Aprenda a reduzir seus custos com catering e oferecer comida deliciosa para o seu evento com essas seis dicas práticas.

Labor costs have and will continue to be a big portion of catering - specifically for off-site caterers. Choosing a menu that has limited to no cooking onsite, or that can be delivered hot & ready to serve would be best. If done right, 1 chef/driver can execute this job alongside a strong front of house service team.

Como economizar em catering de eventos sem sacrificar a qualidade?

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O catering é um dos aspectos mais importantes e caros de qualquer evento. Se você está organizando um casamento, uma conferência, uma arrecadação de fundos ou uma festa de aniversário, você quer fornecer aos seus convidados comida deliciosa e satisfatória sem quebrar o banco. No entanto, economizar na restauração não significa comprometer a qualidade, o sabor ou a apresentação. Neste artigo, você vai aprender algumas dicas práticas de como reduzir seus custos de catering sem sacrificar o sucesso do seu evento.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 11 contribuições. Saiba mais

1 Escolha um menu flexível

Uma das maneiras mais fáceis de economizar no catering é escolher um menu que possa acomodar diferentes preferências alimentares, estações e disponibilidade de ingredientes. Por exemplo, você pode optar por um serviço estilo buffet que oferece uma variedade de pratos, como saladas, massas, carnes e opções vegetarianas, em vez de uma refeição banhada que requer mais preparação e equipe. Você também pode selecionar pratos que usam produtos sazonais e locais, que geralmente são mais baratos e frescos do que itens importados ou fora de época. Além disso, você pode pedir ao seu bufê para ajustar as porções e quantidades da comida de acordo com o número e tipo de convidados que você espera, para que você possa evitar o desperdício ou excesso de pedidos de comida.

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Anthony Smith

Director, Catering & Events at Bruce’s Catering & Events | Corporate Catering | Special Events | TV & Film Production Catering
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Labor costs have and will continue to be a big portion of catering - specifically for off-site caterers. Choosing a menu that has limited to no cooking onsite, or that can be delivered hot & ready to serve would be best. If done right, 1 chef/driver can execute this job alongside a strong front of house service team.

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Gostei
Onur E.

Award-Winning Ast. F&B Manager | WSET2, Hospitality, Guest Experience, Operations | Cultural Ambassador | Ig : @vinonexus
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Choosing an event menu is an art that balances culinary excellence with fiscal mindfulness. Opt for dishes that captivate taste buds and fit the budget. Customize with seasonal, premium ingredients for freshness and sustainability. Craft a narrative, each dish contributing to a memorable gastronomic journey. Prioritize guest satisfaction by aligning the menu with preferences. This process not only showcases culinary artistry but also a commitment to quality and sustainability. It transforms the menu into a reflection of sophistication, promising an event that's memorable and cost-effective.

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Gostei
Elisa Wolfe-Donato

former Deputy Attorney General IV @ California Department of Justice; Screenwriter; Litigator; Editor; Social Media Strategist
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1. I disagree with part of this section. Generally, an attempt to "accommodate different dietary preferences" does not lead to cost savings. 2. However, on the topic of flexibility, describe your vision to the caterer, and let him suggest less expensive ways to create the same mood/ feeling/ impact. Example: if you are aiming for "Coney Island," your caterer may recommend fried Oreos over funnel cakes, or pizza "bites" over slices, or Italian ices over frozen custard.

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2 Negocie com seu caterer

Outra forma de economizar na alimentação é negociar com o seu bufê e ver se ele pode te oferecer algum desconto, pacote ou incentivo. Por exemplo, você pode perguntar ao seu restaurante se eles podem baixar o preço por pessoa se você garantir um número mínimo de convidados, ou se eles podem incluir alguns extras, como bebidas, sobremesas ou equipamentos, gratuitamente ou a uma taxa reduzida. Você também pode comparar diferentes fornecedores e ver qual deles pode oferecer o melhor valor para o seu orçamento e necessidades. No entanto, tenha cuidado para não comprometer a qualidade ou o serviço, e sempre verifique as avaliações e referências dos fornecedores que você está considerando.

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Onur E.

Award-Winning Ast. F&B Manager | WSET2, Hospitality, Guest Experience, Operations | Cultural Ambassador | Ig : @vinonexus
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Negotiating with a caterer requires meticulous planning. Establish a realistic budget, request detailed quotes, and be flexible with dates for potential discounts. Clearly outline expectations, exploring customization options and discussing guest count flexibility. Negotiate menu and bar services, inquire about hidden costs, and consider bundling services for discounts. Discuss payment terms and ensure all agreements are documented in a detailed contract. Effective negotiation involves clear communication and collaboration, creating a mutually beneficial agreement for both parties.

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Gostei
Ronan Carella

Experienced Events Professional | Expert in Logistics & Operations | Specialising in International Congress Management
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Catering companies are usually open to negotiating as long as you are clear on your requirements. Their initial offer is generic and can be adapted to your specific requirements (range of options, staff required for servicing, and even portion sizes). They often keep a buffer to cope with last-minute requests and it is up to the organiser to decide (or not) to take the risk of removing this buffer (for example, if more people than expected show up or/and if they have specific dietary requirements to satisfy)

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3 Considere opções alternativas

Uma terceira maneira de economizar em catering é considerar opções alternativas que possam se adequar ao tema, estilo e propósito do seu evento. Por exemplo, você pode optar por um coquetel em vez de um jantar sentado, o que pode economizar dinheiro em comida, mesas, cadeiras e roupas de cama. Você também pode escolher um brunch ou um evento de almoço em vez de um jantar, o que pode reduzir o custo de comida e álcool. Alternativamente, você pode alugar um food truck, um forno de pizza ou uma estação de churrasco, que pode adicionar um pouco de diversão e charme ao seu evento e agradar aos gostos de seus convidados. Essas opções também podem permitir que você tenha mais controle sobre a quantidade e a qualidade dos alimentos que você serve.

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Ronan Carella

Experienced Events Professional | Expert in Logistics & Operations | Specialising in International Congress Management
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Nowadays, planetary diet is more and more common for international events. This can potentially reduce catering costs by lowering/removing meat-based products.

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Elisa Wolfe-Donato

former Deputy Attorney General IV @ California Department of Justice; Screenwriter; Litigator; Editor; Social Media Strategist
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For reducing the food cost, I like the "heavy hors d'oeuvres" cocktail reception. At many events, people really don't eat that much. You usually can get more bang for your buck with a variety of tiny "bites" than with a buffet. That said, alcoholic beverage costs could obliterate your savings unless you opt for a cash bar. One compromise: limit the alcohol selection, e.g., beer only, wine only.

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Max Braunleder

Klassensprecher 2003, TikTok Millionaire 👀, Leadership Creator, Fensterbank-Greenkeeper #TheBestIsYetToTAM 🚀
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Beim Catering an sich zahlt man ja meistens nicht so viel für das Essen, sondern eher für den Service. Wenn man sich Teile dieser Kosten sparen will, lohnt es sich manchmal, lokale Delikatessen-Läden oder kleinere Restaurants anzuschreiben, ein Menü zu erstellen und dann das Essen ggf nur liefern zu lassen oder sogar selbst abzuholen.

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4 Seja criativo com a apresentação

Uma quarta maneira de economizar no catering é ser criativo com a apresentação e decoração dos alimentos que você serve. Por exemplo, você pode usar pratos, guardanapos e talheres simples, mas elegantes, em vez de porcelanas, talheres e copos caros. Você também pode usar flores frescas, velas ou frutas como peças centrais, em vez de arranjos ou adereços caros. Além disso, você pode usar pratos e tigelas menores, o que pode tornar a comida mais abundante e apetitosa, e incentivar seus convidados a comer menos e evitar o desperdício. Além disso, você pode exibir a comida de forma atraente e acessível, como em uma mesa de buffet, um carrinho de sobremesas ou uma tábua de queijos, o que pode aumentar o apelo visual e a variedade da comida.

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Taylor Brione Ballard, MA, CNP, CWEP

Fundraising Pro & Event Planning Maven | Creating Unforgettable Experiences & Securing Impactful Support | Published Authoress
(editado)
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When it comes to saving on event catering without skimping on quality, get creative with how you plate the dishes. It's like turning your food into art! Imagine vibrant colors, thoughtful arrangements, and attention to detail making even the simplest meals look gourmet. This not only grabs people's attention but also makes the whole dining experience feel like a fancy affair. You're not just serving food; you're presenting a culinary masterpiece. And the best part? It allows you to focus on a few standout menu items without blowing your budget on a sprawling menu. It's all about making every bite count and leaving your guests impressed.

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5 Peça ajuda à sua rede

Uma quinta maneira de economizar em catering é pedir ajuda à sua rede de amigos, familiares ou colegas, que podem ter algumas habilidades ou recursos que podem beneficiar seu evento. Por exemplo, você pode pedir a alguém que é bom em assar para fazer um bolo ou cupcakes para o seu evento, em vez de pedir em uma padaria. Você também pode pedir a alguém que tenha uma associação ou uma conexão com um clube de atacado ou um restaurante para comprar ou pedir comida a granel para você, em vez de pagar preços de varejo. Alternativamente, você pode pedir a alguém que tenha uma cozinha grande ou bem equipada para deixá-lo usá-lo para preparar ou armazenar alimentos, em vez de alugar um local ou um serviço de catering. No entanto, certifique-se de mostrar seu apreço e gratidão às pessoas que o ajudam e oferecer-lhes alguma compensação ou reconhecimento por seus esforços.

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6 Planeje com antecedência e cumpra seu orçamento

Uma sexta maneira de economizar na alimentação é se planejar com antecedência e manter seu orçamento, o que pode ajudá-lo a evitar gastos desnecessários e estresse. Por exemplo, você pode começar a pesquisar e reservar seu restaurante o mais cedo possível, o que pode lhe dar mais tempo para comparar preços, negociar ofertas e garantir a disponibilidade. Você também pode definir um orçamento realista e claro para o seu catering, o que pode ajudá-lo a priorizar suas necessidades e desejos, e evitar gastos excessivos ou subestimar seus custos. Além disso, você pode acompanhar e monitorar suas despesas de alimentação, o que pode ajudá-lo a ajustar seus planos e fazer alterações, se necessário. Ao planejar com antecedência e manter seu orçamento, você pode garantir que tenha dinheiro e recursos suficientes para cobrir suas necessidades de catering e entregar um evento de sucesso.

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7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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Ronan Carella

Experienced Events Professional | Expert in Logistics & Operations | Specialising in International Congress Management
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You can also consider if alternative food options are available in the area. For instance, if there is a food court in the same building as your event, it is perfectly acceptable not to provide food at your event without running the risk of losing delegates. However, if there is no other options, then providing food is the only way to (hopefully) keep them inside the venue.

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Natalie (Nat) Breitschmid

CCXP | Consulting | Design Thinking | Transformation & Change | Project Management
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I usually consider well an anticipated no-show rate and dare to order less food than participants. If needed, I improvise with additional food for staff members. This also helps to prevent food waste and ensures a well-invested budget.

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2 Negocie com seu caterer

3 Considere opções alternativas

4 Seja criativo com a apresentação

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