16 perguntas para ajuda-lo a extrair todo potencial do seu ERP.

Diretores e gerentes de tecnologia vão concordar que uma das principais razões para se implantar um ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é criar uma plataforma comum de tecnologia através da empresa. Todavia, as razões e os benefícios devem ser cuidadosamente ponderados, uma vez, que um projeto deste porte terá custos significativos e implicações de gerenciamento de mudanças, que devem ser aceitas por todos os times envolvidos. Se a sua organização está prestes a embarcar em uma nova implantação ou mudança de ERP, aqui eu tentarei ajuda-lo a mapear os motivos relevantes para realizar essa travessia e extrair ao máximo os recursos dessa poderosa ferramenta.

Alguns benefícios imediatos percebidos nas implantações de ERPs estão relacionados ao melhor aproveitamento do tempo dos usuários, redução dos desperdícios de materiais e a maior integração dos recursos humanos. É evidente que esses ganhos de desempenho não dependem exclusivamente do sistema, entretanto, tais melhorias sempre geram ganhos consideráveis e redução de custos.

Imagine um Supermercado de bairro que enfrenta problemas de produtividade em seu quadro de funcionários, onde cada um dos seus 100 colaboradores, desperdiça em média 2 horas de trabalho por dia, quadro realista, segundo pesquisa realizada pelo portal norte americano Salary.com. Concluímos com essa informação que são delapidadas 200 horas de produtividade por dia nesse Supermercado.

Mas o que isso significa exatamente?

Significa meu caro amigo empreendedor, que se dividirmos as 200 horas desperdiçadas por oito horas de trabalho dia, o resultado será igual a 25 pessoas que não trabalham nessa loja e, provavelmente estão usando esse tempo nas mídias sociais ou na socialização com os colegas de trabalho, conforme aponta a pesquisa.

Se a implantação ou a correta utilização de um ERP permitir que cada pessoa seja 90 minutos mais produtiva por dia, teremos um ganho de produtividade de 150 horas/dia ou aproximadamente 19 pessoas a mais trabalhando.

É provável que nesse momento, você esteja se questionando se isso é realmente possível. Fato, quando não há integração de processos, emergem gargalos à espera de validações e autorizações, entrada de dados redundantes que provocam erros e retrabalhos desnecessários que acabam resultando em mais desperdício de tempo e mais custos.

Na prática, pense no fluxo comercial daquele Supermercado, uma venda efetuada pelo sistema de frente caixa emite um CF-e (cupom fiscal eletrônico), faz-se a baixa automática no estoque e provisiona-se contas a receber. Simultaneamente a venda, o sistema analisa se o estoque do produto vendido está abaixo do estoque de segurança, gera uma solicitação de pedido, provisiona novamente contas a pagar e prepara as próximas etapas de auditoria de pedido e recebimento. Essa é uma das operações que viabiliza um planejamento mais assertivo, redução de gastos e aperfeiçoamento dos processos comerciais.

Quando saberei se é o momento certo para implantar ou mudar de sistema de gestão ERP?

Atuo a mais de vinte anos com implantação e venda consultiva de ERPs, com base nessa experiência preparei um modelo básico de questionamentos para que você saiba por onde começar. Se a sua empresa precisa implantar ou mudar de ERP, basta fazer algumas perguntas simples.

Vamos às questões que podem trazer à luz o seu atual nível de gestão.

1. Qual o nível de integração sistêmica entre a minha empresa e a minha contabilidade? Mesmo que a sua contabilidade seja interna, seja minucioso nessa análise.
2. Meus processos operacionais respeitam as operações contábeis?
3. Os times estratégicos da sua empresa recebem as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura?
4. As reuniões na sua empresa são improdutivas, estressantes e pautadas em planilhas eletrônicas ou outros matérias não vinculados ao sistema de gestão?
5. A falta de informações atualizadas e confiáveis está provocando perda de vendas e clientes?
6. Desperdiço tempo, material e dinheiro por causa de processos não implantados ou não executados corretamente, erros operacionais e retrabalho?
7. Entrego o que vendi no prazo combinado?
8. Consigo identificar os gargalos dentro do ciclo total de venda, produção, entrega até o recebimento do produto?
9. Consigo identificar o tempo total do ciclo de venda do produto? (Por departamento, fornecedor, seção...)
10. Consigo mapear rapidamente quais são os produtos e serviços que não trazem resultados para sua empresa?
11. Consigo identificar rapidamente o que tem em estoque e quais são os produtos e serviços com pouco giro?
12. Sabe exatamente o que tem para receber e a pagar hoje, amanhã, em 30, 60 e 90 dias...?
13. Qual a opinião dos seus colaboradores frente ao seu fornecedor de sistema atual? Nota: Avalie suporte, treinamento, capacidade de inovação e entrega de valor para sua empresa.
14. Qual a sua opinião e a dos seus colaboradores frente aos concorrentes do seu fornecedor de sistema atual? Nota: Faça aderência! Referências são muito importantes, mas não use apenas ela como fator preponderante para realizar a mudança. Vá fundo! Experimente perguntar para as suas referências o quanto ela utiliza do sistema de gestão que você pretende implantar.
15. Peça para o seu fornecedor de ERP atual e o fornecedor que está sendo avaliado, que lhe passe três ou cinco clientes que cancelaram contrato no último ano e investigue os motivos. Valide se os problemas que os fizeram perder clientes, eram de fato problemas e se foram solucionados.
16. Nuvem é cada vez mais uma tendência. Assimile bem os conceitos de Nuvem Privada e Compartilhada. É de bom tom e demonstra transparência, fornecedores de Software que permitem aos clientes a opção por uma Nuvem 100% Privada. Entenda, mensure o valor da sua informação, assimile que você é o produtor dela.

Essas são questões básicas.

Se a sua empresa passa por uma reestruturação e não existe no seu quadro de colaboradores um profissional capacitado e com visão 360º do seu negócio para realizar a aderência do sistema,

considerando:

1. Todas as funcionalidades essenciais e recursos do sistema;
2. A capacidade de inovação do fornecedor de software frente à concorrência;
3. Nível de conhecimento do time de implantação, suporte e seus gestores;
4. Análise minuciosa dos dados que serão convertidos para o novo sistema;
5. Análise profunda do ROE (Retorno de Investimento) em até dezoito meses;
6. Bem como diversos outros aspectos relevantes para o sucesso do projeto.

Talvez seja necessário a contratação de uma consultoria especializada para ajuda-lo.

Ressalto que a aderência de software não tem como objetivo identificar o melhor sistema do mercado, mas sim, o sistema mais adequado para o seu negócio, levando em consideração alguns pilares:

Recursos da aplicação mais a capacidade de atualização e inovação da empresa, pós venda, suporte, treinamento e claro, o custo do serviço.

Estude, planeje e revise antes de implantar um novo Software de Gestão.

Considere outros aspectos antes de tomar a decisão da escolha de um software de gestão empresarial. Por ex.: Não tome como base apenas o preço e os recursos do sistema. Em muitos casos o problema não é sistêmico, mas organizacional.

A cultura da sua empresa precisa ser levada em consideração.

Enquanto não vier a luz a inteligência artificial e os robôs com capacidades similares a dos seres humanos, os sistemas continuarão sendo operados por nós. Então, para quê comprar um Tesla Model 70D se o objetivo do automóvel é transporte coletivo.

A cultura da empresa é constituída por hábitos, logo, os conhecimentos, as habilidades e os valores culturais conquistados ao longo dos anos, não podem ser perdidos no decorrer do projeto.

Faça a aderência dos sistemas que pretende conhecer

Se não pretende contratar um especialista para apoiá-lo nessa transição. Segue uma dica.

Faça listas de atividades:

Conheça o Wunderlist, essa ferramenta oferece gratuitamente uma versão web e um app que poderão ser úteis para você se organizar.

Faça uma lista dos três principais fornecedores que pretende conhecer e chame-os para uma demonstração do sistema.

Não alivie para o demonstrador, vá fundo. Faça perguntas técnicas e conceituais para saber o grau de conhecimento do profissional. Há um limite tolerável para perguntas sem respostas, leve em consideração o grau de complexidade das suas perguntas, mas se o demonstrador não estiver preparado você irá perceber naturalmente. Essa análise reflete o cuidado da empresa com o treinamento do seu funcionário, se o time de frente não está preparado, esse será um indicador para você avaliar se o mesmo tratamento ocorre com outros setores chave da empresa.

Das pessoas do seu time que farão parte do projeto. Envolva o seu time na demonstração, eles provavelmente sabem muito mais sobre o seu negócio do que você imagina e serão fundamentais no processo de escolha.

Dos requisitos necessários.

Estabeleça os requisitos indispensáveis, necessários e adaptáveis.

Na demonstração, foque nos requisitos indispensáveis, passe para os necessários e finalize nos adaptáveis. Pontue o nível de atendimento e grau de conhecimento de cada quesito para poder analisar todos os fornecedores.

Dos testes de funcionalidade do sistema.

Veja na prática em algum cliente, faça simulações reais.

Das customizações necessárias, se existirem. Assim, suas necessidades e expectativas estarão próximos de 100% de aderência.

Dos possíveis impedimentos.

Seu time não conhece o novo ERP e os implantadores não conhecem a sua empresa. Portanto, sem a participação ativa de um gestor de projetos e dos usuários chave, não é possível operar o sistema de acordo com as necessidades da sua empresa. Dedique tempo ao planejamento do projeto, caso contrário, sua experiência será como se mudar para uma casa sem portas, janelas e telhado.

Manutenção e suporte aos usuários.

Seu time necessitará do serviço de treinamento e suporte para solucionar diversos problemas operacionais que surgirão no dia a dia, é natural. Mudanças na legislação, tributação, novos campos de cadastros, novas funcionalidades, novos relatórios, etc...

O sistema precisa melhorar e crescer junto com a sua empresa, evoluir para não ficar obsoleto. Lembre-se, a parceria com o fornecedor do sistema de gestão será por vários anos, de preferência para vida toda. Conheça os valores do fornecedor que você estuda e veja se estão alinhados com o seus valores. Analise o nível de engajamento e capacitação dos colaboradores, gestores e diretores do fornecedor.

Tenha ciência que a escolha do fornecedor é mais importante do que o sistema em si.

Estabeleça metas, saiba onde você pretende chegar com implantação de um novo sistema de gestão ERP.

Pesquisa realizada pelo Portal ERP, demonstra as áreas mais impactadas positivamente com a implantação de um sistema de gestão empresarial:

20% Administração/Direção Geral;

16% Financeiro;

12% Administrativo/Operações;

11% Vendas e Comercial;

08% Contabilidade;

08% Outros;

05% Produção;

05% Fiscal;

03% TI;

03% Logística...

Investir em um sistema de gestão, quando realizado com zelo, calma e envolvendo os times que irão passar pela mudança, pode significar uma enorme vantagem competitiva pra a sua empresa. Lembre-se! Trocar de sistema é como comprar uma nova casa, logo, dedique um bom tempo para não correr o risco de fazer uma aquisição que poderá lhe custar noites de dor de cabeça e sérios danos à sua operação.

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Henrique Felix, henrique@kluh.com.br