Quais são as maneiras mais eficazes de estruturar seus relatórios e memorandos?

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Como administrador do escritório, talvez seja necessário escrever relatórios e memorandos para vários fins, como informar, persuadir ou solicitar. A forma como você estrutura seus documentos pode fazer uma grande diferença na forma clara e eficaz como você comunica sua mensagem. Aqui estão algumas dicas de como organizar seus relatórios e memorandos de forma profissional e lógica.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 3 contribuições. Saiba mais

Khushboo Katare

Admin Executive || Streamlining Operations and Crafting Words that Inspire || Freelance content writer

1 Conheça seu público e propósito

Antes de começar a escrever, você precisa identificar quem lerá seu relatório ou memorando e o que você deseja alcançar. Isso ajudará você a adaptar seu tom, estilo e conteúdo para atender ao seu público e propósito. Por exemplo, se você estiver escrevendo um relatório para a gerência sênior, convém usar uma linguagem formal e concisa, destacar os principais pontos e recomendações e fornecer evidências e análises para apoiar suas reivindicações. Se você estiver escrevendo um memorando para seus colegas, convém usar um tom mais casual e amigável, concentrar-se nos itens de ação e prazos e incluir alguns toques pessoais para criar relacionamento.

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Muhammad Umair Nasir

وَلَسَوْفَ يُعْطِيكَ رَبُّكَ فَتَرْضَىٰ
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Written communication is vastly different from verbal communication, especially in a business environment.Tone and language are tricky things to deal with when it comes to written communication. When you talk to someone, the person's body language, tone of voice, intonations, eye contact, pitch, and general demeanor give you essential clues about what the other person is feeling.

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2 Use um formato claro e consistente

Um bom relatório ou memorando deve ter um formato claro e consistente que facilite a leitura e o acompanhamento. Dependendo do tamanho e da complexidade do documento, convém usar títulos, subtítulos, marcadores, tabelas, gráficos ou outros recursos visuais para organizar suas informações e realçar os pontos-chave. Você também deve usar uma fonte, tamanho e espaçamento padrão e seguir as convenções de sua organização ou setor para formatação e referência. Um formato claro e consistente ajudará seus leitores a digitalizar, entender e lembrar sua mensagem.

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3 Comece com uma introdução

A introdução é a primeira parte do seu relatório ou memorando que seus leitores verão, então você precisa causar uma boa impressão e capturar a atenção deles. A introdução deve apresentar brevemente o tópico, o plano de fundo, a finalidade e o escopo do documento. Deve também fornecer uma visão geral dos principais pontos e da estrutura do documento. A introdução deve ser clara, concisa e envolvente, e deve definir o tom e as expectativas para o resto do documento.

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Khushboo Katare

Admin Executive || Streamlining Operations and Crafting Words that Inspire || Freelance content writer
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To maximize the impact of your reports and memos, follow a clear and concise structure. Begin with a compelling introduction that summarizes key points, provides context, and sets the stage for the rest of the document. This should be followed by a clear and logical flow of information, with headings and subheadings to guide the reader. Use data and analysis to support your arguments, and conclude with a strong call to action or summary of recommendations. Remember to proofread carefully for accuracy and clarity.

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4 Desenvolva seus parágrafos corporais

Os parágrafos do corpo são a parte principal do seu relatório ou memorando onde você apresenta e discute suas informações, argumentos ou recomendações. Cada parágrafo do corpo deve ter uma frase de tópico clara que introduza a ideia principal do parágrafo, seguida de frases de apoio que forneçam detalhes, exemplos, evidências ou análises. Você também deve usar transições e conectores para vincular seus parágrafos e mostrar as relações entre suas ideias. Os parágrafos do corpo devem ser coerentes, relevantes e persuasivos, e devem apoiar seu propósito geral e mensagem.

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5 Termine com uma conclusão

A conclusão é a última parte do seu relatório ou memorando que seus leitores verão, então você precisa deixar uma impressão duradoura e reforçar sua mensagem. A conclusão deve resumir os principais pontos e conclusões do seu documento, reafirmar seu propósito e recomendações e fornecer uma chamada para ação ou uma sugestão para outras etapas. A conclusão deve ser breve, clara e impactante, e não deve introduzir novas informações ou perguntas.

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6 Revisar e editar seu documento

Antes de enviar ou enviar seu relatório ou memorando, você precisa revisar e editar seu documento para garantir que ele seja preciso, claro e livre de erros. Você deve verificar se há erros de ortografia, gramática, pontuação e formatação no documento, bem como se há clareza, coerência e consistência. Você também deve pedir a outra pessoa para revisar seu documento e fornecer feedback, ou usar uma ferramenta como Grammarly ou Hemingway para ajudá-lo a melhorar sua escrita. Revisar e editar seu documento ajudará você a aprimorar sua apresentação e aumentar sua credibilidade.

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Khushboo Katare

Admin Executive || Streamlining Operations and Crafting Words that Inspire || Freelance content writer
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To maximize the impact of your reports and memos, follow these effective structuring tips: (1) Clearly define your purpose and audience, (2) Use a logical and concise layout, (3) Incorporate relevant data and analysis, (4) Use headings and subheadings to guide the reader, (5) Summarize key points at the end, and (6) Proofread and edit for clarity, consistency, and accuracy. Remember, a well-organized document is essential for effective communication and decision-making.

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1 Conheça seu público e propósito

2 Use um formato claro e consistente

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4 Desenvolva seus parágrafos corporais

5 Termine com uma conclusão

6 Revisar e editar seu documento

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2 Use um formato claro e consistente

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