Quais são as melhores formas de mitigar os riscos do programa e manter as partes interessadas informadas?

1 Identificar e priorizar riscos

O primeiro passo para mitigar os riscos do programa é identificá-los. Você pode usar várias ferramentas e técnicas para debater, analisar e documentar as possíveis fontes de incerteza e variabilidade que podem afetar seu programa. Por exemplo, você pode usar uma análise SWOT, uma matriz de risco, um diagrama espinha de peixe ou uma análise PESTLE para mapear os fatores internos e externos que podem representar ameaças ou oportunidades para seu programa. Depois de identificar os riscos, você precisa priorizá-los com base em sua probabilidade e impacto. Você pode usar um sistema de pontuação ou um método de classificação para atribuir a cada risco um valor que reflita sua urgência e gravidade. Isso ajudará você a se concentrar nos riscos mais críticos e alocar seus recursos de acordo.

3 Monitorar e controlar riscos

O terceiro passo para mitigar os riscos do programa é monitorá-los e controlá-los. Você precisa acompanhar o status e o desempenho de suas respostas ao risco e avaliar sua eficácia e eficiência. Você também precisa identificar quaisquer riscos novos ou emergentes e revisar seu registro ou plano de risco de acordo. Você pode usar várias ferramentas e técnicas para monitorar e controlar seus riscos, como auditorias de risco, revisões de risco, relatórios de risco, painéis de risco ou logs de risco. Você também deve estabelecer um processo de escalonamento de risco e comunicar quaisquer alterações ou problemas significativos às partes interessadas relevantes.

4 Comunique-se com as partes interessadas

A comunicação com as partes interessadas é o quarto passo para mitigar os riscos do programa e mantê-las informadas. Estabeleça um plano de comunicação que defina o propósito, a frequência, o formato e o canal de sua comunicação com diferentes grupos de stakeholders. Você também deve adaptar sua comunicação para atender às necessidades e expectativas de seus stakeholders, usando uma linguagem clara, concisa e consistente. Compartilhar informações sobre os objetivos, escopo e resultados finais do programa; os riscos, sua priorização e suas respostas; o status, o progresso e as conquistas; os problemas, desafios e lições aprendidas; bem como os resultados, benefícios e feedback. Utilize e-mails, boletins informativos, reuniões, apresentações, webinars ou painéis para transmitir essas informações. Além disso, solicite e incorpore feedback de suas partes interessadas enquanto aborda quaisquer dúvidas ou preocupações que possam ter.

5 Usar práticas recomendadas e ferramentas

O quinto passo para mitigar os riscos do programa e manter as partes interessadas informadas é usar as melhores práticas e ferramentas. Você pode usar vários padrões, estruturas e metodologias para orientar seus processos de gerenciamento de risco e comunicação, como PMBOK, PRINCE2, Agile ou SCRUM. Você também pode usar vários softwares e aplicativos para facilitar suas atividades de identificação, avaliação, mitigação e comunicação de riscos, como Excel, Project, RiskyProject, Jira ou Asana. Você também deve buscar aconselhamento e apoio de seus colegas, mentores ou especialistas, e aprender com suas experiências e insights.

6 Avalie e melhore seu desempenho

O sexto e último passo para mitigar os riscos do programa e manter as partes interessadas informadas é avaliar e melhorar seu desempenho. Você precisa medir e relatar os resultados e impactos de seus esforços de gerenciamento de riscos e comunicação, e compará-los com seus objetivos e expectativas planejados. Você também deve identificar e documentar os pontos fortes e fracos de seus processos e práticas, e as oportunidades e ameaças de melhoria. Você também deve celebrar seus sucessos e reconhecer suas conquistas, e compartilhar seus aprendizados e melhores práticas com outras pessoas.