7 dicas para integrar a tecnologia ao BPO de folha de pagamento e melhorar a eficiência do processo

O BPO de folha de pagamento é um serviço que consiste na terceirização de todo o processo de gestão da folha de pagamento de uma empresa, desde o cálculo dos salários e encargos até a emissão dos holerites e guias de recolhimento. Ao externalizar tarefas burocráticas e repetitivas, gestores e colaboradores conseguem se concentrar no core business da empresa, com redução de custos operacionais, garantia de conformidade legal e fiscal e ganho de competitividade no mercado.

Entretanto, para que o BPO de folha de pagamento traga os benefícios esperados, é preciso incorporar a tecnologia ao serviço. Dessa forma, é possível automatizar, otimizar e integrar os processos, tornando-os mais ágeis, seguros e eficientes.

Neste artigo, você vai conhecer os benefícios do BPO de folha de pagamento para empresas, as principais tendências tecnológicas para o setor e como integrá-las ao serviço para ter um RH mais participativo e com foco estratégico no negócio. Confira!

Benefícios do BPO de folha de pagamento para as empresas

Além de possibilitar maior foco nas atividades estratégicas, o BPO de folha de pagamento oferece outros benefícios para as empresas não menos importantes, tais como:

• Redução de custos com mão de obra e infraestrutura, pois a empresa não precisa investir em softwares, equipamentos tecnológicos e pessoal qualificado para realizar as tarefas de folha de pagamento;
• Aumento da produtividade, já que as rotinas administrativas relacionadas à folha de pagamento são transferidas para profissionais experientes, o que economiza tempo e recursos humanos e financeiros;
• Dados confiáveis, pois as empresas de BPO utilizam sistemas modernos e integrados, que evitam erros, inconsistências e retrabalhos na folha de pagamento;
• Conformidade com as obrigações legais e fiscais, pois o serviço de BPO de folha de pagamento acompanha as constantes mudanças na legislação trabalhista e tributária, evitando multas, penalidades e processos judiciais;
• Maior segurança dos dados, pois a empresa contratada para realizar as atividades relacionadas à vida funcional dos colaboradores dispõe de sistemas de proteção de dados sigilosos. Além disso, o acesso a esses dados é feito apenas por pessoas autorizadas;

Quais são as tendências tecnológicas para o setor de BPO de folha de pagamento?

A tecnologia é uma grande aliada do setor de BPO de folha de pagamento, pois permite automatizar, otimizar e integrar os processos, tornando-os mais ágeis, seguros e eficientes. Algumas das tendências tecnológicas que estão revolucionando o setor são:

• Cloud computing (computação na nuvem): consiste no uso de tecnologias que possibilitam armazenar e acessar os dados da folha de pagamento de forma remota e segura. O armazenamento em nuvem reduz os custos com infraestrutura física e facilita o compartilhamento das informações entre os especialistas em BPO e os gestores de RH.
• Inteligência artificial: o uso de algoritmos e bots (robôs) permite analisar os dados da folha de pagamento com mais rapidez e precisão, identificando padrões, tendências e inconsistências, além de gerar insights e recomendações para a tomada de decisão. Além disso, acelera os processos de recrutamento e seleção.
• Machine learning (aprendizado de máquina): permite que os sistemas se adaptem às necessidades da empresa, oferecendo soluções personalizadas para melhorar a experiência de gestores e colaboradores.
• Blockchain: tecnologia que tem como foco principal a descentralização das informações como medida de segurança. O protocolo registra de forma distribuída, permanente e segura as transações da folha de pagamento, garantindo a confiabilidade, a rastreabilidade e a segurança dos dados.

Como integrar a tecnologia aos processos de BPO de folha de pagamento?

Integrar a tecnologia aos processos de BPO de folha de pagamento é mais fácil do que se imagina. No entanto, é preciso seguir alguns passos, tais como:

1. Defina os objetivos e as expectativas da empresa em relação ao serviço de BPO

Em primeiro lugar, a empresa precisa ter clareza sobre o que espera alcançar com o BPO de folha de pagamento, quais serão as tarefas terceirizadas, quais são os benefícios esperados e quais indicadores de desempenho serão utilizados para avaliar o sucesso do serviço.

Essa definição é importante, porque é a partir dela que são analisadas as tecnologias mais alinhadas com a estratégia da empresa. Elas precisam otimizar, padronizar e diminuir falhas e riscos nos processos organizacionais, melhorando a qualidade dos serviços e a satisfação dos gestores e colaboradores.

2. Escolha um parceiro confiável e qualificado

Após realizar um diagnóstico dos processos atuais do seu negócio e identificar quais serão terceirizados, é hora de escolher uma empresa de BPO que utilize um sistema moderno e seguro para gerenciar a folha de pagamento da sua empresa, como a 2Easy.

Há mais de 18 anos no mercado, a 2Easy oferece as melhores soluções para o setor de recursos humanos de diferentes tipos de empresas, como ferramentas de automação de processos, indicadores de performance, consultoria trabalhista e gestão de benefícios corporativos. Por meio de um portal de autoatendimento, facilitamos o acesso online aos dados, o envio e o recebimento de documentos e a emissão de relatórios gerenciais.

Para tornar a experiência dos profissionais de RH mais completa, possuímos também a integração com outros sistemas, como o eSocial. E para proteger as informações da sua empresa e dos seus colaboradores contra fraudes, vazamentos e perdas, dispomos de sistemas seguros, com certificados de segurança, criptografia de dados e backup.

3. Elabore um plano de transição dos processos para o parceiro de BPO de folha de pagamento

Escolhida a empresa, o próximo passo é definir uma equipe de transição com representantes da empresa e do parceiro, definindo os papéis e as responsabilidades de cada um. É importante também estabelecer um cronograma detalhado com as fases de implementação, prazos, mecanismos de controle e testes.

4. Implemente as soluções tecnológicas adequadas

Para aumentar a eficiência dos serviços de BPO de folha de pagamento, a empresa contratante pode adotar algumas soluções tecnológicas. Ao serem integradas com os sistemas de gestão do parceiro, elas vão transmitir dados confiáveis e rastreáveis, que otimizam o tempo da coleta de informações e minimizam os erros.

Uma das tecnologias que a empresa pode adotar é um sistema de ponto eletrônico. A ferramenta registra as horas trabalhadas pelos colaboradores de forma digital, evitando fraudes e divergências nos registros. Ao ser integrado ao sistema da empresa de BPO, permite que os dados sejam recebidos automaticamente para que os especialistas possam calcular as horas extras, os descontos e os adicionais na folha de pagamento.

Outra tecnologia útil é a assinatura eletrônica. Ela permite que os gestores assinem documentos digitalmente, sem a necessidade de imprimir ou escanear papéis, e que disponibilizem os documentos rapidamente para os profissionais envolvidos no processo. A assinatura traz diversos benefícios para o BPO de folha de pagamento, como redução do impacto ambiental, economia de tempo e recursos, rastreabilidade, auditoria e segurança jurídica.

5. Adote um portal do cliente para facilitar a comunicação

A comunicação ágil entre a empresa de BPO de folha de pagamento e a empresa contratante é fundamental para garantir a qualidade do serviço. No entanto, utilizar meios tradicionais como telefone ou e-mail pode ser ineficiente e demorado, o que pode comprometer a eficiência dos processos.

Uma forma de evitar esses contratempos e melhorar a comunicação entre as equipes de trabalho é utilizar um portal de autoatendimento. O recurso consiste em uma plataforma online que permite que os profissionais de RH acessem informações sobre as atividades executadas e compartilhem documentos importantes sobre os colaboradores. Algumas informações que podem ser consultadas de maneira prática e ágil são as seguintes:

• Status dos processos;
• Documentos gerados;
• Guias para pagamento;
• Holerites dos colaboradores;
• Relatórios gerenciais;
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho etc.

6. Invista em treinamento para os gestores e colaboradores

A integração da tecnologia ao BPO de folha de pagamento exige que os gestores e colaboradores da sua empresa estejam capacitados para utilizar as ferramentas disponíveis. Por isso, é importante investir em treinamento para que eles saibam como acessar os sistemas, enviar e receber documentos, consultar informações e resolver problemas.

O treinamento pode ser feito pela própria empresa de BPO ou por um parceiro especializado em tecnologia. O ideal é que o treinamento seja prático e dinâmico, utilizando exemplos reais e simulando situações cotidianas. Assim, os gestores e colaboradores se familiarizam com as ferramentas e podem aproveitar todos os benefícios da tecnologia.

7. Monitore os resultados obtidos com o serviço de BPO de folha de pagamento

Para monitorar os resultados obtidos com o BPO de folha de pagamento, é preciso avaliar a qualidade dos serviços prestados, a satisfação dos gestores e colaboradores e o desempenho da empresa no mercado. Lembre-se de que a terceirização de serviços deve possibilitar padronização, inovação, melhoria contínua dos processos, atração e retenção de talentos.

Se todas essas etapas parecem um grande desafio para você e para as suas equipes de trabalho, conte com os serviços especializados da 2Easy. Possuímos uma infraestrutura completa, moderna e tecnológica para acompanhar toda a vida funcional dos seus colaboradores. Fale com nossos especialistas.