Como você pode construir relacionamentos para garantir o sucesso do evento com prazos apertados?

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A produção de eventos é um campo dinâmico e de ritmo acelerado que requer excelentes habilidades de comunicação, coordenação e colaboração. Se você está planejando um pequeno workshop, uma grande conferência ou uma cúpula virtual, você precisa construir relacionamentos fortes com suas partes interessadas, fornecedores e participantes para garantir que seu evento funcione sem problemas e atenda aos seus objetivos. Mas como você pode fazer isso quando está trabalhando com prazos apertados, recursos limitados e mudanças de expectativas? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a navegar pelos desafios da produção de eventos e criar impressões positivas e duradouras com seus parceiros.

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1 Conheça seus objetivos e prioridades

Antes de começar a entrar em contato com potenciais palestrantes, patrocinadores, locais ou fornecedores de restaurantes, você precisa ter uma visão clara do que deseja alcançar com seu evento e quais são os aspectos mais importantes dele. Defina suas metas SMART (específico, mensurável, realizável, relevante e limitado no tempo) e comunique-os à sua equipe e às partes interessadas. Isso ajudará você a alinhar suas expectativas, evitar confusões e se concentrar nas tarefas mais importantes. Você também pode usar suas metas como ponto de referência ao negociar contratos, tomar decisões ou resolver conflitos.

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Phelyx Hopkins
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Oh, I do love to discover high-level professionals! Those folks become working relationships that I nurture because a reliable team and network frees up so much time and brain space! Authentically maintain that list of resources. Learn birthdays, anniversaries, and family member's names. Learn and get to know their talents and strengths as individuals and discover their network and resources. Reach out with some frequency just to learn if they need anything. Maintain a Trello Card (or an equivalent) on these superheroes and set reminders to check-in. The bottom line is if you mindfully craft a trustworthy network of capable folks who will follow you anywhere, you will never encounter a potential crisis that cannot be solved with one call.

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Elena Alejandro

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Normally after investing time working and selecting reliable suppliers, there are some with a proven track record of reliability and efficiency, particularly in meeting tight deadlines. The communication with them has to be very clear and specific. Deadlines, expectations any specific needs have to be provided. Is very important to keep a record from precedent events, remind them what worked well and indicate areas to be improved. Show appreciation, working with reliable people is a treasure, it saves you lots of headache!

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2 Faça sua pesquisa e seja flexível

Uma das principais habilidades da produção de eventos é a negociação e a contratação. Você precisa encontrar as melhores ofertas e condições para o seu evento, respeitando seu orçamento, cronograma e padrões de qualidade. Para isso, é preciso fazer a lição de casa e pesquisar o mercado, os fornecedores e os concorrentes. Descubra quais são as tarifas médias, a disponibilidade e a reputação dos fornecedores em que você está interessado. Compare diferentes opções e procure alternativas. Esteja preparado para negociar e se comprometer, mas também para se afastar se a oferta não for satisfatória. E tenha sempre um plano de contingência caso algo dê errado.

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3 Construa confiança e relacionamento

Outra habilidade essencial da produção de eventos é a gestão de relacionamentos. Você precisa estabelecer e manter relacionamentos positivos e profissionais com suas partes interessadas, fornecedores e participantes. Isso significa ser respeitoso, cortês e honesto em suas interações. Ouça suas necessidades, preocupações e feedbacks e responda pronta e eficazmente. Mostrar apreço e reconhecimento por suas contribuições e apoio. Acompanhe e cumpra seus compromissos e promessas. E não se esqueça de se divertir e mostrar sua personalidade ao longo do caminho. As pessoas são mais propensas a trabalhar com você e para você se gostarem de você e confiarem em você.

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Austin James

International Event Producer | Experience Architect | Mental Health Advocate | Artist
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The most powerful tool at any live event professional's disposal is rapport building. It truly does not matter how many documents you've created, how many hours you've spent planning, or what resources you have at the ready if you haven't already built solid working relationships with all of your partners. Something will go wrong, and when it does you have to respond quickly. Often times, the solution requires the support or expertise of someone else, and you'll find that it's far more difficult to gain their favor in a moment of rapid-response if you haven't already laid the groundwork of trust. Treat EVERYONE well. Not only is it the kind and professional thing to do, you also have no idea who's support you may need later down the line.

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Andi Moravec

Operations Manager, Bound Media Group | Social Media Manager | Brand Manager | Project Manager
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Relationship development in the events world is key. Giving a sense of ownership to the success of an event to those participating can help your attendance numbers and the overall operations leading up to the event. Participants are more likely to share the event details and meet their deadlines when they feel they are a part of something big.

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4 Comunique-se de forma clara e frequente

A comunicação é a espinha dorsal da produção de eventos. Você precisa comunicar suas metas, planos, expectativas e progresso para sua equipe e seus parceiros. Você também precisa comunicar sua proposta de valor, benefícios e instruções aos participantes. E você precisa fazer isso de forma clara, concisa e consistente. Use vários canais e formatos para alcançar seu público, como e-mails, chamadas, boletins informativos, mídias sociais, sites ou aplicativos. Use linguagem simples e direta e evite jargões e ambiguidades. Forneça informações e atualizações relevantes e oportunas e evite sobrecarga ou repetição de informações. E sempre convide feedbacks e perguntas para garantir a compreensão e o engajamento.

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5 Avaliar e melhorar

A última dica para construir relacionamentos para garantir o sucesso do evento com prazos apertados é avaliar e melhorar seu desempenho e seus resultados. Depois que o evento terminar, não passe apenas para o próximo. Reserve um tempo para refletir sobre o que deu certo e o que não deu certo e o que você pode fazer melhor da próxima vez. Colete e analise dados e feedback de sua equipe, partes interessadas, fornecedores e participantes. Identifique seus pontos fortes e fracos, suas oportunidades e ameaças, e suas melhores práticas e lições aprendidas. Compartilhe seus resultados e insights com seus parceiros e agradeça por sua colaboração. E use suas descobertas e recomendações para melhorar seus processos, sistemas e habilidades para seus eventos futuros.

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1 Conheça seus objetivos e prioridades

2 Faça sua pesquisa e seja flexível

3 Construa confiança e relacionamento

4 Comunique-se de forma clara e frequente

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