Como negociar recursos e suporte para executar projetos de desenho de processos bem-sucedidos?

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O design de processos é uma habilidade que envolve a criação e a melhoria de fluxos de trabalho, sistemas e procedimentos para atingir objetivos específicos. Ele pode ser aplicado a vários domínios, como desenvolvimento de produtos, prestação de serviços, experiência do cliente e mudança organizacional. No entanto, para executar projetos de design de processo bem-sucedidos, você precisa de mais do que apenas conhecimento técnico. Você também precisa negociar recursos e suporte de suas partes interessadas, como gerentes, clientes, colegas e usuários. Neste artigo, você vai aprender algumas dicas e estratégias de como fazer isso de forma efetiva.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 7 contribuições. Saiba mais

Hossein Esfandiari

Chief Executive Officer at Middle East Technology Assessment

1 Identifique suas necessidades e proposta de valor

Antes de começar a negociar, você precisa ter uma ideia clara do que precisa e do que pode oferecer em troca. Por exemplo, você pode precisar de mais tempo, orçamento, dados, ferramentas, feedback ou acesso a determinadas pessoas ou sistemas. Você também precisa articular como seu projeto de design de processo beneficiará suas partes interessadas, por exemplo, melhorando a eficiência, a qualidade, a satisfação ou a inovação. Você pode usar ferramentas como mapas de partes interessadas, propostas de valor e casos de negócios para ajudá-lo a definir e comunicar suas necessidades e proposta de valor.

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Hossein Esfandiari

Chief Executive Officer at Middle East Technology Assessment
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If an organization does not understand the benefits and necessity of a process, it will not allocate its resources and facilities to implement it. Therefore, the first step is to gather field information about the importance and benefits of implementing a process and the risks of not implementing it. In the next step, this information must be presented in simple and appropriate language according to the audience's patience.

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Gostei
Robert White

Total Plant Assessment Coordinator at NALCO/ an Ecolab Company
(editado)
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In developing a plan, the best "critical path" is noted, but incorporating other paths or variables would be prudent.....when you go into battle, the plan changes?

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2 Construa confiança e relacionamento

A negociação não é apenas uma transação, mas um relacionamento. Você precisa construir confiança e relacionamento com suas partes interessadas, para que elas tenham mais probabilidade de apoiar seu projeto de design de processo. Você pode fazer isso mostrando interesse genuíno em seus objetivos, desafios e perspectivas, e ouvindo ativa e empaticamente. Você também pode demonstrar sua credibilidade e competência compartilhando sua expertise, experiência e evidências. Além disso, você pode usar linguagem positiva, humor e elogios para criar uma atmosfera amigável e colaborativa.

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Ana Michele Alves Vieira

Coordenadora Administrativa e Financeira | Experiência em Gestão de Equipes e Processos
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Criar e estruturar processos facilita e acelera a realização das atividades em qualquer tipo de trabalho. E para identificar como é feito e como deveria ser feito, para ter mais eficiência, nada melhor que envolver as pessoas que de fato realizam as atividades. Devemos guiar os trabalhos para que todos sintam confiança e tenham coragem de colocar os seus pontos de vista. Mostrar para as pessoas envolvidas que com um mapeamento e desenho adequado de como fazer, todos sairão ganhando. Na minha experiência, posso afirmar que com simplicidade e clareza é possível criar e implantar processos bem-sucedidos, obtendo ganho em eficiência e ambiente de trabalho agradável e colaborativo.

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Robert White

Total Plant Assessment Coordinator at NALCO/ an Ecolab Company
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Stakeholders are there to fulfill needs. Be aware of their needs with Q/A questions and get specific....and ask for help in understanding same. Leveraging solutions can come later but needs first! You have two ears and one mouth, so do a lot of listening....

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Gostei

3 Alinhe seus interesses e expectativas

Um dos principais desafios da negociação é encontrar um terreno comum entre seus interesses e os de seus stakeholders. Você precisa entender suas motivações, prioridades e restrições, e como elas se relacionam com seu projeto de design de processo. Você pode usar ferramentas como negociação baseada em juros, cenários ganha-ganha e trade-offs para ajudá-lo a alinhar seus interesses e expectativas. Você também pode usar perguntas, feedback e validação para esclarecer e confirmar seu entendimento e concordância.

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Robert White

Total Plant Assessment Coordinator at NALCO/ an Ecolab Company
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Always good to state what you think you know and ask for confirmation even if you feel foolish or think poorly of stakeholder....clarification will save a ton of work.

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Gostei

4 Lidar com objeções e conflitos

Mesmo que você tenha feito sua lição de casa e se preparado bem, você ainda pode encontrar objeções e conflitos de seus stakeholders. Eles podem ter dúvidas, preocupações ou discordâncias sobre seu projeto de desenho de processo ou sua proposta de negociação. É preciso lidar com essas situações com respeito, confiança e criatividade. Você pode usar técnicas como ressignificação, sondagem, brainstorming e comprometimento para abordar e resolver objeções e conflitos. Você também pode usar empatia, reconhecimento e desculpas para desarmar a tensão e restaurar a confiança.

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Robert White

Total Plant Assessment Coordinator at NALCO/ an Ecolab Company
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There might be a way that's better than yours, so ask how they've handled similar situations and maybe learn something you hadn't thought of.

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Gostei

5 Acompanhe e entregue

O último passo da negociação é dar seguimento e cumprir suas promessas. Você precisa documentar e confirmar os resultados e ações de sua negociação e comunicá-los de forma clara e consistente aos seus stakeholders. Você também precisa cumprir seus compromissos e responsabilidades e manter suas partes interessadas atualizadas sobre seu progresso e resultados. Você pode usar ferramentas como planos de projeto, relatórios de status e pesquisas de feedback para ajudá-lo a acompanhar e entregar. Você também pode usar o reconhecimento, a apreciação e a celebração para reforçar seu relacionamento e colaboração.

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Robert White

Total Plant Assessment Coordinator at NALCO/ an Ecolab Company
(editado)
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"Raking the leaves" in any endeavor is critical leaving nothing for stakeholders to fix or argue about. Finish what you start!

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1 Identifique suas necessidades e proposta de valor

2 Construa confiança e relacionamento

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