6 coisas que aprendi lançando o Workplace e que podem te ajudar com redes sociais corporativas

Faz uns anos que participei de um congresso nos Estados Unidos e voltei com um conceito na cabeça: digital workplace. Enquanto aqui se discutia qual seria a melhor ferramenta para intranets, lá fora a conversa era sobre a expansão para um ambiente focado não somente em colaboração, mas também em produtividade. 

Há cerca de dois meses, lançamos na Unimed-Rio nossa intranet fundamentada no conceito de digital workplace (Veja um relatório da Deloitte com mais informações sobre o conceito). E para isso escolhemos um parceiro com enorme potencial de nos ajudar nessa trajetória: o Facebook. Implementamos a versão corporativa da plataforma, chamada de Workplace. Foram quase nove meses entre planejamento e desenvolvimento, sem considerar todas as reuniões e conversas que antecederam o projeto oficial. 

Gerenciar esse projeto foi uma experiência incrível e de muito aprendizado. Na verdade, ele não acabou, entregamos apenas a primeira parte. Ainda estamos trabalhando em outras soluções que vão se conectar com o Workplace e permitir uma dinâmica de trabalho mais ágil e digital. Mas só esta etapa já trouxe uma visão mais profunda de como a Comunicação Interna vai se transformar nos próximos anos, e também de elementos que são fundamentais para ter sucesso. Compartilho os principais com vocês:

1 - Planejamento

Não tem saída, repensar uma intranet é um projeto enorme. E se você não gastar um bom tempo planejando cada passo, os riscos aumentam exponencialmente. Fizemos o dever de casa completo: realizamos pesquisas e grupos de foco para entender os desafios do negócio e as lacunas de comunicação, tanto com executivos como com a base de colaboradores; a partir dos resultados, criamos personas. Na Unimed-Rio, por exemplo, temos colaboradores com foco administrativo, assistencial e de atendimento, para ser bem sucinto. Três perfis bem diferentes. Você não pode achar que o mesmo site vai atender aos três. Depois partimos para objetivos, escopo, detalhamento de cada funcionalidade, diretrizes gerais e de design e análise de possíveis ferramentas.

2 - Argumentação consistente

Uma rede social corporativa é, acima de tudo, um projeto sobre cultura corporativa. Qualquer que seja o perfil da sua empresa, conservadora ou moderninha, sempre surgirão barreiras com as quais você precisa estar preparado para lidar. E nessas horas faz toda diferença você estar preparado. Riscos trabalhistas, questões de segurança da informação, autonomia para produção de conteúdo, restrições de mobilidade e outros tantos pontos serão colocados como impeditivos pelos “exterminadores do futuro”, termo que ouvi recentemente e que define muito bem a turma do contra. Dentro da fase de planejamento, é fundamental que você mapeie seus riscos e encontre alternativas para eles, de forma que tenha uma argumentação bastante consistente quando for confrontado sobre estes temas. No nosso caso, o argumento que resolveu praticamente todas as resistências que surgiram foi: “Esse risco não é novo, ele já existe sem o Workplace”. As pessoas ficaram sem saída quando eu provava que já convivíamos com a mesma situação que ela estava colocando como empecilho. A resistência era conceitual, não real.

3 - Visão multidisciplinar 

O conceito de digital workplace fala sobre trabalho no ambiente digital, no final das contas. Não é só sobre comunicação. Então não adianta achar que você e sua equipe serão capazes de cuidar de tudo por conta própria. Envolva desde o início o maior número de áreas. Trate como um projeto da empresa e não um projeto da área de Comunicação. Chame o RH, TI, Jurídico, Compliance e outras áreas importantes para o seu negócio. Mais do que envolver, empodere as pessoas, compartilhe com elas o desafio das tomadas de decisão. Isso faz todo mundo se sentir parte realmente integrante do projeto e só tende a facilitar o atingimento dos resultados. Foi muito bacana e enriquecedor contar com a visão de outras áreas durante o projeto. 

4 - Treinamento

Seja obsessivo com treinamento. No nosso caso, como a ferramenta era o Workplace, que é a versão corporativa do Facebook, o treinamento era muito mais conceitual, comportamental, do que técnico. A grande maioria das pessoas já sabe usar o Facebook. Nas nossas turmas, cerca de 10% das pessoas não tinham familiaridade. Até fizemos uma turma específica para apresentar as funcionalidades, mas o grande esforço foi no sentido de preparar a cabeça das pessoas para uma nova realidade. Liberdade com responsabilidade, uma vez em que todos passam a ser produtores de conteúdo. Falamos clara e abertamente das vantagens, dos benefícios, mas também dos riscos. Explicamos o que queríamos com a nova ferramenta e quais eram os comportamentos esperados em termos de colaboração e participação. Foram inúmeras turmas, de dia, tarde e noite, para muita gente e até para uma pessoa só. Não perdemos uma oportunidade de falar com as pessoas. E apesar de ser um projeto todo voltado para o mundo digital, não abrimos mão, neste momento, do contato pessoal, face a face, presencial, para esclarecer todas as dúvidas que surgiram.

5 - Um novo mindset

Uma rede social corporativa representa uma nova mentalidade para as pessoas, se usada com todo o seu potencial dentro das empresas. É preciso iniciativa, às vezes coragem, para colaborar, compartilhar conteúdo e pensamentos. Mas no caso do Workplace, queríamos que fosse mais que uma rede social, e sim que criássemos as bases para chegar no ápice do que o digital workplace propõe: transformar o espaço que a intranet ocupa hoje em um poderoso ambiente de estímulo à produtividade, a partir da troca de informações e de construção de conhecimento. Ainda estamos no início dessa caminhada, mas a aceitação neste primeiro momento foi além das nossas expectativas. O novo mindset também traz a necessidade de novos comportamentos, inclusive da Área de Comunicação. Primeiro é importante praticar o desapego. Aceitar que outras áreas produzem conteúdo de outras formas, com outro estilo e que somos curadores, e não donos da informação (falo um pouco disso em outro artigo sobre o tema). E talvez o mais importante é saber lidar com o erro.

6 - Gestão dos críticos e de erros

Em uma palestra que dei recentemente sobre o projeto, me perguntaram se apagamos comentários sem noção. A resposta é depende. Em uma nova cultura, temos que lidar com posicionamentos de forma diferente da tradicional, em que qualquer comentário fora do esperado é ocultado, deletado. Todo posicionamento que agrida boas normas de convivência deve sim ser deletado, com a devida sinalização ao autor, assim como seria se isso acontecesse em uma reunião, por exemplo. Palavrões e falta de respeito não devem ser tolerados online ou offline. Agora, um comentário que gera aquele constrangimento corporativo simplesmente porque bate em um assunto polêmico deve ser analisado. Em vez de ser ocultado, pode ser uma ótima oportunidade de educar o autor, as pessoas e de esclarecer o público sobre o tema. A chave aí é estabelecer um diálogo em que as pessoas sintam-se respeitadas, ouvidas e tratar o caso de forma madura e profissional. E aceitar que este tipo de coisa, assim como erros não intencionais, vão acontecer regularmente, como acontecem fora da intranet. 

Enfim, cada empresa é uma empresa e não existe receita de bolo, mas acredito que essas dicas são relevantes para qualquer tipo de organização, com qualquer tipo de cultura. Uma coisa é certa: na verdade, qualquer iniciativa relacionada a digital worcplace não pode ser vista apenas como um projeto. É um fluxo, um caminho sem fim, que precisa o tempo todo ter continuidade. Veja aqui uma matéria da Forbes que destaca 10 tecnologias emergentes que podem ser associadas com o digital workplace. Tem alguma dúvida ou contribuição sobre o tema? Posta aí embaixo!