Publicação de Acervo Organização e Guarda de Documentos

Aprimore suas Habilidades com Nossos Cursos de Gestão Documental No cenário empresarial atual, a gestão eficiente de documentos é essencial para garantir a organização, segurança e acessibilidade das informações. A ACERVO, com 31 anos de experiência em gestão de documentos, oferece cursos especializados para capacitar colaboradores e transformar a forma como sua empresa lida com dados e arquivos. Por Que Investir em Capacitação em Gestão Documental? Os cursos em Gestão Documental não são apenas uma adição valiosa ao currículo dos colaboradores, mas também uma ferramenta estratégica para a empresa. Através da capacitação, seus colaboradores serão capazes de: __Otimizar Processos: Aprenda técnicas para organizar e catalogar documentos de forma eficiente, reduzindo o tempo gasto na busca de informações. __Garantir Conformidade Legal: Compreenda as normas e regulamentos que regem a gestão de documentos e evite penalidades por não conformidade. __Melhorar a Segurança da Informação: Conheça as melhores práticas para a proteção e destruição segura de documentos, protegendo informações sensíveis e confidenciais. Nossos Cursos Oferecemos uma variedade de cursos para atender diferentes níveis de conhecimento e necessidades empresariais: ·        Organização e digitalização de documentos; ·        Prazo de guarda de documentos: o que guardar? O que eliminar? ·        Como implantar Centro de Documentação em empresa privada; ·        Gestão de Documentos; ·        Palestra: Aplicando os 5s em casa, na empresa e no escritório. Benefícios para a Empresa Investir na capacitação dos colaboradores traz uma série de benefícios para a empresa: Aumento da Produtividade: Processos otimizados resultam em menor tempo gasto em tarefas administrativas e maior foco em atividades estratégicas. Redução de Custos: Uma gestão eficiente de documentos pode reduzir significativamente os custos operacionais associados ao armazenamento e busca de informações. Segurança Reforçada: A proteção de informações sensíveis é crucial para qualquer empresa, e a capacitação adequada garante que os colaboradores estejam preparados para lidar com esses desafios. Cursos na empresa, solicite uma proposta Não perca a oportunidade de transformar a gestão documental da sua empresa. Solicite uma proposta para realização de nossos cursos e capacite sua equipe para alcançar a excelência na organização e segurança das informações. Sobre Nós Com 31 anos de experiência no mercado, nossa empresa é líder em gestão de documentos. Oferecemos serviços de organização, digitalização, guarda e destruição segura de documentos, sempre com foco na excelência e inovação. Nossa missão é transformar a forma como as empresas lidam com informações, garantindo segurança, eficiência e conformidade. Invista no futuro da sua empresa com nossos cursos de Gestão Documental e veja a diferença que a capacitação pode fazer! Mais informações www.acervo.com.br ou 11 98325-2507

A gestão de documentos e arquivos abrange um conjunto de processos que envolve a organização, armazenamento, classificação, preservação e recuperação de documentos, tanto físicos quanto digitais. O objetivo é assegurar que as informações estejam sempre acessíveis para consulta de maneira eficiente e imediata. A gestão de documentos é fundamental, pois pode: - Aumentar a produtividade da equipe; - Reduzir erros; - Diminuir custos; - Otimizar a distribuição de documentos; - Melhorar os serviços oferecidos pela empresa. Uma gestão inadequada de documentos pode afetar negativamente a eficiência, a produtividade, a segurança e a conformidade legal da organização. 💡Dica: A Escola Nacional de Administração Pública (Enap) é uma instituição federal brasileira focada na formação em Administração Pública, oferecendo cursos a distância, incluindo os cursos gratuito com certificados válidos: Gestão Documental (https://lnkd.in/dyPPNwqu) e Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão Documental (https://lnkd.in/d7Zc-nwp)

🙋🏾♀️ Olá, galera GDI! Segundou, e vamos falar um pouco sobre como medir o sucesso dos projetos de gestão Documental. Imagine que você trabalha em uma empresa que recebe muitos documentos e você implementou um novo sistema de gestão documental. Antes do projeto, levava 15 minutos para encontrar um documento específico. Depois do projeto, esse tempo caiu para 3 minutos. Além disso, a taxa de documentos perdidos caiu de 10% para quase zero. Esses dados mostram claramente que o projeto foi um sucesso! Vamos ver como fazer isso de maneira eficaz? Let's go! 🗃 1️⃣ É importante estabeler o que você quer alcançar. Assim como você quer um quarto arrumado, no projeto de gestão documental você pode querer: ✔ Reduzir o tempo de busca por documentos ✔Aumentar a precisão na classificação de documentos ✔Garantir a conformidade com as normas regulatórias 2️⃣ Utilize de KPIs. Eles são como os lembretes no seu celular que te ajudam a acompanhar suas tarefas. No caso dos documentos, alguns KPIs podem ser: ✔Tempo médio para encontrar um documento ✔Taxa de erro na classificação de documentos ✔Percentual de documentos digitalizados. 3️⃣ Assim como você tiraria uma foto do "antes e depois" do seu quarto, colete dados sobre a situação dos documentos antes de iniciar o projeto. Depois, colete os mesmos dados ao final do projeto para comparar e ver o progresso. 4️⃣ Acompanhe as análises dos KPIs, quanto as melhorias. Por exemplo, se antes você levava 10 minutos para encontrar um documento e agora leva apenas 2 minutos, é um grande avanço! Se a taxa de erro na classificação caiu de 15% para 2%, você também está no caminho certo. 5️⃣ Assim como você perguntaria aos seus amigos se eles acharam seu quarto bem arrumado, peça feedback dos colegas de trabalho. Eles podem dar insights valiosos sobre a praticidade do novo sistema de gestão documental. 6️⃣ Se alguma coisa não estiver funcionando como esperado, ajuste. Gestão documental é um processo contínuo, e sempre há espaço para melhorias. Medir o sucesso de um projeto de gestão documental é essencial para garantir que os objetivos foram alcançados e que o processo está mais eficiente. Defina objetivos claros, escolha os KPIs certos, colete dados, use ferramentas de monitoramento, analise os resultados, receba feedback e ajuste continuamente. Pronto para medir e celebrar o sucesso dos seus projetos? 🚀 #GestãoDeDocumentos #KPI #Eficiência #Produtividade #SucessoNosProjetos #Documentos #DocumentControl #Projetos #planejamento #ECM #GED #arquivistica #GestãoDeProjetos

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Hoje vou dar um tópico sobre Gestão Documental. Se você é um profissional que precisa lidar com um grande volume de documentos, sabe como pode ser desafiador manter tudo organizado e acessível. É aí que entra a Gestão Documental. A Gestão Documental é o processo de criar, armazenar, organizar e gerenciar documentos de forma eficiente e eficaz. Isso inclui desde a criação de documentos até a destruição ou arquivamento adequado. Um sistema adequado de Gestão Documental pode trazer inúmeros benefícios para sua empresa, como redução de custos, aumento da produtividade, segurança de informações e facilidade de acesso aos documentos. Mas como implementar a Gestão Documental em sua empresa? Primeiramente, é necessário realizar um diagnóstico da situação atual dos seus documentos e identificar possíveis problemas. Em seguida, é preciso definir um plano de classificação e indexação dos documentos. Por fim, é fundamental escolher um sistema de armazenamento e gerenciamento de documentos que seja eficiente e seguro para a empresa. Após identificar as questões relacionadas aos documentos da empresa, é necessário estabelecer um plano de ação para resolvê-las.

Na Arquivar, nosso compromisso vai além da gestão de documentos! 💚 Nos dedicamos a oferecer não apenas soluções eficientes, mas uma experiência única. Desde o primeiro contato até o suporte contínuo, você pode confiar em nossa dedicação e profissionalismo. Conte conosco para construir um futuro mais organizado e seguro. #arquivar #eletrodocs #documentos #arquivodedocumentos #clientesatisfeito

O dia a dia empresarial pode ser um tanto caótico e gerenciar a documentação de um negócio fica complicado se você não conta com documentos automatizados que facilitam a organização administrativa da sua empresa. A boa notícia é que, com o auxílio do Favu, isso é possível! Descubra todas as vantagens de criar documentos automatizados com o Favu e acesse um passo a passo detalhado para realizar esse processo! Confira o artigo: https://lnkd.in/d2eg6z67 #Favu #DocumentosAutomatizados #CriarDocumentos

Gestão Documental na Administração Pública: Essencial para Transparência e Eficiência Na administração pública, a gestão documental é crucial para transparência, eficiência e conformidade legal. Dois instrumentos principais destacam-se nesse campo: o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos. Plano de Classificação: Organização Estruturada O Plano de Classificação cria uma estrutura hierárquica para organizar documentos, facilitando a recuperação de informações e promovendo uma gestão eficiente. Tabela de Temporalidade: Guia de Retenção A Tabela de Temporalidade define os prazos legais para retenção e destino final dos documentos, assegurando conformidade com regulamentações e otimizando o uso de espaço físico e digital. Adequação Institucional Ambos os instrumentos precisam ser personalizados conforme a estrutura, atividades e obrigações legais de cada instituição, garantindo alinhamento com suas necessidades específicas. Ciclo de Vida Documental O ciclo de vida documental abrange desde a criação até a eliminação segura dos documentos, sendo fundamental para uma gestão eficaz e legal. Desafios e Soluções Apesar dos desafios, como resistência à mudança, estratégias de conscientização, treinamento e uso de tecnologias podem transformar a gestão documental em uma ferramenta poderosa para a eficiência organizacional. Eliminação Segura A eliminação segura de documentos protege informações sensíveis e preserva a história documental, cumprindo normas e regulamentações. Conclusão Com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, as organizações podem simplificar seus arquivos, atender a obrigações legais e proteger a integridade das informações, investindo no presente e futuro da instituição. A íntegra deste post se encontra no link abaixo: https://lnkd.in/d4-93F3h #GestãoDeDocumentos #TemporalidadeDocumental #Arquivo

📢 O Papel da CPAD na Gestão Documental A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) é essencial para a gestão eficiente dos documentos em uma empresa. Vamos entender seu papel, como implantá-la e os benefícios que ela traz. 🔹 O que é a CPAD? A CPAD é um grupo de trabalho responsável por avaliar e classificar documentos. Seu objetivo é determinar quais documentos devem ser preservados, por quanto tempo e quais podem ser descartados. Isso ajuda a manter a organização e a eficiência na gestão documental. 🔹 Como Implantar a CPAD? Formação da Comissão: Escolha membros de diferentes áreas da empresa para garantir uma visão ampla e diversificada. Capacitação: Treine os membros sobre as normas e diretrizes de gestão documental, como as estabelecidas pelo Conarq. Definição de Critérios: Estabeleça critérios claros para a avaliação e classificação dos documentos, considerando aspectos legais e operacionais. O uso de Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação é fundamental! Política Arquivística: Crie uma política arquivística para a empresa, definindo responsabilidades e procedimentos. Implementação de Processos: Documente os processos para avaliação, classificação e descarte de documentos. Monitoramento e Revisão: Periodicamente, revise os critérios e processos para garantir que estejam atualizados e eficazes. 🔹 Benefícios para a Empresa Organização e Eficiência: Mantém os documentos organizados, facilitando o acesso e a recuperação de informações. Conformidade Legal: Assegura que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais de preservação documental. Segurança da Informação: Protege informações sensíveis, garantindo que apenas documentos relevantes sejam mantidos e acessados. Redução de Custos: Minimiza os custos associados ao armazenamento e à gestão de documentos físicos. A implantação da CPAD é crucial para a gestão documental eficiente e segura nas empresas. 🚀📂 #GestãoDocumental #CPAD #Eficiência #ConformidadeLegal #SegurançaDaInformação #ReduçãoDeCustos

Passo de extrema importância na implantação de Políticas Arquivísticas na gestão documental, principalmente em cenários de RDC.