3 perguntas que devemos fazer antes de começar um projeto de melhoria

Desafios são inerentes para profissionais de todas as áreas, utilizamos projetos de melhoria para romper algumas barreiras.

Em minha carreira, vi alguns projetos muito bem sucedidos e outros não. Após estudo e aplicação percebi que devemos começar qualquer projeto de melhoria com as seguintes perguntas:

1 – O que estamos tentando melhorar?

Saber ao certo o que estamos tentando melhorar é fundamental para uma melhoria bem sucedida. Ter ciência de qual é o problema a ser resolvido dentro de um projeto é fundamental. Tome cuidado com essa pergunta, muitas pessoas gostam de ser abrangentes como: "melhorar vendas" ou confundirem atividade com objetivos. Exemplo: Coletar dados, mapear processos, essas são etapas em um projeto de melhoria e não o seu resultado.

Então responda essa pergunta com uma descrição geral do conceito da melhoria, os resultados esperados e as fronteiras para essa atividade.

Exemplo: Aumentar o faturamento nos canais digitais em 20% com o time atual de marketing. Ou aumentar em 5% a capacidade em um torno CNC na área de usinagem.

2 – Como vamos afirmar que realmente melhoramos?

Outro ponto que é muito importante, e faz uma enorme diferença. É garantir que melhoramos ou não.

Sabemos que uma melhoria é resultado de uma mudança, podendo ser ela de qualquer aspecto, porém não são todas as mudanças que geram melhorias. É bem provável que sejam necessárias várias mudanças para, enfim, gerar uma melhoria.

Por isso, devemos imergir nos dados. Achar indicadores, métricas, bases que validarão a nossa hipótese de melhoria. Temos alguns tipos de KPIs e eles podem se relacionar uns com os outros, por isso é importante ter conhecimento desses dados.

Exemplo: Digamos que após um evento houve um aumento no faturamento em 20%, não quer dizer que esse dado veio dos meus canais digitais e sim do volume de vendas no evento. Pode parecer trivial, mas não. Muitas vezes as áreas trabalham de forma isoladas, não se comunicando.

Também é necessário verificar se após a mudança o resultado permaneceu consistente. Já estive em projetos que batemos a meta em uma semana, ocasionando um relaxamento na equipe, gerando resultados ruins na semana seguinte.  Então observar a consistência desses KPIs ao longo do tempo é muito importante.

3 – Como faremos as mudanças?

 Muitas vezes queremos implantar uma nova tecnologia, ou um novo processo antes de saber o que realmente queremos melhorar. Por isso deixamos essa pergunta por último.

Qual o acervo de ferramentas temos e como podemos utilizá-las para realizar mudanças gerando melhorias. Existem alguns questionamentos que podemos fazer para responder essa última pergunta. Seriam eles:

a.     O que achamos do processo atual, a equipe realmente conhece o processo? É eficaz? Podemos alterá-lo? Qual são os ganhos e quais são as dificuldades em alterar esse processo?

b.     Existem alguém no mercado que faz esse processo ou que já teve esse problema, conseguimos fazer um benchmarking?

c.     Podemos utilizar a criatividade para solucionar esse problema?

d.     Tem alguma tecnologia que possuímos que soluciona esse problema? Existe alguma tecnologia nova?

Acredito que esses questionamentos responderão a nossa pergunta 3. Gosto de pensar no uso de tecnologias como o último questionamento, normalmente novas tecnologias envolvem um grande custo para aplicação e manutenção.