Quais são as melhores maneiras de manter dados de CRM de qualidade ao longo do tempo?

1 Defina seus padrões de dados

O primeiro passo para manter dados de CRM de qualidade é estabelecer padrões de dados claros e consistentes para o seu negócio. Os padrões de dados são as regras e diretrizes que definem como seus dados devem ser coletados, armazenados, formatados e atualizados. Por exemplo, você deve decidir quais campos e valores são obrigatórios, opcionais ou condicionais, como lidar com duplicatas, erros e dados ausentes e como nomear e categorizar seus dados. Os padrões de dados ajudam a garantir que seus dados sejam precisos, completos e relevantes para seus objetivos e processos de negócios.

2 Treinar seus usuários de dados

A segunda etapa para manter dados de CRM de qualidade é treinar seus usuários de dados sobre como usar seu sistema de CRM e seguir seus padrões de dados. Os usuários de dados são as pessoas que interagem com seus dados do CRM, como representantes de vendas, gerentes de marketing, agentes de atendimento ao cliente ou administradores. Você deve fornecer a eles treinamento regular e atualizado sobre como inserir, editar, excluir e acessar seus dados, bem como como usar os recursos e funções do seu sistema CRM. Treinar seus usuários de dados ajuda a garantir que seus dados sejam consistentes, confiáveis e seguros.

3 Monitore e audite seus dados

O terceiro passo para manter dados de CRM de qualidade é monitorar e auditar seus dados regularmente. Monitorar e auditar seus dados significa verificar e verificar a qualidade e a segurança de seus dados, bem como identificar e resolver quaisquer problemas ou lacunas. Por exemplo, você deve monitorar seus dados em busca de alterações, anomalias ou violações e auditar seus dados em busca de erros, duplicatas ou inconsistências. Você pode usar várias ferramentas e métodos para monitorar e auditar seus dados, como painéis, relatórios, alertas ou regras de validação. Monitorar e auditar seus dados ajuda a garantir que seus dados estejam atualizados, em conformidade e confiáveis.

4 Limpe e enriqueça seus dados

O quarto passo para manter dados de CRM de qualidade é limpar e enriquecer seus dados periodicamente. Limpar e enriquecer seus dados significa remover ou corrigir quaisquer dados imprecisos, incompletos ou desatualizados, bem como adicionar ou atualizar quaisquer dados relevantes ou úteis. Por exemplo, você deve limpar seus dados excluindo ou mesclando quaisquer duplicatas, corrigindo quaisquer erros ou preenchendo quaisquer dados ausentes. Você também deve enriquecer seus dados adicionando ou atualizando qualquer informação adicional, como feedback de clientes, perfis de mídia social ou tendências do setor. Limpar e enriquecer seus dados ajuda a garantir que seus dados sejam valiosos, acionáveis e envolventes.

5 Faça backup e proteja seus dados

O quinto passo para manter dados de CRM de qualidade é fazer backup e proteger seus dados regularmente. Fazer backup e proteger seus dados significa criar e armazenar cópias de seus dados em um local seguro e protegido, bem como impedir qualquer acesso ou uso não autorizado ou mal-intencionado de seus dados. Por exemplo, você deve fazer backup de seus dados usando soluções de armazenamento offline ou baseadas em nuvem e proteger seus dados usando técnicas de criptografia, autenticação ou autorização. Fazer backup e proteger seus dados ajuda a garantir que seus dados sejam recuperáveis, resilientes e confidenciais.