Saiba como rastrear e gerenciar despesas de fornecedores de forma eficaz com estratégias de gerenciamento de projetos em nosso último artigo sobre relações com fornecedores.

One step to managing vendor invoices and expenses is to require all vendor invoices to be emailed to one centralized Accounts Payable mailbox. Invoices should record the party responsible for the invoice or the purchase order information for easy processing. Invoices that are emailed or snail-mailed to various parties throughout the organization lead to missing or late invoice processing as these invoices may be overlooked, misplaced, or employees leave the organization without directing the vendor to reroute invoices.

O que você faz se as despesas e faturas do fornecedor estão se tornando difíceis de rastrear e gerenciar?

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Gerenciar despesas e faturas de fornecedores pode ser uma tarefa assustadora, especialmente à medida que sua empresa cresce e o número de fornecedores aumenta. A complexidade de rastrear pagamentos, conciliar faturas e garantir o processamento em tempo hábil pode rapidamente se tornar esmagadora. No entanto, com uma abordagem estratégica e as ferramentas certas, você pode agilizar suas relações com fornecedores e manter um quadro financeiro claro. A chave é estabelecer um sistema que seja eficiente e escalável, permitindo que você gerencie seus relacionamentos com fornecedores de forma eficaz sem ficar atolado em papelada e tarefas administrativas.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 4 contribuições. Saiba mais

1 Centralize os dados

Centralizar as informações do fornecedor é o primeiro passo para obter controle sobre despesas e faturas. Usando um sistema ou software dedicado, você pode ter todos os detalhes do fornecedor, contratos e históricos de transações em um só lugar. Isso não apenas facilita o acesso e a revisão de informações, mas também simplifica o processo de rastreamento de pagamentos e datas de vencimento. Garantir que esse sistema seja atualizado regularmente e acessível a todos os membros relevantes da equipe para manter a transparência e a consistência no gerenciamento de fornecedores.

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Lisaann Mascellino

Accounts Payable | Experienced Business Collaborator| Create clarity and controls in chaotic environments to improve performance
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One step to managing vendor invoices and expenses is to require all vendor invoices to be emailed to one centralized Accounts Payable mailbox. Invoices should record the party responsible for the invoice or the purchase order information for easy processing. Invoices that are emailed or snail-mailed to various parties throughout the organization lead to missing or late invoice processing as these invoices may be overlooked, misplaced, or employees leave the organization without directing the vendor to reroute invoices.

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Melashen Govender

Procurement, Supply Chain & Vendor Management Professional
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Implement a centralized expense tracking system and automate invoice processing where possible. Regularly reconcile expenses with budgets and verify invoice accuracy. Utilize software solutions for streamlined expense management and reporting. Establish clear communication channels with vendors to resolve discrepancies promptly. Conduct regular audits to ensure compliance and identify areas for improvement. Efficient tracking and management systems alleviate complexity and ensure financial transparency.

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2 Automatize Processos

A automação pode reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para gerenciar faturas e despesas do fornecedor. Procure soluções de software que possam automatizar tarefas repetitivas, como entrada de dados, correspondência de faturas e agendamento de pagamentos. Essas ferramentas também podem alertá-lo sobre discrepâncias ou pagamentos em atraso, garantindo que você resolva possíveis problemas prontamente. Ao automatizar esses processos, você pode minimizar o erro humano e liberar tempo para se concentrar em aspectos mais estratégicos das relações com fornecedores.

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3 Auditorias Regulares

A realização de auditorias regulares das despesas e faturas do fornecedor é essencial para garantir a precisão e evitar gastos excessivos. Defina um cronograma para verificações de rotina, onde você compara termos de contrato com valores faturados, verifica o recebimento de bens ou serviços e cruza faturas com ordens de compra. Essa prática ajuda a identificar quaisquer inconsistências ou erros logo no início, permitindo que você os corrija antes que afetem suas demonstrações financeiras ou relacionamentos comerciais.

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4 Políticas claras

Ter políticas claras para gerenciar as despesas do fornecedor é crucial. Estes devem descrever os procedimentos para a apresentação, aprovação e processamento de faturas, bem como orientações para resolver litígios ou discrepâncias. Certifique-se de que essas políticas sejam comunicadas de forma eficaz à sua equipe e aos seus fornecedores para garantir que todos entendam as expectativas e os requisitos. A aplicação consistente dessas políticas ajudará a evitar confusões e manter a ordem em seu processo de contas a pagar.

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Dahlia Sedivy

Reconciliation Specialist-PetSmart
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Simplify reconciliation, Vendors will not receive payment without providing backup documentation. Policy clarification is key.

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5 Treinar Equipe

Treinar adequadamente sua equipe sobre os procedimentos e ferramentas usados para gerenciar as despesas do fornecedor pode melhorar muito a eficiência. Certifique-se de que todos os membros da equipe envolvidos no processo tenham conhecimento sobre os sistemas em vigor, a importância da entrada precisa de dados e as etapas para resolver problemas. Sessões de treinamento regulares podem ajudar a manter todos atualizados sobre as práticas recomendadas e quaisquer alterações nas políticas ou no software.

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6 Analise os gastos

Por fim, analisar os gastos do fornecedor pode fornecer insights valiosos sobre onde você pode otimizar custos ou renegociar contratos. Acompanhar padrões de gastos, identificar itens ou serviços comprados com frequência e avaliar o desempenho dos fornecedores pode destacar oportunidades de economia ou revelar áreas que exigem atenção. Use essa análise para tomar decisões informadas sobre seus relacionamentos com fornecedores e para conduzir negociações que beneficiem seus resultados.

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7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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Ankit Gupta

⭐ 3 x Top Community Voice | Deloitte | Procurement | Category | Sourcing | TCO | D2C | E-commerce | P&L | Risk | Contracts
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Build a Case Study: First & foremost, a small & dedicated study about payment process, issue type, etc. Automate the process: it will help to reduce errors, save time, & increase efficiency. Implement Centralized System: This should be well-organized, with clear categories for document type, & should also include features such as invoice category, payment details, invoices etc. Improve Communication: help to reduce errors & save money, setting up task reminders to track invoices and payments. Monitor Payment Terms: It can help ensure that all vendors are paid within the timeframe, avoid late fees & penalties, maintain cash flow. Reco. & Ledger review: It will ensure that all payments are accurately recorded and there are no discrepancies.

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O que você faz se as despesas e faturas do fornecedor estão se tornando difíceis de rastrear e gerenciar?

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1 Centralize os dados

2 Automatize Processos

3 Auditorias Regulares

4 Políticas claras

5 Treinar Equipe

6 Analise os gastos

7 Veja o que mais considerar

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