7 Dicas práticas para melhorar a sua auto-gestão e aumentar a produtividade

(Tempo de leitura segundo contador: 7 minutos)

Você alguma vez também já pensou que trabalhar por mais horas poderia fazer o tempo render mais?

Segundo pesquisas da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), foi comprovado que isso é um verdadeiro mito.

Inclusive, existem países que tem a média de horas semanais de trabalho menor que a brasileira, como por exemplo a Alemanha, e uma produtividade maior. Lá, os trabalhadores atuam por 38 horas, contra 44 dos brasileiros, e rendem cerca de 4 vezes mais.

Nesse sentido, surge uma nova pergunta: 

O que faz com que eles produzam mais do que nós?

(Foto: escritório de publicidade na Alemanha/ Fonte Pedersen)

Eu me fiz uma pergunta parecida como essa há algum tempo sobre como poderia melhorar a minha auto-gestão e produtividade pessoal.

Desde então mergulhei em algumas metodologias que comprovaram a sua efetividade, como o Get Things Done (GTD) e SCRUM. 

Assim, selecionei 7 dicas práticas que já utilizo e que você pode incorporar também para melhorar a sua auto-gestão e aumentar a sua produtividade. Você talvez possa já ter ouvido falar de algumas delas, mas te desafio a manter em prática o mais frequente possível em sua rotina semanal. Quais delas você pratica atualmente?

1. Praticar semanalmente a metodologia GTD (Get Things Done)

Essa metodologia seguramente contribuiu muito para o aumento da minha produtividade pessoal. Tanto que algumas das dicas contempladas nesta lista fazem parte de detalhes do método Get Things Done.

Ela surgiu através do consultor David Allen, que desenvolveu um conjunto de técnicas incrivelmente práticas para colocar as mãos na massa. Ela é dividida em 5 etapas principais que seguem a seguinte ordem:

1 - Coletar: documentar ideias e tarefas assim que elas surgem na mente;

2 - Filtrar: o ‘banco de tarefas’ com base em objetivos estabelecidos para os próximos meses. Quais fazem mais sentido para o agora?

3 - Organizar: alocar as tarefas para os dias da semana. Um aplicativo de produtividade ajuda muito neste sentido;

4 - Revisar: algumas perguntas reflexivas são feitas, como: a quantidade de tarefas atende a minha capacidade natural de execução?

5 - Executar: realizar as tarefas, atualizando o quadro de demandas conforme cada uma for concluída.

Eu sei que algumas dessas etapas podem parecer um pouco abstratas, caso ainda não esteja familiarizado com a prática do GTD. Pensando nisso, explicarei essa dinâmica com algumas das próximas dicas, combinado?

2. Praticar o ‘esvaziar da mente’ (mind sweep)

Essa dica não tem a ver com meditação, mas de certa forma traz igualmente um sentimento de alívio ao praticante.

É possível praticar o ‘mind sweep’ sempre anotando na hora a nova ideia ou tarefa que vier na mente no momento em que ela surgir. 

Isso pode ajudar muito a ter uma cópia de segurança (backup) à disposição, deixando disponível integralmente a sua concentração para realizar as tarefas ou simplesmente viver a vida, ao invés de tentar lembrar algo.

Já aconteceu alguma vez com você também de lembrar alguma coisa que precisava fazer em um momento inoportuno, como sono ou refeições?

Talvez no início, praticar este novo hábito possa ser desafiador, todavia o esforço compensa pois há o sentimento de que tudo está armazenado ao invés de estar na cabeça.

3. Eleja apenas um local oficial para anotar (físico ou online)

Conectada com a dica #2, esta vem para confirmar a necessidade de ter um (e apenas um) local para anotar as ideias e tarefas quando elas surgirem. Este banco de tarefas comumente é conhecido por Backlog e ajuda a dar vazão ao ‘esvaziar da mente’.

Na prática, o local eleito pode variar muito de pessoa para pessoa. O que funciona muito bem para o meu gosto pessoal é anotar especificamente as novas tarefas direto no aplicativo do Todoist (recomendo muito) e as novas ideias direto no Bloco de Notas do celular.

Entretanto, eu já vi outras ferramentas funcionarem melhor para conhecidos próximos. Há quem prefira o meio físico do que o digital. Entre os que eu já ouvi falar que podem dar certo, são:

Meio Digital: Todoist, Google Tarefas eTrello (aplicativos), Bloco de Notas (Celular ou Notebook), grupo de Whatsapp só consigo mesmo (sim, isso é possível xD);

Meio Físico: Agenda, Caderno de Anotações, Mural com Post Its.

Se alguma ferramenta que não está aí já funcionou para você, te convido a comentar aqui no post. Reforço que é importante ter apenas 1 local oficial para isso, pois assim as listas de tarefas estão centralizadas e sempre a mão, quando desejado.

4. Observar os obstáculos da sua produtividade

(Imagem: Prática da autocrítica auxilia no aumento da produtividade)

Ao longo de algumas semanas, eu percebi que em alguns turnos de trabalho, o meu rendimento foi bem abaixo do normal, tanto em manhãs quanto em tardes específicas. 

Listei alguns exemplos de obstáculos pessoais que percebi em minha rotina que busquei contornar, tais como: acordar cansado na segunda-feira, mesmo tendo ido deitar cedo; preparo de refeições vegetarianas que não foram práticas e levou mais tempo que o esperado na quarta-feira (pois almoço em casa); rendimento de uma tarde que foi bem baixo (sexta-feira)...

Com base nisso, busquei praticar uma visão autocrítica comigo mesmo e algumas perguntas surgiram, como:

- O que atrapalhou o meu sono na segunda-feira?

- Como posso melhorar a organização das minhas refeições?

- O que afetou a minha concentração na tarde da sexta?

Dessa forma, pude testar soluções práticas para as hipóteses que poderiam me afetar, fazendo com que os obstáculos fossem superados e não repetidos, além de aumentar a minha produtividade pessoal.

Alguns aprendizados que me permitiram superar estes obstáculos:

- Não tomar banho quente logo antes de dormir, pois ‘acende’ meu sistema nervoso (para segunda-feira)

- Preparar um plano semanal de refeições e cozinhar previamente parte no domingo para a semana

- Buscar trabalhar em lugares silenciosos, pois prefiro focar e não ser interrompido com distrações

Mais importante do que notar o obstáculo, é colocar em prática alguma ação para contorná-lo. 

5. Praticar 1 horário sagrado por semana para organizar a semana

Ter um momento a parte da semana ajuda MUITO a apontar o rumo das tarefas do ‘sprint’ e a reforçar os aprendizados da semana anterior. Além disso, uma reunião ‘só consigo mesmo’ ajuda a relembrar quais obstáculos foram encontrados e, assim, superá-los com maior agilidade.

Eu sei que essa pode parecer meio óbvia, mas o desafio está em manter este momento presente na rotina durante o máximo de semanas seguidas possíveis. É fácil sentir que “esta semana não precisa”, porém é justamente este momento que fará o seu sprint ter mais consistência.

Particularmente para mim, o horário que funciona melhor é segunda-feira logo pela manhã, no qual já a deixo reservada em minha agenda somente para isso, salve raras exceções. Para outras pessoas, sei que o domingo no final da tarde também pode funcionar muito bem.

E para você, qual serviria melhor?

6. Atualizar os objetivos para os próximos 3 meses (por ‘projetos’)

É comum haver uma relativa incerteza sobre os objetivos da fase atual de vida. Além disso, é fácil misturá-los com ideias de tarefas, podendo causar uma confusão mental sobre qual rumo prosseguir.

A fim de começar a solucionar isso, eu criei um simples quadro com o nome ‘Objetivos da Fase Atual’ que contempla, com Post Its grandes, de 5 a 6 objetivos a serem atingidos nos próximos 2 a 3 meses, ou seja, a curto prazo.

Por mais que precisamos ter objetivos de longo prazo, é essencial ter objetivos menores, pois eles ajudarão a flexibilizar as demandas, caso algo imprevisível aconteça em sua vida. 

Sugiro fortemente que existam ‘projetos’ ou ‘áreas da vida’ relacionados com estes objetivos e que o limite de 6 seja realmente respeitado. Dessa forma, será possível perceber o progresso com consistência e isso irá aumentar a sua própria motivação. Exemplos práticos de ‘áreas da vida’ que eu tenho:

• Vida Pessoal
• Música (contra-baixo)
• Profissional (Freelancer de Marketing Digital)

Abaixo, é possível encontrar um modelo do quadro que comentei com alguns objetivos estipulados para a minha fase:

E para você, quais seria suas áreas da vida/ projetos e seus respectivos objetivos? Conte pra gente nos comentários! =)

7. Criar pesos para pontuar as tarefas completadas (para tomar decisões baseadas em dados)

Seguramente, esta é a dica mais valiosa de todas. Digo isso, pois graças ao aprendizado que tive com ela, eu pude dar um novo passo em termos de auto-gestão de tempo a tarefas. 

Eu sabia que, se entendesse a minha produtividade com base em um número máximo que representasse minha capacidade pessoal, seria possível assim gerir com mais assertividade a minha energia. 

Isso porque um dos princípios base da administração moderna afirma que a coleta de dados pode ajudar muito a melhores tomadas de decisão.

Sendo assim, comecei a testar diversos critérios e pesos, até que encontrei um modelo que melhor serviu para o meu gosto individual. Para esta dica, o mais importante é ter critérios que ponderem com mais assertividade para você mesmo, por isso, teste o seu gosto também!

Os meus critérios, são baseados no intervalo de tempo necessário para executar uma tarefa. A relação que cheguei funciona assim:

Saliento que as tarefas que levam menos de 2 minutos (que são muito rápidas de completar), como ‘avisar o colega de trabalho sobre um assunto’, devem ser realizadas na hora para evitar procrastinações desnecessárias.

De acordo com esta tabela, eu percebi, após algumas semanas de monitoramente, que a minha ‘capacidade de produção’ natural (tendo uma rotina consistente e harmoniosa) é de 60 pontos. 

Isso fez com que eu tivesse mais clareza sobre quanto eu poderia destinar da minha semana para cada projeto durante o meu horário produtivo. Por exemplo, se eu atendo 3 clientes, idealmente cada um poderia levar 20 pontos da minha semana (x3 dá os 60). 

Se, mesmo após o meu horário sagrado de organização, o cliente me requisitar uma nova demanda, eu percebi que posso negociar o prazo com ele de forma bem tranquila. 

Algumas perguntas que surgem: Qual o tamanho desta nova demanda? Ela é realmente urgente? Se sim, qual demanda terá de dar o lugar para que essa seja executada agora? Assim, é possível negociar com o cliente e chegar em um consenso.

8. Dica Bônus: Respeitar a sua média natural de pontos (por tarefas realizadas)

(Imagem: Pessoa ansiosa e frustrada com o excesso de trabalho)

Essa última é uma das minhas dicas preferidas. Com base no aprendizado #7, em algumas semanas específicas eu decidi testar a minha própria produtividade. 

Em 2 semanas seguidas, mesmo sabendo que a minha capacidade ‘normal’ era de 60 pontos, resolvi me desafiar alocando 75 pontos de tarefas. 

Se você pudesse dar um palpite, quanto a sua intuição falaria que eu teria, de fato, realizado no final da semana?

Quando eu fiz essa pergunta para algumas pessoas próximas, diversas chutaram ‘50?’. 

O fato é que, em ambas as semanas, eu não só deixei de bater a meta dos meus 60 pontos naturais, como eu realizei apenas 30; ou seja, a metade.

Isso aconteceu pois quando fui executar na pele os 75, eu sabia que desde o começo do dia, eu precisaria acertar tudo para render. Conforme as coisas foram acontecendo, os imprevistos, que naturalmente surgem, começaram a me deixar ansioso, formando uma bola de neve até eu entrar em ‘curto-circuito’.

Assim, a minha capacidade de concentração foi afetada diretamente, fazendo com que alguns dos meus dias não rendessem praticamente nada.

Nesse sentido, aprendi que, caso eu realmente respeite a minha capacidade natural, eu conseguirei exercer um trabalho com mais consistência, pois de 60 em 60, em um mês eu atingiria 240, ou seja, faço em 1 mês o que levaria 2 meses fazendo 30 pontos.

Sendo assim, o que eu aprendi é que a produtividade não é fazer mais coisas, mas sim fazer as mesmas coisas de forma mais efetiva. Uma tarefa que antes precisava de 3 horas para ser completada, agora precisa de 1 hora. Ou seja, uma (M) que virou (P), segunda aquela escala que apresentei anteriormente.

Um convite muito especial a você

Espero que este texto com as dicas e aprendizados tenha sido útil para você, que reconhece a oportunidade de melhorar a sua capacidade de organização pessoal de tempo e tarefas. 

Se você se sente chamado ou chamada, gostaria de te convidar a participar da próxima oficina prática que facilitarei sobre ‘Gestão de Tempo e Tarefas para a Era Caótica’. 

Nela, são equilibrados momentos teóricos com práticos, desmistificando o tema de auto-gestão e produtividade e dando clareza em como poder executar com consistência a metodologia do Get Things Done (GTD) por conta própria.

Para mais informações sobre a próxima turma, mande um ‘oi’ no Whatsapp =)

Te desejo uma ótima semana, Rodrigo

Rodrigo Arns

+55 41 99969-2006

Empreendedor Social e Marketing Digital