Aprenda algumas estratégias para envolver e colaborar com sua equipe, clientes, fornecedores, auditores e reguladores em seu processo e política de gerenciamento de registros.

Ensure that a documented workflow is finalized, digestable and easy to obtain by multiple stakeholders. Review annually and ensure stakeholders are included for any updates and edits.

Quais são algumas estratégias para o gerenciamento de registros que incluem todas as partes interessadas?

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O gerenciamento de registros é uma função vital em qualquer escritório que lida com informações, documentos e dados. Envolve criar, organizar, armazenar, recuperar e descartar registros de uma forma que atenda aos requisitos legais, regulamentares e operacionais. No entanto, o gerenciamento de registros não é um trabalho de uma pessoa só. Requer o envolvimento e a colaboração de todas as partes interessadas, como funcionários, gerentes, clientes, fornecedores, auditores e reguladores. Neste artigo, exploraremos algumas estratégias para o gerenciamento de registros que incluem todas as partes interessadas e ajudam você a melhorar sua eficiência, conformidade e segurança.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 7 contribuições. Saiba mais

1 Definir sua política de gerenciamento de registros

A primeira etapa para incluir todas as partes interessadas no gerenciamento de registros é definir sua política de gerenciamento de registros. Este é um documento que descreve a finalidade, o escopo, as funções, as responsabilidades e os procedimentos do gerenciamento de registros em seu escritório. Ele também deve especificar os tipos de registros que você precisa criar e manter, os períodos e agendas de retenção, os métodos e locais de armazenamento, os controles de acesso e segurança e os métodos de descarte e destruição. Sua política de gerenciamento de registros deve estar alinhada com suas metas organizacionais, obrigações legais e padrões do setor. Também deve ser comunicado e distribuído a todas as partes interessadas, para que entendam o que se espera delas e como seguir a política.

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Lyndsey Wurst, CEDS
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Ensure that a documented workflow is finalized, digestable and easy to obtain by multiple stakeholders. Review annually and ensure stakeholders are included for any updates and edits.

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Gostei
HR Soniya Kaur 🧿

12K Followers Senior Human Resource at Cords Cable Industries Ltd | Ex- Rallison 👩💼 Recruitment Specialist 🌟 | Influencer 🎤 | Explorer 🌏🏃 |
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Establish clear roles and responsibilities for each stakeholder. Provide comprehensive training on records management practices. Foster open communication channels for feedback and collaboration. Implement regular reviews and updates to ensure alignment with stakeholder needs.

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Gostei
Tanica Markland Heath

Records Management|Virtual Assistant|Human Resource Management
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When developing the policy or conducting updates and reviews it is good to have a RIM Committee in place that is made up of individuals representing the different aspects of the organization who can best provide insight on their activities and needs to ensure that the policy just meets legal requirements but also helps to drive organizational goals

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Renee Wisniewski

Records Management
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Train your staff so they understand what is expected of them on the records process. Offer them training materials to get them started

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2 Treine e eduque sua equipe

A próxima etapa para incluir todas as partes interessadas no gerenciamento de registros é treinar e educar sua equipe. Sua equipe é quem cria, usa e lida com registros diariamente, então eles precisam ter as habilidades e o conhecimento para fazê-lo de forma eficaz e correta. Você deve fornecer treinamento e educação regulares e contínuos para sua equipe sobre tópicos de gerenciamento de registros, como identificar e classificar registros, como usar o sistema e as ferramentas de gerenciamento de registros, como armazenar e recuperar registros, como proteger e proteger registros e como descartar e destruir registros. Você também deve monitorar e avaliar o desempenho e a conformidade de sua equipe com a política de gerenciamento de registros e fornecer feedback e suporte.

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Matthew Birnbach, PMP

Command Records, Information, and eDiscovery Manager at NORAD and USNORTHCOM
(editado)
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Training, with a good File Plan, is probably the most important part of a solid Records Management Program. Having the best software, the most comprehensive AI, the best Records Professionals in the world will only get you so far if your end users dodge your controls or don't know how to engange in meaningful RM. I like to create training based on roles: supervisors, program managers, executives, etc. By creating training that is both sufficientl focused on the real world requirements each group will need, I find the training provides greater value to everyone involved - myself included - and the discourse can teach me a lot about areas I'm otherwise not an expert in.

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3 Envolva e consulte seus clientes

O terceiro passo para incluir todas as partes interessadas no gerenciamento de registros é envolver e consultar seus clientes. Seus clientes são aqueles que precisam e usam seus registros para tomar decisões, resolver problemas ou concluir tarefas. Eles podem ser clientes internos ou externos, como outros departamentos, parceiros ou clientes. Você deve envolver e consultar seus clientes sobre questões de gerenciamento de registros, como quais registros eles precisam e esperam de você, como eles preferem receber e acessar registros, quais padrões de qualidade e precisão exigem e quais comentários e sugestões eles têm. Você também deve garantir que a política e as práticas de gerenciamento de registros atendam às necessidades e expectativas dos clientes e melhorem o atendimento e a satisfação do cliente.

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Tanica Markland Heath

Records Management|Virtual Assistant|Human Resource Management
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Consultation with stakeholders is critical in helping to manage the life cycle of the records. In this way you will better understand how long each record is relevant and useful for meeting the needs of the stakeholders while managing space, accessibility and customer satisfaction.

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Gostei

4 Colabore e coordene com seus fornecedores

O quarto passo para incluir todas as partes interessadas no gerenciamento de registros é colaborar e coordenar com seus fornecedores. Seus fornecedores são aqueles que fornecem registros ou serviços relacionados ao gerenciamento de registros, como fornecedores de software, fornecedores de hardware, provedores de nuvem ou empresas de terceirização. Você deve colaborar e coordenar com seus fornecedores em questões de gerenciamento de registros, como quais registros eles entregam ou recebem de você, como eles garantem a qualidade e a segurança dos registros, quais contratos e contratos de nível de serviço eles têm com você e quais problemas e riscos eles enfrentam ou representam. Você também deve garantir que sua política e práticas de gerenciamento de registros sejam compatíveis e consistentes com os padrões e sistemas de seus fornecedores e que você tenha comunicação e relatórios claros e transparentes com eles.

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Matthew Birnbach, PMP

Command Records, Information, and eDiscovery Manager at NORAD and USNORTHCOM
(editado)
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The Federal RM has been through a chaotic series of RM changes over the past decade and as I've transitioned through software, I find that spending time with software reps is invaluable. As a Command Records Manager, I have to know the software and its various use cases like the back of my hand and I need to be able to provide immediate support. Having a good relationship with software vendors helps to minimize downtime and ensure we receive the highest level of service for our dollar.

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5 Cumpra e reporte aos seus auditores e reguladores

O quinto passo para incluir todas as partes interessadas no gerenciamento de registros é cumprir e relatar aos seus auditores e reguladores. Seus auditores e reguladores são aqueles que verificam e monitoram a conformidade do gerenciamento de registros com leis, regulamentos e políticas, como autoridades fiscais, associações do setor ou órgãos de acreditação. Você deve cumprir e relatar aos seus auditores e reguladores sobre aspectos de gerenciamento de registros, como quais registros você mantém e por quanto tempo, como você armazena e protege registros, como você descarta e destrói registros e quais evidências e documentação você tem. Você também deve garantir que sua política e práticas de gerenciamento de registros estejam atualizadas e estejam em conformidade com os requisitos legais e regulamentares relevantes e que você esteja preparado e respondendo a auditorias e inspeções.

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6 Revise e melhore seu processo de gerenciamento de registros

A sexta etapa para incluir todas as partes interessadas no gerenciamento de registros é revisar e melhorar seu processo de gerenciamento de registros. O gerenciamento de registros não é uma atividade estática ou única. É um processo dinâmico e contínuo que precisa se adaptar e evoluir com as mudanças no ambiente do seu escritório, necessidades e objetivos. Você deve revisar e melhorar seu processo de gerenciamento de registros regularmente, como anualmente ou trimestralmente, coletando e analisando dados e feedback de todas as partes interessadas, identificando e abordando lacunas e problemas, implementando e testando soluções e melhorias e medindo e avaliando os resultados e resultados. Você também deve envolver e informar todas as partes interessadas sobre as alterações e atualizações em seu processo e política de gerenciamento de registros e buscar sua contribuição e suporte.

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3 Envolva e consulte seus clientes

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