Quais são algumas das práticas recomendadas para usar correio de voz e email para se comunicar com chamadores?

1 Configurar uma saudação de correio de voz clara e concisa

Sua saudação de correio de voz é a primeira impressão que você causa em quem liga que não pode entrar em contato diretamente com você. Ele deve incluir seu nome, seu cargo ou departamento, o motivo pelo qual você não está disponível e quando você retornará a chamada. Você também deve convidar o chamador para deixar uma mensagem com seu nome, número e finalidade da chamada. Evite usar gírias, humor ou informações pessoais que possam confundir ou ofender o interlocutor. Mantenha sua saudação curta e simples e atualize-a regularmente se sua disponibilidade mudar.

2 Verifique e retorne suas mensagens imediatamente

Um dos aspectos mais importantes do uso de correio de voz e e-mail para se comunicar com os chamadores é verificar e retornar suas mensagens prontamente. Isso mostra que você é responsivo, confiável e respeitoso com o tempo e as necessidades do chamador. O ideal é verificar suas mensagens pelo menos uma vez por dia e devolvê-las dentro de 24 horas ou antes, se possível. Se você não puder retornar uma mensagem imediatamente, você deve reconhecê-la com um breve e-mail ou mensagem de texto e informar ao chamador quando você poderá chamá-los de volta.

3 Use um tom profissional e educado

Se você está deixando uma mensagem de voz ou enviando um e-mail para um chamador, você deve usar um tom profissional e educado que reflita seu respeito e interesse no chamador. Você deve se dirigir ao chamador pelo nome, apresentar-se a si mesmo e ao seu papel e declarar o propósito de sua comunicação. Você também deve usar gramática, ortografia e pontuação adequadas e evitar usar abreviações, emojis ou linguagem informal que possam ser mal compreendidas ou inadequadas. Você também deve encerrar sua caixa postal ou e-mail com um agradecimento, uma chamada para ação e suas informações de contato.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?