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Como você pode garantir a segurança de seus documentos de vendas?

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Os documentos de vendas são ativos vitais para qualquer profissional de vendas. Eles contêm informações valiosas, insights e propostas que podem ajudá-lo a fechar negócios e construir relacionamentos com seus clientes potenciais e clientes. No entanto, os documentos de vendas também representam um risco de segurança se caírem em mãos erradas, se perderem ou forem adulterados. Como você pode garantir a segurança de seus documentos de vendas e proteger sua reputação, dados e receita? Aqui estão algumas dicas a seguir.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 4 contribuições. Saiba mais

Luke Denney

Cybersecurity Analyst at Guardsight, inc.

1 Use uma plataforma segura

Uma das melhores maneiras de garantir a segurança de seus documentos de vendas é usar uma plataforma segura que permite criar, armazenar, compartilhar e rastrear seus documentos on-line. Uma plataforma segura deve ter recursos como criptografia, proteção por senha, controle de acesso, logs de auditoria e backup e recuperação. Esses recursos podem ajudá-lo a evitar acesso não autorizado, detectar e prevenir fraudes e recuperar seus documentos em caso de desastre. Uma plataforma segura também pode ajudá-lo a agilizar seu processo de vendas e melhorar sua eficiência e produtividade.

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Luke Denney

Cybersecurity Analyst at Guardsight, inc.
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Sending documents securely is a concern of nearly all enterprises, but thankfully there are many tools to help make this critical task simple. Encrypted email is of course a tried and true practice, but many platforms allow for the sharing of secure and password protected links with expiration settings to limit exposure. If it has sensitive information, always think of whats the best way to share it. You probably have more tools available than you think!

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Gostei
Frank Wallace

Client Delivery Manager
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Using a secure platform is crucial for safeguarding sensitive data against unauthorized access, breaches, and cyber threats. It ensures that your information is stored, processed, and transmitted securely, leveraging encryption, strong access controls, and regular security updates. A secure platform not only protects against data loss and theft but also builds trust with clients and partners by demonstrating a commitment to privacy and security. Additionally, it helps comply with regulatory requirements, reducing legal risks and potential fines. In the digital age, the security of your platform is foundational to the integrity and resilience of your operations.

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Gostei

2 Definir permissões e políticas

Outra maneira de garantir a segurança de seus documentos de vendas é definir permissões e políticas para quem pode exibir, editar, baixar e compartilhar seus documentos. Você pode usar diferentes níveis de permissões e políticas, dependendo da sensibilidade e da finalidade de seus documentos. Por exemplo, você pode restringir o acesso a documentos internos apenas aos membros da equipe ou pode conceder acesso a documentos externos apenas a clientes potenciais ou clientes específicos. Você também pode definir datas de validade, marcas d'água ou assinaturas digitais para seus documentos para evitar uso indevido ou vazamento.

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Frank Wallace

Client Delivery Manager
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Setting permissions and policies is vital for data security, limiting access to sensitive information to authorized users only, and guiding responsible data handling. This approach minimizes the risk of unauthorized access and leaks, ensuring compliance with legal standards. It also fosters a culture of accountability and trust, protecting the organization from potential breaches and reinforcing its security posture. Establishing clear permissions and policies is a proactive measure to safeguard data integrity.

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Gostei

3 Treine sua equipe

Uma terceira maneira de garantir a segurança de seus documentos de vendas é treinar sua equipe sobre como lidar com eles corretamente. Você pode fornecer à sua equipe diretrizes e práticas recomendadas sobre como criar, armazenar, compartilhar e rastrear seus documentos com segurança. Você também pode educar sua equipe sobre como evitar ameaças de segurança comuns, como phishing, malware ou engenharia social. Você também pode monitorar e avaliar o desempenho e a conformidade de sua equipe com suas políticas de segurança e fornecer feedback e suporte conforme necessário.

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Frank Wallace

Client Delivery Manager
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Training your team is essential for equipping them with the knowledge and skills needed to perform their roles effectively. It ensures that employees are aware of the latest industry standards, technologies, and practices, thereby enhancing productivity and innovation. Training also plays a critical role in risk management, as informed employees are less likely to make mistakes that could lead to security breaches or compliance issues. Additionally, investing in employee development can improve job satisfaction and retention, as it demonstrates the organization's commitment to their growth and success. Ultimately, a well-trained team is a foundational element of a thriving, resilient, and secure organization.

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Gostei

4 Atualize seus documentos

Uma quarta maneira de garantir a segurança de seus documentos de vendas é atualizá-los regularmente. Atualizar seus documentos pode ajudá-lo a mantê-los precisos, relevantes e consistentes. Ele também pode ajudá-lo a evitar erros, confusão ou falhas de comunicação que podem comprometer sua segurança e credibilidade. Você pode usar uma plataforma segura que permite editar e sincronizar seus documentos em tempo real e notificar seus destinatários sobre quaisquer alterações. Você também pode arquivar ou excluir quaisquer documentos desatualizados ou obsoletos que não sejam mais necessários.

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5 Criptografe seus dispositivos

Uma quinta maneira de garantir a segurança de seus documentos de vendas é criptografar seus dispositivos que você usa para acessar, armazenar ou compartilhar seus documentos. A criptografia é um processo que embaralha seus dados e os torna ilegíveis sem uma chave ou senha. A criptografia pode ajudá-lo a proteger seus dados caso seu dispositivo seja perdido, roubado ou hackeado. Você pode criptografar seus dispositivos, como laptops, smartphones, tablets ou unidades USB, usando software ou hardware interno ou de terceiros. Você também pode usar uma VPN ou um firewall para proteger sua conexão de rede.

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6 Seja cauteloso e vigilante

Uma sexta maneira de garantir a segurança de seus documentos de vendas é ser cauteloso e vigilante ao lidar com seus documentos. Você pode seguir algumas práticas básicas de segurança, como bloquear seus dispositivos quando não estiverem em uso, usar senhas fortes e exclusivas, evitar Wi-Fi público ou não seguro e verificar a identidade e a credibilidade de seus destinatários antes de compartilhar seus documentos. Você também pode estar alerta e relatar qualquer atividade ou comportamento suspeito ou incomum que possa indicar uma violação de segurança ou uma ameaça potencial.

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1 Use uma plataforma segura

2 Definir permissões e políticas

3 Treine sua equipe

4 Atualize seus documentos

5 Criptografe seus dispositivos

6 Seja cauteloso e vigilante

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