10 etapas-chaves para o Desenvolvimento de um Cosmético

“Vamos começar pelo começo”. Mas afinal, o que marca o início do desenvolvimento de um novo produto cosmético ou dermocosmético? O briefing!

O briefing é um documento que firma a ideação que será convertido em produto. Ele é o mapa que descreve o que o P&D deve entregar ao cliente. É um orientador para a execução e deve conter informações essenciais que assegurem maior assertividade e sucesso.

É no briefing que encontramos os primeiros desafios de P&D: estabelecer boa comunicação entre a área solicitante e as áreas de interface. Quando as equipes de P&D não fazem parte da construção do briefing, a chance do projeto ser um desastre pode ser grande. Não sei exatamente o porquê, mas é comum a elaboração deste documento ser liderada pelas equipes de marketing ou de novos negócios, muitas vezes sem o envolvimento das demais áreas. Apesar de haver um compêndio grande de informações estratégicas, há pouca conexão entre as áreas de interface, resultando em um baixo entendimento do projeto.

Temos então, o primeiro gap, que é a comunicação que acaba por desencadear uma série de consequências que podem ser desastrosas para a boa execução e atingimento do projeto.

 “Comunicação é uma competência que alavanca várias outras, como gestão, negociação e mediação de conflitos.”

(Kelly Sacramento)

Não é de hoje que o P&D é visto dentro da maioria das empresas como um departamento isolado, que detém de conhecimento técnico muito específico. Mas a verdade é que ele deveria ser visto como um departamento estratégico e central, já que atua diretamente nas seguintes estratégias:

• financeiras - por meio de reduções de custos nas formulações que resultam na receita líquida da empresa.
• mercadológicas - por meio da diversificação do portfólio de produtos, para novas linhas e maior mix, bem como no desenvolvimento de produtos para mercados adjacentes.
• inovação - trazendo novos produtos e conhecimentos que ainda não fazem parte do mercado de modo geral.

Empresas com processos de desenvolvimento de produtos mais maduros saem na frente: Elas envolvem todas as áreas de interface, inclusive o P&D, desde a primeira etapa e garantem maiores chances de sucesso no projeto como um todo.

O desenvolvimento de um novo produto é um processo complexo. O cliente interno sempre deseja lançar produtos com ciclos curtos e demanda por mais atributos e menor custo. Isso é natural, já que o mercado está cada vez mais exigente, dinâmico, detendo cada vez mais do conhecimento sobre as funcionalidade e até mesmo de ingredientes ativos e excipientes das formulações.

Está aí o desafio do gestor de P&D: desenvolver a habilidade de orquestração de uma série de necessidades que nada fique de fora e a melodia seja tocada com harmonia.

Trago, a seguir, 10 etapas fundamentais para estruturar com maestria a jornada do desenvolvimento de novas formulações cosméticas, de maneira a garantir boa música para o cliente interno ouvir enquanto elabora os preços de venda.

1. ANÁLISE DO BENCHMARK

Novos desenvolvimentos costumam partir de um ou mais produtos já existentes no mercado (benchmarking), tanto para o aspecto sensorial quanto para a forma farmacêutica. Neste momento, é importante avaliar as características físico-químicas, ativos e excipientes que compõem a formulação de maneira a entender o que está promovendo a entrega do aspecto sensorial e os resultados de eficácia (claims) que o produto descreve no rótulo.

A depender da complexidade da formulação, faz sentido colocar o(s) produto(s) de referência (benchmarking) em estudo de estabilidade acelerada para se avaliar algumas especificidades como, por exemplo, a cristalização de filtros solares, alteração de odor ou mesmo a degradação de vitaminas. Essa etapa tem a finalidade de trazer mais subsídios para iniciar o desenvolvimento de uma nova fórmula.

No caso de projetos onde não há um produto de referência – sobretudo em casos de produtos inovadores que não existem ainda no mercado, o briefing precisa descrever de forma detalhada o desejo do produto para que o P&D desenvolva de forma assertiva.

2. PESQUISA PRELIMINAR

 Assim que recebida a demanda de novo projeto, o P&D realiza uma pesquisa preliminar sobre as matérias-primas e sobre as propriedades intelectuais de concorrentes.

A seleção de matérias-primas não é uma etapa tão simples quanto parece. Devido à grande disponibilidade de produtos concorrentes, é preciso determinar os componentes ativos com base em sua eficácia, concentração, aplicação e compatibilidades.

Formulações cosméticas e dermocosméticas são complexas e necessitam de um número alto de matérias-primas que juntas apresentem funções sinérgicas para aplicação desejada. O desafio está em estabilizar todos os itens.

Outra missão é pesquisar fornecedores com qualidade, sem tirar o olho do custo e dos prazos de entrega, de maneira a cumprir com os cronogramas de desenvolvimento. O P&D deve solicitar os dossiês de eficácia, cartas de abertura de blends, especificações, MSDS, FISPQ e origem das matérias-primas, entre outros.

Feito isso, é importante avaliar se a formulação que está sendo delineada não possui patentes. Já imaginou desenvolver uma formulação que atende a 100% das premissas do briefing e ao final descobrir que uma das misturas ou um componente possui patente e não poderá ser utilizada?

Para apoiar e agilizar esse processo de varredura de patentes, é comum as empresas de grande porte possuírem uma área específica para tal. Nos casos das empresas menores e startups, o apoio é realizado através de escritórios especializados.

3. ANÁLISE DAS REGULAMENTAÇÕES VIGENTES

As quantidades das matérias-primas utilizadas nas formulações cosméticas precisam ser controladas de acordo com a indicação de uso do fabricante, bem como de regulamentações vigentes (RDCs, listas restritivas, CATEC, legislações específicas para naturais e orgânicos, Guia de Estabilidade ANVISA). Além da avaliação toxicológica.

Apesar de não ser uma obrigatoriedade de P&D avaliar os dizeres de rotulagem, é importante participar desse processo com a área regulatória, MKT e pesquisa clínica, pois há uma interface técnica importante para garantir que a formulação esteja de acordo com os claims do produto.

4. DEFINIÇÃO DA EMBALAGEM

 Não existe fórmula sem embalagem, assim como não existe embalagem sem fórmula. A embalagem para produtos cosméticos tem como objetivo proteger, identificar, facilitar o uso, conservar as formulações (garantindo a sua validade) e dar um apelo estético importante para atrair o consumidor.

A embalagem não precisa estar definida (formato) no início do projeto, mas é mandatório que o material de contato com a formulação esteja previamente definido para que se possa seguir com os estudos de compatibilidade.

 5. CUSTO DA FORMULAÇÃO

Alguns profissionais podem se questionar: porquê o custo da formulação está no escopo do P&D para desenvolver uma nova formulação? É simples: quem decide o quê e o quanto será adicionado na formulação é o P&D. E não dá para sair adicionando os ativos e excipientes sem saber o custo individual das matérias-primas.

De nada adianta o P&D ter o custo target, se não puder acessar preços das matérias-primas, embalagens e custos industriais para conseguir atingir esse objetivo.

6. DESENVOLVIMENTO DAS FORMULAÇÕES – Fase Bancada

Após os estudos teóricos, inicia-se a alquimia das misturas complexas para disponibilizar uma formulação estável, segura e eficaz, que atenda a expectativa do briefing, dentro da regulamentação vigente e que tenha um aspecto sensorial que atenda à expectativa do consumidor.

É hora de aplicar o conhecimento científico, tecnológico e a experiência adquirida para iniciar os testes. O pesquisador gera codificações para as formulações, faz registros de tentativas, volta a verificar a literatura técnica da matéria-prima e assim por diante, num loop até conseguir chegar em algumas boas propostas de formulação.

Não é recomendável que seja desenvolvida uma única fórmula para seguir para os estudos de estabilidade e demais comprovações. Desenvolva no mínimo duas para realizar todos os testes. Essa é uma estratégia de agilidade para caso uma das formulações apresente resultado negativo em algum dos parâmetros de avaliação.

Nesta fase de manipulação, o pesquisador deve lembrar de como será o processo produtivo na fábrica (scale up), ou seja, realizar a manipulação com o entendimento de quais serão os equipamentos utilizados na fábrica e quais serão as fases auxiliares. Essa visão sobre a produção faz toda a diferença na agilidade e assertividade.

7. PACOTE ANALÍTICO E ESTUDOS DE SEGURANÇA E EFICÁCIA

Na fase de desenvolvimento bancada, o pacote analítico, estudos prévios de segurança e eficácia, painel sensorial e pesquisa com consumidor (todos à critério da empresa de fazer ou não) devem correr com as formulações selecionadas. São estes resultados que respaldam a tomada de decisão de qual formulação deve seguir para a próxima fase: a produção do lote piloto.

• Pacote Analítico: testes de estabilidade, contagem microbiana, challenge test, compatibilidade na embalagem e quantificação de ativos (se necessário).
• Estudos de segurança e eficácia: Normalmente as empresas não realizam estudos de segurança e eficácia na fase bancada , salvo por exemplo, formulações como protetor solar que são realizados segurança e screening de FPS e FP-UVA.
•  Painel Sensorial: se a empresa que está desenvolvendo o produto tiver um laboratório de análise sensorial com painelistas treinados e estrutura adequada, pode ser realizado internamente, no entanto, a maioria das empresas fazem uso dos Institutos Clínicos homologados e certificados no mercado. 
• Pesquisa com o consumidor: está cada vez mais comum as empresas implementarem esta etapa de pesquisa com o consumidor, a fim de trazer um desenvolvimento assertivo em relação a aceitação do público alvo.

 Nesta etapa, uma dúvida importante surge: com quais amostras devem ser conduzidos os testes? Tema Polêmico! Cada empresa adota um critério e em sua maioria depende das condições de BPF ou BPL onde o bulk será manipulado, pois não existe uma regulamentação ou guia que declare esta uniformidade. Um bom tema para alinhar com a garantia da qualidade e as áreas técnicas.

8. PRODUÇÃO DO LOTE PILOTO - Transferência de tecnologia

Nesta etapa, todos os testes em fase bancada já foram aprovados e chega o momento de sair de uma escala laboratorial para a fábrica (produção do primeiro lote piloto), a preocupação envolve o pesquisador, pois afinal, o valor agregado agora é maior e os parâmetros desenhados no laboratório precisam correr de forma conforme.

O Lote Piloto, é necessário para scale up, atender os estudos clínicos, segurança e eficácia realizados em institutos credenciados e homologados pela empresa, e também para que sejam conduzidos os estudos de estabilidade, estudos de compatibilidade, challenge test, microbiológico e quantificação (se necessário).

Na maioria das empresas o pesquisador que desenvolve a fase bancada, realiza o scale up, no entanto, algumas empresas possuem uma área de Tech Transfer.

9. DOSSIÊ DE REGISTRO

O Dossiê de Registro de um produto cosmético é composto por documentos que assegurem a qualidade e a segurança do produto disponibilizado ao consumidor. Esses dossiês são baseados nas regulamentações vigentes que indicam as referências necessárias de acordo com a lei, decreto e outras regulamentações legais pertinentes ao registro ou notificação de um cosmético.

O P&D e as áreas de interface, como desenvolvimento analítico, controle de qualidade, editoração gráfica, MKT e pesquisa clínica, entre outras, estruturam o dossiê com as informações pertinentes de cada área, para ser entregue a área regulatória seguir com o registro ou notificação na ANVISA, seja Grau 1 ou 2.

IMPORTANTE: O Dossiê deve ser mantido nos arquivos da empresa para qualquer necessidade de auditoria pelas autoridades sanitárias, bem como para responder dúvidas que surgem durante o shelf life do produto.

 10. LOTE DE LANÇAMENTO - Transferência de tecnologia

A escala aumenta, agora o scale up sai do lote piloto e vai para o lote de lançamento, os ajustes de processo foram realizados no lote piloto e devem ser replicados nos lotes de lançamento, garantindo que o processo esteja adequado.

Nos lotes de lançamentos, não há mais a necessidade de avaliar os estudos de segurança e eficácia, pois foram validados no lote piloto (fica à critério de cada empresa).

No entanto, é importante que o estudo de estabilidade, compatibilidade, microbiologia e shelf life sejam realizados nos primeiros lotes fabricados. Cada empresa adota o critério em quantos e quais os lotes seguem com este processo de análise (é preciso definir se serão os primeiros lotes fabricados de cada tamanho de lote).

E para finalizar...

Está claro que o P&D tem um grande desafio em todas as etapas de desenvolvimento de um novo produto cosmético, precisa ser estável, seguro, eficaz, dentro do target e inovador e é importante que se estabeleçam as etapas de desenvolvimento para atender às principais expectativas do projeto como um todo.

A empresa precisa se manter competitiva no mercado, crescer, inovar e se diferenciar e o P&D pode atuar com agilidade, qualidade, otimização, produtividade e entregando resultados superiores ao benchmarking proposto, trazendo soluções assertivas e dentro dos prazos estabelecidos.

Ressalto que nada disso é conquistado sem uma comunicação adequada entre todos os membros do projeto, sejam eles internos ou externos. A comunicação é um dos fatores fundamentais para um bom funcionamento, disciplina e entrega de resultados e os gestores envolvidos no processo podem ter o engajamento de desenvolver esta habilidade em todos.