Como você pode gerenciar efetivamente cancelamentos ou adiamentos de eventos?

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Cancelamentos ou adiamentos de eventos podem ser estressantes e dispendiosos para organizadores de conferências, palestrantes, patrocinadores e participantes. Seja devido a uma pandemia, um desastre natural, uma ameaça à segurança ou qualquer outra circunstância imprevista, você precisa ter um plano para lidar com a situação de forma eficaz e minimizar o impacto negativo. Neste artigo, vamos compartilhar algumas dicas de como gerenciar cancelamentos ou adiamentos de eventos com profissionalismo, transparência e empatia.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 6 contribuições. Saiba mais

Versha Kaushik

Executive Assistant to SVP & Chief Strategy Officer at Invest India, Ministry of Commerce and Industry GOI

1 Avalie a situação

O primeiro passo é avaliar a situação e determinar o melhor curso de ação para o seu evento. Você precisa considerar a gravidade e a duração da interrupção, a segurança e o bem-estar de suas partes interessadas, as implicações contratuais e financeiras e as opções alternativas disponíveis. Dependendo do cenário, você pode decidir cancelar, adiar, realocar ou pivotar para um formato virtual ou híbrido. Você também deve consultar seus consultores jurídicos e de seguros para entender seus direitos e obrigações.

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Shandria Smith, IAPOC

Event Planning and Emergency Management Professional, Bridging Expertise in Emergency Management and Event Coordination for Corporate, Sport and Special Events
(editado)
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In the case of event cancellation or postponement; having a contingency plan in place is paramount. Be transparent with stakeholders by providing prompt communication through various channels to distribute accurate information and address concerns. Identify avenues to minimize negative impact on your reputation.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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El aplazamiento de un evento requiere tanto trabajo y rigor como su organización inicial. Seria importante hacer lo siguiente:Informar a los proveedores Comunicar las causas del aplazamiento Informar de las condiciones de celebración del evento aplazado Tranquilizar sobre la validez de las entradas compradas antes del aplazamiento Utilizar un modelo de e-mail como base

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2 Comunique-se de forma clara e rápida

O segundo passo é comunicar de forma clara e rápida com as partes interessadas sobre a sua decisão e as razões por trás dela. Você precisa informar seus palestrantes, patrocinadores, participantes, local, fornecedores e parceiros de mídia o mais rápido possível e fornecer-lhes os detalhes e instruções relevantes. Você também deve atualizar seu site, mídias sociais e canais de marketing com as informações e perguntas frequentes mais recentes. Seja honesto, respeitoso e compassivo em suas mensagens e evite fazer promessas ou garantias que você não pode cumprir.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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Se debe ser muy claro y preciso con las partes interesadas, y de esta forma no se daña la relación con cada uno de ellos.Se debe actuar oportunamente, pero con mucha responsabilidad de lo que se va a informar.

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3 Ofereça flexibilidade e valor

O terceiro passo é oferecer flexibilidade e valor às partes interessadas para manter sua confiança e lealdade. Você precisa fornecer a eles opções e incentivos que atendam às suas necessidades e preferências. Por exemplo, você pode oferecer reembolsos, créditos, transferências ou descontos para eventos futuros, ou pode oferecer benefícios adicionais, como acesso a conteúdo exclusivo, oportunidades de networking ou sessões de treinamento. Você também deve reconhecer e apreciar seu apoio e feedback e convidá-los a participar de seus planos futuros.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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Todo lo que se ofrezca debe ser con mucha responsabilidad, sin promesas falsas, ante todo la verdad, como se dice popularmente, hay que poner la cara y enfrentar la situación de la mejor forma.

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4 Revise e aprenda

O quarto passo é revisar e aprender com sua experiência e melhorar suas habilidades de gerenciamento de eventos. Você precisa avaliar a eficácia e a eficiência do seu processo de cancelamento ou adiamento e identificar os pontos fortes e fracos de sua equipe, sistemas e procedimentos. Você também deve coletar e analisar os dados e o feedback de suas partes interessadas e medir o impacto de sua decisão em sua reputação, receita e relacionamentos. Você também deve documentar e compartilhar suas melhores práticas e lições aprendidas e atualizar seus planos de gerenciamento de risco e contingência.

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5 Prepare-se para o futuro

O quinto passo é preparar-se para o futuro e adaptar-se ao ambiente em mudança e às expectativas dos seus stakeholders. Você precisa monitorar as tendências e desenvolvimentos em sua indústria e mercado e antecipar os desafios e oportunidades à frente. Você também deve explorar e adotar novas tecnologias, formatos e estratégias que podem melhorar a entrega do seu evento e a proposta de valor. Você também deve se comunicar e colaborar com suas partes interessadas e parceiros e construir uma comunidade de eventos resiliente e ágil.

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Jhon Jairo Valencia Restrepo

✨️/CONFERENCISTA /✨️ |Guía Espiritual|Coach de Vida|Coach de parejas| Coach para el duelo|Speaker|
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Siempre se debe estar aprendiendo, es la mejor forma de responder siempre.....estar capacitado es fundamental...Hay que estar pendiente de la competencia para aprender de lo bueno.

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6 Gerencie cancelamentos ou adiamentos de eventos de forma eficaz

Cancelamentos ou adiamentos de eventos são inevitáveis e imprevisíveis, mas não precisam ser desastrosos. Seguindo essas dicas, você pode gerenciá-las de forma eficaz e transformá-las em oportunidades de crescimento e inovação. Você também pode demonstrar seu profissionalismo, transparência e empatia e fortalecer seus relacionamentos com seus stakeholders e parceiros. Lembre-se, toda crise também é uma chance de aprender, melhorar e se preparar para o futuro.

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7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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Versha Kaushik

Executive Assistant to SVP & Chief Strategy Officer at Invest India, Ministry of Commerce and Industry GOI
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Effectively managing event cancellations or postponements is crucial for maintaining a positive reputation and minimizing negative impacts on attendees, sponsors, and stakeholders. The most important key here is transparent and honest communication: 1. Utilize Multiple Communication Channels: Use a variety of communication channels like email, social media, event website, to ensure that information reaches all stakeholders. 3. Provide Clear Instructions:Offer clear instructions on what attendees need to do next, like canceling hotel reservations, obtaining refunds, or reconfirming attendance for the rescheduled event. 3. Refund Policies: If applicable, explain how attendees can request refunds and provide contact information for support.

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1 Avalie a situação

2 Comunique-se de forma clara e rápida

3 Ofereça flexibilidade e valor

4 Revise e aprenda

5 Prepare-se para o futuro

6 Gerencie cancelamentos ou adiamentos de eventos de forma eficaz

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