10 motivos que geram erros no Balanço Financeiro

Quem já se viu nessa cena, certamente, sabe que uma situação que tira o sono de muito CFO é quando o CEO pede para ver o balanço patrimonial e percebe que os valores do balanço e da receita líquida não estão bem estruturados. E para piorar, quando questionado, nem sempre o CFO sabe explicar o que saiu errado.

Como sabemos, o balanço patrimonial é uma ferramenta importante do planejamento financeiro. É por meio dele que os executivos conseguem analisar o desempenho e fluxo de caixa da operação e acompanhar a evolução e lucratividade dos negócios. Por isso, qualquer falha na gestão financeira representa uma ameaça e sinal de alerta para a organização.

Analisar os dados financeiros com precisão e assertividade não é uma tarefa fácil. Veja abaixo os motivos pelos quais, muitas vezes, os cálculos do setor financeiro da empresa podem não estar consistente e aprenda a não cometer esses erros.

1. Fragmentação dos bancos de dados

Ter acesso ao desempenho financeiro de uma organização no passado e presente é muito importante para a tomada de decisões e planejamentos futuros. No entanto, ainda é comum encontrar dados valiosos escondidos em vários sistemas transacionais e banco de dados desconectados.

2. Coleta manual de dados

Algumas corporações ainda utilizam sistemas de coleta manual de dados, deixando de utilizar uma solução de tecnologia. Com isso, as chances de erros aumentam e a dificuldade de controle dos dados também. Além disso, perde-se muito tempo na coleta das informações, tornando o processo improdutivo.

3. Cálculos finais complexos

Considerado uma das mais importantes declarações financeiras de uma organização, o balanço patrimonial deve ser produzido de maneira precisa e rigorosa. Uma das dificuldades encontradas pelas companhias são os cálculos complexos finais para a produção do relatório. A automatização do processo de coleta de dados financeiros, com a ajuda de uma Plataforma Analítica, ajuda as empresas armazenarem e organizarem os dados contábeis, facilitando os cálculos mais complexos e o gerenciamento das informações.

4. Excesso de dados

Quantidade quase nunca é sinônimo de qualidade. E essa máxima serve para tudo, inclusive, para a quantidade de dados que estão sendo analisados. Sem definir e priorizar os dados que realmente são imprescindíveis para análise e tomada de decisão fica difícil fazer um controle financeiro adequado.

5. Falta de comunicação entre áreas da organização

Uma das dificuldades encontradas por muitas empresas é o fato dos departamentos não ‘conversarem’ entre si. É comum que cada um tenha sua meta, objetivo e resultado de forma isolada. Isso gera um grande problema para a corporação, já que para tomar decisões e fazer previsões ela precisa das informações consolidadas. A solução é integrar os números, buscando uma maneira de estruturar a coleta de todas as informações em um só dashboard (painel). Assim, todo dado destoante pode ser analisado de forma independente, mas com foco na visão geral. Da forma contrária (foco nos pontos fora da curva) perde-se a capacidade de planejamento estratégico, pois as decisões são focadas nas exceções e não nas regras. Uma forma de visualizar os dados das diferentes unidades com clareza e alcançar uma visão estratégia do seu negócio é utilizando uma Plataforma Analítica.

6. Criação manual de planilhas

O levantamento de informações financeiras por meio de planilhas no Excel ainda é uma realidade nas organizações. Normalmente, os responsáveis pela informação acessam o banco de dados da empresa em busca das informações. Além do processo ficar incompleto, a equipe perde muito tempo no levantamento dos dados e o processo fica sem inteligência.

7. Contabilidade manipulada

A alteração da verdadeira situação patrimonial e financeira de uma empresa é encarada por alguns líderes como uma estratégia contábil.  Porém, na prática não é bem assim. A transparência das informações e agilidade na obtenção dos dados é fundamental para a eficácia de um bom balanço patrimonial e planejamento financeiro. Por isso, as análises colaborativas, ao municiarem o gestor com informações mais completas, confiáveis e atualizadas, tem impacto direto na qualidade das decisões e na resolução de problemas.  No caso específico do financeiro, a agilidade no processamento dos relatórios de rotina e a maior autonomia em relação a TI também são fatores determinantes para que o gestor tome em tempo real decisões que, se adiadas por horas, dias ou semanas, podem resultar em prejuízos e riscos para a organização.

8.Não ter um painel de controle organizado

Quando a empresa não possui um dashboard atualizado e organizado, existe uma enorme dificuldade em acompanhar a evolução financeira. Sem contar as horas que são perdidas por profissionais que poderiam otimizar seu tempo com outras atividades. Por isso, a adoção de uma plataforma que possua recursos como infográficos manuseáveis do tipo “drag and drop”, busca inteligente e a possibilidade de acessar dashboards pelo smartphone, onde quer que você esteja, fazem da Qlik Analytics Plataform indispensável para uma análise mais acertada e compreensível de qualquer quadro que se apresente. Com uma plataforma inteligente de análise de dados tem muito mais chance de ser bem-sucedida. 

9. Não ter o prazo necessário para fazer o cálculo

A entrega do balanço patrimonial deve ser feita até o dia 30 de abril do ano seguinte ao término do exercício fiscal. Porém, fazer o levantamento e análise de todos os dados de 12 meses não é uma tarefa simples, principalmente, quando a empresa só dispõe de recursos manuais

10. Falta de acesso aos dados anteriores

O acesso a dados anteriores permite uma melhor análise da tendência de resultados permitindo com que erros sejam notados pela aplicação de lógica aos resultados. Ter conhecimento do passado de uma corporação é fundamental para planejar o futuro. Uma Plataforma Analítica gera relatórios inteligentes, consolidando dados de todos os sistemas da empresa, sem necessidade de interação humana ou manipulação de dados. A execução automatizada desses e outros processos trazem, na prática, economia de tempo e recursos, além de liberar tempo dos profissionais para focar na qualidade, não na quantidade, das tarefas que desempenham.