Quais são os desafios e armadilhas comuns da comunicação com as partes interessadas e como superá-los?

1 Identifique seus stakeholders

O primeiro passo para melhorar a comunicação com as partes interessadas é identificar quem são as partes interessadas e quais são suas necessidades, interesses e preferências. As partes interessadas são quaisquer indivíduos ou grupos que tenham uma participação em seu projeto ou serviço, como seus clientes, seus clientes, seus funcionários, seus fornecedores, seus concorrentes ou seus reguladores. Você precisa entender quem eles são, o que esperam de você, como se comunicam e como influenciam seu trabalho. Você pode usar ferramentas como mapas de stakeholders, pesquisas, entrevistas ou workshops para reunir essas informações e criar um perfil de stakeholders para cada grupo ou pessoa.

2 Planeje sua comunicação

Depois de identificar suas partes interessadas, você precisa planejar como se comunicará com elas ao longo do projeto ou da prestação de serviços. O planejamento da comunicação envolve a definição do propósito, frequência, modo e conteúdo de sua comunicação, bem como os papéis e responsabilidades de cada parte. Você deve alinhar seu plano de comunicação com seus objetivos de projeto ou serviço, escopo, orçamento e cronograma e garantir que ele seja claro, consistente e transparente. Você também deve considerar os riscos e contingências que podem afetar sua comunicação e como você irá mitigá-los. Um plano de comunicação pode ajudá-lo a evitar mal-entendidos, confusão e atrasos em seu trabalho.

4 Monitore e avalie sua comunicação

A etapa final para melhorar a comunicação com as partes interessadas é monitorar e avaliar o desempenho e os resultados da comunicação. Monitorar e avaliar sua comunicação pode ajudá-lo a medir sua eficácia, identificar seus pontos fortes e fracos e fazer ajustes conforme necessário. Você pode usar vários métodos e ferramentas para monitorar e avaliar sua comunicação, como formulários de feedback, pesquisas, entrevistas, grupos de foco, observação ou análise. Você também deve solicitar e incorporar feedback de suas partes interessadas regularmente e abordar quaisquer questões ou preocupações prontamente. Ao monitorar e avaliar sua comunicação, você pode garantir que está atendendo às necessidades e expectativas de seus stakeholders e alcançando suas metas de projeto ou serviço.