Quais são os fluxos de trabalho de processamento de faturas mais eficientes para serviços compartilhados?

1 Varredura centralizada e captura de dados

Um dos primeiros passos para agilizar o processamento de faturas é centralizar a digitalização e captura de dados de faturas em papel. Isso pode ajudá-lo a eliminar a entrada manual de dados, reduzir erros e acelerar o processo de validação e aprovação. Você pode usar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) software para extrair automaticamente informações importantes de faturas digitalizadas, como número da fatura, data, valor, nome do fornecedor e número da ordem de compra. Você também pode integrar o software OCR com seu planejamento de recursos empresariais (ERP) sistema ou software de contabilidade para combinar os dados da fatura com os registros existentes e sinalizar quaisquer discrepâncias ou exceções.

3 Faturação e pagamento eletrónicos

Uma terceira maneira de otimizar o processamento de faturas é adotar a faturação eletrônica e métodos de pagamento, como faturamento eletrônico ou transferência eletrônica de fundos (EFT). A faturação eletrónica é um processo em que recebe e envia faturas eletronicamente, seja através de um portal web, um e-mail ou uma rede. Isso pode ajudá-lo a reduzir o uso de papel, os custos de postagem e o espaço de armazenamento, além de melhorar a segurança, a rastreabilidade e a conformidade. O TEF é um processo em que você paga seus fornecedores eletronicamente, seja por meio de transferência bancária, cartão de crédito ou carteira digital. Isso pode ajudá-lo a reduzir as taxas de processamento, evitar atrasos nos pagamentos e melhorar a gestão do fluxo de caixa.

4 Gerenciamento e análise de fluxo de trabalho

Uma quarta maneira de aprimorar o processamento de faturas é usar ferramentas de gerenciamento e análise de fluxo de trabalho, como software de fluxo de trabalho ou painéis. O software de fluxo de trabalho é uma ferramenta que ajuda a automatizar e monitorar as etapas de processamento de faturas, como validação, aprovação, lançamento e pagamento. Isso pode ajudá-lo a reduzir a intervenção manual, impor regras de negócios e acompanhar o status e o desempenho de cada fatura. Os painéis são ferramentas que ajudam a visualizar e analisar os dados de processamento da fatura, como volume, tempo de ciclo, precisão, custo e conformidade. Isso pode ajudá-lo a identificar gargalos, tendências e oportunidades de melhoria.

5 Melhoria contínua e melhores práticas

Uma quinta maneira de alcançar a excelência no processamento de faturas é implementar a melhoria contínua e as melhores práticas, como benchmarking, feedback e treinamento. O benchmarking é um processo em que você compara suas métricas e práticas de processamento de faturas com as de outros CSCs ou padrões do setor. Isso pode ajudá-lo a definir metas realistas e mensuráveis e a identificar lacunas e áreas de melhoria. O feedback é um processo em que você coleta e age de acordo com as contribuições e sugestões de seus stakeholders internos e externos, como unidades de negócios, fornecedores e clientes. Isso pode ajudá-lo a melhorar a satisfação, a colaboração e a inovação do cliente. O treinamento é um processo em que você educa e capacita sua equipe de processamento de faturas, como contadores, escriturários e gerentes. Isso pode ajudá-lo a melhorar suas habilidades, conhecimento e motivação.

6 Veja o que mais considerar

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