Você está terceirizando entregas de TI. Como você garante que eles atendam aos padrões da sua empresa?

Clearly define goals to ensure outsourced IT deliverables meet your company's standards. I start by establishing detailed project specifications, quality benchmarks, and performance metrics. For example, during a recent software development project, we outlined specific functionality requirements, coding standards, and testing protocols. By conducting regular progress reviews and providing detailed feedback, we ensured the deliverables aligned with our expectations. This approach led to a 95% compliance rate with our quality standards, significantly reducing rework and enhancing overall project success. Clear, well-communicated goals are essential to maintaining high standards in outsourced IT projects.

It goes much deeper than goals. There should be shared expectations, with measures and metrics to monitor progress. One of the main things rarely added is communication, both frequency and mode of communication. This must be written into the contract

Definir metas claras e mensuráveis é essencial para alinhar os projetos de outsourcing com os resultados esperados do negócio. Concordo que os KPIs devem ser estabelecidos não apenas para aspectos técnicos, mas também para medir o impacto nos negócios e na satisfação do cliente. Em minha experiência, a falta de clareza nas metas pode levar a mal-entendidos e resultados que não agregam valor. Por isso, é fundamental comunicar essas expectativas de forma transparente ao parceiro de outsourcing.

To ensure IT outsourcing aligns with your company's standards, start by defining clear, measurable, and achievable goals for each project. These objectives should be directly tied to your business outcomes, such as reducing costs, improving efficiency, or enhancing customer satisfaction. For example, aiming to "reduce IT operational costs by 20% within six months" provides a clear target. Involve key stakeholders to ensure buy-in and create SMART goals to maximize effectiveness. Regular review of these goals is essential to adapt to evolving business needs.

Two things every client organization should consider: 1) getting references from friends (not provided by the partner) and 2) writing contracts so there is an out-clause for non-performance. The latter must be driven by the client organization, not the partner, as they will have different perspectives of non-performance

A seleção do parceiro certo é, sem dúvida, uma decisão crítica. Um parceiro que compreende os desafios específicos do setor e compartilha valores semelhantes tende a alinhar melhor suas entregas aos padrões esperados. Muitas vezes, vejo empresas se apressando nessa escolha, o que pode resultar em problemas de alinhamento e entregas insatisfatórias. Investir tempo para encontrar o parceiro certo pode evitar muitos problemas futuros e garantir que os padrões de qualidade sejam mantidos.

Selecting the right outsourcing partner is critical to the success of your IT projects. Look for a provider with a proven track record of delivering high-quality work, ideally within your industry. Evaluate their technical expertise through certifications like CMMI or ISO, and assess their project management capabilities by examining past project performance. A strong cultural fit and shared values are essential for effective collaboration. Conduct thorough due diligence, including financial stability checks and client references. A well-crafted contract with clear SLAs will help mitigate risks. Remember, taking the time to find the right partner can save you from future headaches.

A comunicação clara é um pilar para o sucesso em projetos terceirizados. Estabelecer um plano de comunicação com reuniões regulares e canais preferenciais é uma prática que considero essencial. Isso não só ajuda a esclarecer dúvidas e expectativas, mas também permite ajustes rápidos quando surgem desvios. A transparência na comunicação fortalece a parceria e ajuda a manter todos na mesma página.

Uma comunicação clara e eficaz, é primordial para que as entregas continuem acontecendo da melhor maneira possível e contratada. É de suma importância conter um interlocutor, para que o mesmo possa receber as instruções do contratante, e possa disseminar a informação. Bem como vice versa. Para que o mesmo esponha também suas dificuldades nas entregas contratadas.

Clear communication with your outsourcing partner is essential for ensuring IT deliverables align with your company's standards. Establish a comprehensive communication plan outlining meeting frequencies, preferred channels (email, instant messaging, video conferencing), and key contacts. Mutual understanding of project requirements is crucial. Promptly communicate any updates or changes. Regular check-ins help identify deviations early. Consider time zone differences and cultural nuances if working with an offshore partner. Foster open dialogue through regular feedback sessions to address concerns and celebrate achievements.

Um processo de monitoramento robusto é indispensável para manter o controle sobre a qualidade das entregas de TI terceirizadas. Ferramentas como dashboards em tempo real e revisões de marcos são úteis para acompanhar o progresso. Isso permite a identificação precoce de problemas, possibilitando correções antes que se tornem críticos. Uma abordagem proativa no monitoramento pode fazer a diferença entre um projeto bem-sucedido e um fracasso.

Progress should be continually monitored and used as the basis of client/partner conversations. These conversations should be metrics-based and not opinions-based. These conversations should include present status, remediation of past issues (and their progress), and what the partner is planning to deliver in the future

To maintain control over the quality of outsourced IT deliverables, implement a robust monitoring process. Establish key performance indicators (KPIs) such as defect rates, timeline adherence, and budget utilization. Regular status reports, milestone reviews, and real-time dashboards provide valuable insights. By closely monitoring progress, you can proactively identify potential risks and address quality issues promptly. Leveraging project management tools can streamline the monitoring process and provide actionable data.

A garantia de qualidade (QA) é um aspecto inegociável na gestão de entregas terceirizadas. Processos rigorosos de QA, incluindo testes de aceitação do usuário e auditorias de segurança, são fundamentais para garantir que os produtos ou serviços atendam aos requisitos funcionais e de segurança. Uma falha aqui pode ter consequências graves para a empresa, desde falhas operacionais até danos à reputação.

Quality assurance (QA) is paramount for managing outsourced IT deliverables. Establish a comprehensive QA process encompassing thorough testing, including user acceptance testing (UAT) and security audits. Clearly define QA roles and responsibilities for both parties. Track QA metrics like defect density and resolution time to measure effectiveness. Continuous improvement is key; regularly review and refine QA processes to enhance product quality. A robust QA process safeguards against defects and ensures deliverables align with your company's standards.

This is an issue for most client/partner relationships and subsequent contracts as the contracts do not provide incentive for the partner to innovate without extra compensation.

Be clear and direct with well-formed roles and responsibilities with well set expectations all included in the contracts. If it is not mentioned in the contract, it's not a deliverable. Contracts are not negative; they are valuable to be clear and know where you're going.

O outsourcing de TI é um processo contínuo que requer adaptação constante. Após cada projeto, é vital revisar os resultados, coletar feedback e ajustar estratégias para futuras parcerias. Essa abordagem iterativa não só melhora a relação com o parceiro, mas também garante que os padrões da empresa sejam mantidos ou superados consistentemente.