propósito e o valor do seu evento e como o apoio e a participação deles contribuirão para isso.

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Kaitlynne Grice

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Sponsors and attendees have something in common lately: they don't want to sign up for the same old stale trade show. They want to experience something new, and they want it to be valuable and cost efficient. The best way to align on delivering this experience is stakeholders defining, understanding, and agreeing upon event strategy, KPI's, and guest demographic (who is driving revenue? who are we targeting?). From there, budgeting becomes a strategic, shared goal actioned amongst key project drivers; and sponsorships become true, long lasting partnerships.

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2 Envolvê-los no processo orçamentário

Uma maneira de envolver seus patrocinadores e participantes no orçamento da conferência é envolvê-los no processo de orçamento. Você pode fazer isso solicitando seu feedback, contribuições e sugestões sobre vários aspectos do seu evento, como o local, a agenda, os palestrantes, o catering, o marketing e a inscrição. Você pode usar pesquisas, enquetes, entrevistas ou grupos focais para reunir suas opiniões e preferências. Isso ajudará você a adaptar seu orçamento às suas necessidades e expectativas, e também mostrará a eles que você se importa com suas visões e experiências.

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Kaitlynne Grice

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One thing I've found helpful in the budget education process is presenting a client with their “dream” line item, and taking them through each element, line by line. This allows the client to understand the opportunity cost, and to assess the ROI on a particular line item. Often times, this leads to a needed value realignment and budget reallocation to a better suited event expenditure.

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3 Ofereça preços flexíveis e transparentes

Outra maneira de envolver seus patrocinadores e participantes no orçamento da conferência é oferecer preços flexíveis e transparentes. Você pode fazer isso fornecendo diferentes opções e pacotes para suas taxas de patrocínio e inscrição, dependendo do nível de benefícios, exposição e acesso que eles desejam receber. Você também pode oferecer descontos, incentivos ou bolsas de estudo para madrugadores, referências ou grupos específicos. Além disso, você pode ser transparente sobre como você aloca e gasta seu orçamento, e como você gera e distribui suas receitas. Você pode compartilhar essas informações por meio de seu site, boletim informativo, mídia social ou relatórios. Isso ajudará você a construir confiança e credibilidade com seus patrocinadores e participantes, além de demonstrar sua responsabilidade e responsabilidade.

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4 Criar oportunidades de valor agregado

Uma terceira maneira de envolver seus patrocinadores e participantes no orçamento da conferência é criar oportunidades de valor agregado. Você pode fazer isso projetando e entregando serviços, produtos ou experiências extras que aumentam o valor e a satisfação do seu evento. Por exemplo, você pode oferecer sessões de networking, workshops, programas de mentoria ou plataformas on-line para que seus patrocinadores e participantes se conectem, aprendam e colaborem. Você também pode oferecer produtos de marca, conteúdo digital ou certificados para seus patrocinadores e participantes mostrarem seu envolvimento e conquistas. Essas oportunidades ajudarão você a aumentar seus fluxos de receita e também criar lealdade e defesa entre seus patrocinadores e participantes.

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Kaitlynne Grice

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MIKE DUSEBERG

Fun, Guaranteed: Engaging, Amazing, and Entertaining Fortune500 Executives & Top100 Golf Clubs
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Ultimately, sponsorship is a form of advertising. Sponsors want to be able to draw a straight line from their investment to either a leading indicator of revenue or actual revenue. We've built into our events a process whereby attendees literally walk up to the sponsors' representatives and thank them for sponsoring the event. We also offer simple training, so the reps can turn these moments into prospecting conversations. Most sponsors don't track the number of conversations they start this way, but the increase - compared to putting their logo on a sign or the napkins - is monumental.

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5 Buscar feedback e melhoria

Uma última maneira de envolver seus patrocinadores e participantes no orçamento da conferência é buscar feedback e melhorias. Você pode fazer isso pedindo que eles avaliem e avaliem vários aspectos do seu evento, como a qualidade, a relevância, o impacto e a satisfação da sua conferência. Você pode usar pesquisas, depoimentos, avaliações ou análises para coletar e analisar seus comentários. Você também pode pedir que eles compartilhem suas sugestões, recomendações ou ideias de melhoria. Isso ajudará você a avaliar e melhorar seu desempenho orçamentário, além de mostrar a eles que você valoriza e respeita suas opiniões e insights.

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1 Estabeleça metas e expectativas claras

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3 Ofereça preços flexíveis e transparentes

4 Criar oportunidades de valor agregado

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