À sombra do que vemos

Por acaso, você conhece alguma implantação de software, sistema, ERP, aplicativo, app, programa, enfim, acredito que já entendeu onde quero chegar, que durante todo o ciclo de desenvolvimento feito pelo fornecedor do próprio, não se tem ou não se recebe quaisquer informação de como está, de onde está, de alguma dificuldade, de alguma dúvida durante este período e que em algumas situações este período oculto chega a passar de meses?

Imaginei que sim, afinal, se tem algo que ainda permanece, mesmo em um serviço realizado de forma digital e que herdou de trabalhos manuais, é a total ausência de feedback ou de se saber como anda o trabalho, em que ponto está ou se parou ou se está sendo administrado, seja dentro do prazo(que hoje chega a ser exceção em alguns serviços) ou fora do prazo(que já virou regra em alguns serviços).

Será que em todos estes casos, está faltando serviço especializado ou como é mesmo que se diz:

Comunicação!

Entendo o quanto ainda se fala em falta de mão de obra especializada na área de tecnologia como um todo e acredito que sim, temos mão de obra insuficiente em relação a quantidade de projetos, inovações para profissionais mais experientes, que tenham maior precisão e concluindo os trabalho de uma forma mais eficaz. No entanto, vale aqui mencionar o quanto ainda temos que aprender a nos comunicar, seja nas horas difíceis e também naqueles momentos em que tudo aparenta correr muito bem.

Muitos projetos de software rodeiam o cancelamento a partir do momento em que iniciam, já fora do prazo estipulado e assim seguem de forma torta e empurrada, buscando se escorar nas beiradas da paciência do cliente e nas desculpas tiradas da cartola, da manga, do e-mail, do chat, do telefone e das ausências e adiamentos de reuniões de controle de prazos ou de status.

Boa parte dos problemas são ocultos ou estão sendo arrastados, sem aviso, sem documentação, sem informação e o pior, sem conhecimento de todos ou mesmo de uma das partes interessadas. O mais interessante, é que as suspeitas sempre existem, mas nem sempre são ouvidas ou se dá o devido valor e atenção ás mesmas.

Seria difícil elencar aqui, de forma rápida os motivos que geram tudo isso, mas vamos a alguns que são práticos e comuns:

1. Troca de equipe total ou parcial, durante o levantamento do projeto ou durante a execução do mesmo.
2. Escopo do projeto mensurado de forma superficial.
3. Ausência de entrevista com as pessoas que são chave, nas operações previstas.
4. Ausência de gerência de projeto.
5. Ausência de pai do projeto.
6. Ausência de acompanhamento, por parte de gestores envolvidos no projeto.
7. Liberdade total ao fornecedor para mapear, executar e entregar como e quando quiser, sem supervisão do cliente.
8. Equipe desqualificada para execução das tarefas do projeto.
9. Equipe sem exclusividade para o projeto.
10. Projeto sem qualquer marco temporal.

Sim, bem sucinto, extremamente resumido e sem mencionar uma opção que fale que o projeto também não precisaria existir, sim, eu não estou brincando, pois isso também acontece no mundo da tecnologia como um todo. Também não posso dizer que há uma fórmula mágica capaz de estabelecer a eficiência em todos os pontos sem qualquer desvio, sem nenhum problema, sem nenhum erro e sem nenhum mero atraso.

Mas, se sempre haverá erros, desvios, atrasos e problemas, alguém ainda tem esperança em entregar um projeto em dia?

É claro que sim. Há muitos projetos sendo entregues em dia e em diversas áreas, os quais em alguns casos, o apreço, o compromisso, o envolvimento, o esforço de todos é o resultado desta entrega em dia. Também com este mesmo compromisso, alguns projetos permeiam a desafios jamais imaginados ou previstos, o que também afeta prazos e até a qualidade das entregas. Agora, o que mais mancha um projeto, é a falta de comunicação, falta de acompanhamento, falta de transparência de ambos os lados.

Sim, por mais que se contrate um fornecedor de software de um lado, temos do outro lado o cliente, que tem uma equipe à frente do projeto, que tem tarefas do projeto à cumprir, sendo que as quais também estão dentro de metas a serem alcançadas e de resultados esperados e em boa parte já mensurados. Logo, estas duas partes do projeto precisam trabalhar rumo ao mesmo objetivo, uma ajudando a outra e uma conduzindo e auditando também a outra.

Desta forma, temos um outro cenário passível de ser criado e conduzido:

1. Documentação expressiva sobre os requisitos do projeto, levantamento de processos, etapas e recursos(humanos e de materiais) necessários para criação e desenvolvimento do projeto.
2. Entrevistas com usuários chave e gestores gravadas e plenamente documentadas do cenário atual versus pós projeto, com fluxos de trabalho desenhados e validados por todos.
3. Gerência de projeto no fornecedor e também no cliente. Se possível com um especialista do software ou de negócio como apoio do lado do cliente.
4. Um gestor que patrocine este projeto, sendo o qual considerado como dono do projeto e sendo a palavra de maior ordem e peso em decisões sobre o projeto.
5. Gestores do cliente com compromissos periódicos sobre o projeto, tanto de atividades, quanto de etapas.
6. Equipe do fornecedor e do cliente com comunicação diária e metas, datas, resultados claramente compartilhados.
7. Auditoria da qualidade de execução de todas as etapas, seja a de levantamento, entrevista, desenho, desenvolvimento, teste, treinamento e documentação. Se possível, utilização de régua de notas para avaliar como cada etapa está sendo entregue.
8. Equipe de trabalho exclusiva para acompanhamento do projeto, seja do cliente e também do fornecedor.
9. O prazo final, embora esteja registrado em contrato com as devidas precauções jurídicas, também deve prever o valor dispensado para adiamentos e por prazo determinado, salvo seja contrato fechado, onde ambos deverão negociar, caso o prazo final deva ser estendido ou reduzido.
10. Após o GOLIVE do projeto, que se tenha um período de assistência ou operação assistida por prazo determinado, para então poder-se entender que o projeto foi de fato entregue com sucesso.

Poderia criar um item nr. 11, mencionando a comemoração da entrega do projeto, que deve ser lembrada e celebrada, pois para quem participa é algo intenso, desafiador e dobra o trabalho e a atenção já solicitada no dia a dia.

Pode até haver sombras em um projeto, mas que as mesmas também estejam á nossa vista.

Boas entregas!

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Meu nome é Odair Garcia Arouca, profissional da área de TI há mais de 25 anos. Casado, pai e escritor. Autor do livro Tecnologia A Carreira dos sonhos - Comportamento e procedimento e também da série de livros medievais Callouny.

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