#12 | Qual a melhor ferramenta de gestão? 👀

Oie! 🌈

Hoje em dia não existe mais gestão 100% offline, por conta das diversas ferramentas digitais e aplicativos de gestão disponíveis. Ainda bem! E mesmo quando falamos do trabalho presencial é muito improvável que não exista pelo menos um computador de apoio.

Mas você já pensou em utilizar a ferramenta que de fato é a mais ideal para você?

Por aqui, eu gosto muito do Trello. Mas quando comecei a utilizar, em 2014, não tinha tanta noção dos diferenciais dele e de como funcionavam outras ferramentas - e é isso que quero te apresentar hoje. 

O que esperar de uma ferramenta de gestão

Vamos começar do começo: gerir algo significa administrar, fazer acontecer da melhor forma possível e, assim, alcançar um objetivo.

Um gestor de projetos, portanto, é o profissional responsável por liderar todas as ações em cada uma das etapas de desenvolvimento de um projeto, desde o planejamento até a execução. É ele quem estabelece os responsáveis pelas tarefas, descreve funções, atua diretamente na formação do time de trabalho e na definição de recursos, métodos, prazos e resultados desejados. Também propõe o cronograma de ações e conduz a sua execução, monitoramento e análise.

Por isso, o que eu busco em uma ferramenta de gestão é basicamente a possibilidade de fazer todas essas coisas. Se não consigo definir tarefas e delegar aos responsáveis, ou se não consigo acompanhar a execução de tudo o que foi planejado, por exemplo, é uma ferramenta obsoleta.

As ferramentas de gestão estão aqui para nos auxiliar, facilitar o trabalho. Se ela mais complica do que ajuda, também não é uma boa ferramenta.

No mais, o que mais difere uma das outras é o layout e alguns recursos, ou seja, como tudo está disposto para os usuários, e suas funções - que vão impactar muito na experiência que temos utilizando-a. 

Porque eu sou adepta ao Trello

Como eu disse, uso o Trello desde 2014. E você provavelmente já me viu falando sobre ele aqui na news ou no Instagram. 🤭 

Mas se é pra elogiar, pode acreditar: não exagero nem um pouquinho quando falo sobre gerir projetos com o Trello. Não é à toa que utilizo na vida pessoal, na gerência da minha empresa e nos projetos de trabalho (meus e dos clientes). Mas te explico o porquê:

1. Não é preciso pagar pelo Trello

Ao contrário de outras ferramentas, a versão gratuita já é extremamente completa. Por isso, o Trello Standard ou Premium (versões pagas) não são muito úteis.

Além disso, para quase toda funcionalidade das versões pagas, existe uma forma de “burlar” com a versão gratuita. 😬 Eu citei alguns exemplos nesse post.

2. Tudo centralizado no mesmo lugar

Algumas ferramentas auxiliam na parte de centralizar informações: você cria atalhos para links externos. Mas algo que eu gosto muito no Trello é justamente não precisar criar links externos, e sim salvar tudo diretamente lá. 

P.s: na maioria das vezes, claro. Anexar uma planilha ou doc do Google é super válido no dia a dia.

De qualquer forma, no Trello estão todas as informações importantes da minha empresa (algumas toda a equipe tem acesso, outras são confidenciais). Também é nosso principal canal de comunicação e controle. E consigo acessar facilmente, de qualquer lugar em que eu esteja.

O nosso quadro de tarefas, por exemplo, é o principal: com uma lista por cliente, consigo ver todas as tarefas que estão acontecendo no momento e ainda entender o status em que estão, quem é o responsável, descrição da tarefa e quando ela deve ser entregue.

3. Agiliza MUITO o trabalho

Só o fato de ter tudo organizado, visualmente fácil de encontrar e intuitivo é uma mão na roda. Claro que você também precisa ter processos definidos e padrões de organização para que isso aconteça, mas a ferramenta facilita muito.

Nesse post, por exemplo, eu compartilhei 3 hacks do Trello que eu utilizo e deixam o trabalho ainda mais ágil.

Em resumo, é por isso que eu prefiro essa ferramenta de gestão. Mas entendo também que tenho experiência nela, e que para alguém que tenha começado a usar há pouco tempo pode não ser tão simples assim. Justamente por termos tantas possibilidades, às vezes é difícil começar algo do zero por lá.

Diferentes ferramentas: prós e contras

Tá, você entendeu o porquê de eu ser cadelinha do Trello, né? Ainda assim, isso aqui é uma democracia e eu vou te contar mais sobre outras ferramentas 😂

Notion

Eu gosto muito do Notion, juro! Inclusive a página em que organizo todas as edições anteriores da newsletter é feita por lá. 

Mas acho essa ferramenta menos intuitiva. É tão customizável que se torna mais complicado (pelo menos pra mim). E acredito que funciona melhor para a gestão de projetos pessoais do que de trabalho, mas isso pode ser apenas uma visão que tenho.

Tenho duas clientes que adoram o Notion e inclusive produzem conteúdo sobre a ferramenta: a Clara Bousada e a Giu Tessitore.

Asana

O Asana é um software baseado no método Kanban de produtividade, assim como Trello. Também pode ser acessado através da web ou em apps para Android e iOS.

Possui também uma gama imensa de customização e é ideal para projetos com muitos envolvidos, que terão conflitos de agenda. Se for seu caso, indico!

Porém, acredito que ele seja um pouco mais complexo, além do investimento maior em comparação aos concorrentes. Se o usuário não estiver acostumado, então, é chatinho de aprender. 🥲 Eu já usei o Asana com uma cliente que fazia questão de usá-lo, achei legal mas nada que o Trello não faça também.

ClickUp

Outra ferramenta que vem ganhando muitos usuários nas empresas digitais e startups. Também tem base na nuvem, para que todos os tipos de equipes e empresas consigam combinar os itens importantes, além de centralizar as informações da empresa em apenas um lugar.

Eu confesso que nunca usei o ClickUp, só olhei por cima. Mas mês que vem vou fazer uma imersão sobre a ferramenta pra entender melhor sobre. Minha opinião inicial é que é ótimo para delegar e gerenciar tarefas - mas peca um pouco na parte de organização e disposição de outros itens, como informações de rápida consulta, etc.

👉 Essas são algumas das outras ferramentas que mais vejo por aí, mas existem diversas outras (como comento no e-book Trabalhe com Gestão de Projetos).

Qual ferramenta você usa hoje e por quê? 👀

E aí, essa edição da news te ajudou a entender qual ferramenta de gestão é a ideal para você hoje? Espero ter clareado um pouquinho sua mente - e espalhado a palavra do Trello, amém.

Brincadeira, tá? 😂

Beijos! E até semana que vem. 💖