Como você pode reduzir o tempo de processamento de faturas em 50% ou mais?

1 Identificar e eliminar gargalos

Um dos primeiros passos para reduzir o tempo de processamento de faturas é identificar e eliminar quaisquer gargalos ou ineficiências em seu fluxo de trabalho atual. Por exemplo, você pode descobrir que as faturas estão sendo perdidas, atrasadas ou duplicadas em trânsito, ou que a entrada manual de dados e a aprovação são propensas a erros e atrasos. Você pode usar ferramentas como fluxogramas, mapas de processo ou registros de tempo para analisar as etapas de processamento de faturas e identificar as áreas que precisam de melhorias.

2 Implementar um formato padronizado

Outra maneira de reduzir o tempo de processamento de faturas é implementar um formato padronizado para todas as suas faturas. Isso significa que você deve pedir aos seus fornecedores ou vendedores que sigam um modelo, formato e convenção de nomenclatura consistentes para suas faturas e incluam todas as informações necessárias, como número da fatura, data, valor, descrição, condições de pagamento e detalhes de contato. Um formato padronizado tornará mais fácil para você digitalizar, classificar e verificar suas faturas, além de evitar confusões e disputas.

3 Usar reconhecimento óptico de caracteres (OCR)

Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é uma tecnologia que pode digitalizar e extrair dados de imagens ou documentos, como notas fiscais. Usando OCR, você pode reduzir a necessidade de entrada e validação manual de dados e acelerar o tempo de processamento da fatura. O OCR também pode ajudá-lo a reduzir erros, melhorar a precisão e melhorar a qualidade dos dados. Você pode usar software ou aplicativos OCR para automatizar a captura e extração de dados de suas faturas e integrá-los ao seu sistema de contabilidade.

4 Automatize o processo de aprovação

O processo de aprovação é muitas vezes uma das etapas mais demoradas e complicadas no processamento de faturas. Envolve o envio de faturas aos gerentes ou departamentos apropriados para revisão e autorização, além de acompanhar seu status e feedback. Para reduzir o tempo de processamento da fatura, você pode automatizar o processo de aprovação usando ferramentas ou software de automação de fluxo de trabalho. Essas ferramentas podem ajudá-lo a configurar regras, gatilhos e notificações para aprovação de faturas e a rotear faturas para as pessoas certas com base em critérios predefinidos. Dessa forma, você pode eliminar a intervenção manual, reduzir atrasos e garantir a conformidade.

5 Aproveite as soluções baseadas em nuvem

As soluções baseadas na nuvem são plataformas ou serviços online que podem ajudá-lo a gerenciar o processamento de faturas de forma mais eficiente e segura. Ao aproveitar as soluções baseadas em nuvem, você pode reduzir o tempo de processamento de faturas acessando, armazenando e compartilhando suas faturas de qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo. Você também pode se beneficiar de recursos como sincronização de dados em tempo real, backup e recuperação, criptografia e autenticação, escalabilidade e flexibilidade. Você pode escolher entre várias soluções baseadas em nuvem, como software de contabilidade, sistemas de gerenciamento de documentos ou plataformas de automação de faturas.

6 Monitore e meça o desempenho

A dica final para reduzir o tempo de processamento de faturas é monitorar e medir seu desempenho e resultados. Você deve acompanhar e analisar as principais métricas, como tempo de processamento de faturas, custo, precisão, taxa de erro e taxa de conformidade, e compará-las com suas metas e benchmarks. Você também deve solicitar feedback de sua equipe, fornecedores e clientes e identificar quaisquer problemas ou oportunidades de melhoria. Ao monitorar e medir seu desempenho, você pode avaliar a eficácia do fluxo de trabalho de processamento de faturas e fazer ajustes conforme necessário.