7 passos para criar um plano de endomarketing

Antes de tudo reúna uma equipe que goste de pessoas. Recomendamos que você siga todos os sete passos que separamos a seguir. Pular alguma das etapas pode gerar problemas ou falhas no futuro.

Outra sugestão é reunir uma equipe que atue diretamente com essa demanda. Geralmente, profissionais especializados em gestão de pessoas, marketing e comunicação costumam lidar melhor com endomarketing. Eles acompanharão todo o processo e verificarão se todas as etapas foram devidamente cumpridas. Nossos 7 passos são:

I ∙ Conhecer os seus públicos

Na produção de material para os canais digitais de uma empresa, utiliza-se um recurso que facilita o direcionamento dos temas: a criação de uma persona, ou seja, a definição do cliente típico, com todas as principais características dos compradores.

Diante disso, é necessário se perguntar: Quem são essas pessoas? Quantos colaboradores trabalham na sua empresa? E quantos fornecedores ou prestadores de serviço? Esse mapeamento inicial, mais quantitativo, é essencial para planejar as ações no futuro.

Outra análise que deve ser feita tem relação com as características do seu público. Qual é a faixa-etária média em cada um dos departamentos? Mais homens ou mulheres? Em média, seus funcionários estudaram até que nível? Todos esses dados vão ajudá-lo a “calibrar” a campanha mais para frente. Por fim, temos uma recomendação que não é obrigatória, mas que pode ajudar no futuro: tente mapear quem são os públicos que se relacionam com a sua empresa, mas que estão mais distantes, como um consultor que preste (ou que já prestou) serviços para a sua organização.

Além de ajudá-lo a planejar uma estratégia mais abrangente de comunicação no futuro, isso pode fomentar o próprio endomarketing. Alguns sistemas digitais feitos para auxiliar no endomarketing, por exemplo, contam com ferramentas de integração com pessoas mais distantes da instituição.

II ∙ Conhecer a cultura de comunicação na sua empresa

É muito importante fazer um "raio-x" de como a empresa se comunica. Neste segundo momento é preciso fazer um diagnóstico de que forma os colaboradores se comunicam e interagem dentro da empresa. Faça o diagnóstico investigando como eles lidam com duas características:

Comunicação: sua equipe é mais ou menos comunicativa? Você percebe que o time troca muitas ideias sobre o trabalho feito internamente ou isso só ocorre de forma protocolar, quando é obrigatório? E por que não perguntar: os diferentes departamentos se conhecem?

Em uma organização mais comunicativa, o trabalho de endomarketing tende a ser mais simples, já que o diálogo interno está internalizado. No outro caso, o trabalho tem algumas peculiaridades e pode levar um pouco mais de tempo, mas os resultados tendem a ser mais positivos e interessantes para a empresa.

Colaboração: não basta saber se os seus funcionários conversam – é preciso ver se há interação em prol da empresa. Suas equipes são colaborativas? Elas interagem para buscar uma resposta de um problema interno? Os canais de comunicação são usados para pensar a empresa? Uma estratégia de endomarketing bem implantada tende a melhorar a colaboração entre os funcionários. A interação entre as equipes pode ajudar a resolver problemas internos e até, em alguns casos, gerar inovação para produtos e serviços. Por isso, é fundamental saber o quão colaborativa sua empresa é e como você pode melhorar esse aspecto interno.

Para organizar essas informações, sugerimos o seguinte: divida todos os departamentos da empresa e dê uma nota para cada um deles nos quesitos colaboração e comunicação. O valor pode variar de 1 (pouquíssimo ou quase nulo) até 3 (muito comunicativo/colaborativo). Esse mapa vai ajudá-lo a priorizar as ações e a escolher os setores que receberão as primeiras ações de endomarketing. Fiz um formulário no google formulário para exemplificar o que falamos aqui. Clique na imagem abaixo e simule que você faz parte da empresa.

III ∙ Definir objetivos mensuráveis em um espaço de tempo fechado

Como explicamos acima, o endomarketing serve para gerar engajamento interno e integração entre os colaboradores. Isso pode ser obtido de várias formas – desde o uso mais intenso das ferramentas de comunicação interna até debates sobre um novo produto ou serviço. Por isso, nesta etapa, vamos definir objetivos e metas para o nosso plano de endomarketing.

Na parte dos objetivos, vamos definir quais resultados queremos com essa estratégia de endomarketing dentro da nossa empresa: mais colaboração interna, comunicação entre colegas, identificação com a marca ou até a redução de comentários negativos feitos internamente. As duas fases anteriores – a análise do público e o diagnóstico da empresa – são essenciais para ajudá-lo nessa etapa.

Avançando um pouco nos objetivos, vamos criar também metas: resultados mensuráveis que queremos alcançar om a ajuda do plano de endomarketing. Esses valores ajudarão a validar internamente essa iniciativa, mostrando aos gestores a importância da manutenção dessa estratégia. Além disso, você poderá monitorar se tudo está dando certo ou precisa melhorar.

Esse momento foque na análise da redução do absenteísmo ( ou no turnover) em um determinado espaço de tempo, aumento no uso de uma ferramenta de comunicação interna, percentual de colaboradores que frequentam os eventos corporativos etc. Os critérios para escolher vai depender do perfil da sua empresa e dos objetivos que deseja atingir. Entretanto, sugiro utilizar os indicadores de performance e os kpis (xxxxxxxxxxxxxx).

IV ∙ Análise, criação e investimento em canais internos

A partir dessa etapa, entraremos na execução do plano de endomarketing feito para a sua empresa. Já conhecemos os públicos, o quão comunicativos eles são e quais são os objetivos dessa estratégia que queremos implantar. Agora, precisamos ver se a empresa conta com os canais adequados para distribuir essas ações que queremos implantar.

O endomarketing pode ser feito de formas simples: cartazes em um mural, por exemplo. Porém, é preciso apostar no meio que chegue a todos os colaboradores que você pretende cativar com a campanha. Em alguns casos, as ferramentas que você tem internamente não dão conta da estratégia. Exemplo clássico: funcionários que não leem e-mails. Você deve se preocupar com esses casos e pensar em canais que possam chegar a todos.

Em muitos casos, as campanhas de endomarketing vão ser disseminadas nos canais de comunicação interna. Lembre-se: essas estratégias são complementares e podem sim trabalhar juntas. Afinal, ambas têm o objetivo de gerar engajamento e alinhamento estratégico na equipe.

V ∙ Lançamento e teste em um grupo pequeno

Agora que você escolheu as ferramentas, chegou a hora de fazer o primeiro teste. Para isso, vamos retomar a lista que fizemos no passo 2, sobre a comunicação e a colaboração nos diferentes departamentos. O setor que tiver melhores resultados nos dois aspectos vai receber nossas primeiras ações de endomarketing.

Temos algumas sugestões de abordagem para essa etapa:

• No departamento escolhido, comece com ações mais simples. Mostre, por exemplo, que o colaborador pode entrar em contato com a empresa caso tenha algum problema ou dúvida sobre um processo interno. Isso pode ser feito com um simples cartaz contendo as informações de contato.
• Se você implantar uma nova ferramenta, como uma rede social corporativa, vale a pena aproximar-se dessa equipe e explicar as funcionalidades dessa nova ferramenta. Envie convites para acessar o sistema e acompanhe periodicamente seu uso.
• Veja periodicamente os resultados das campanhas que você implantar neste setor. Eles devem influenciar diretamente as metas que você determinou anteriormente: o absenteísmo caiu naquele departamento? Há mais debates sobre projetos?

Mas por que não lançar o novo programa de endomarketing para toda a organização? Em um ambiente menor, será possível verificar os erros que o planejamento tem, corrigindo-os antes do lançamento oficial. Além disso, a equipe escolhida poderá fazer sugestões de melhorias que podem incrementar a estratégia.

VI ∙ Criação de campanhas de conscientização, orientação e apresentação

do plano de endomarketing

Depois de fazer todos os testes nos departamentos mais abertos à comunicação e à colaboração, vamos apresentar essa nova estratégia para os gestores. Nossa sugestão: colha os resultados positivos que você registrou nessa fase beta e mostre-os para a diretoria. Nos clientes que acompanhamos, sempre observamos que as campanhas de endomarketing costumam ter mais sucesso quando contam com o apoio da alta gerência.

Se você implantar uma nova ferramenta interna – como uma intranet ou uma rede social corporativa – é importante também fazer uma campanha de conscientização para toda a equipe. Mostre os recursos e os benefícios desse novo sistema para a empresa e como os colegas podem entrar. É importante deixar um canal aberto para tirar dúvidas e orientar os usuários quanto ao uso da solução.

Feito isso, recomendamos que você aplique as estratégias aos poucos nos outros departamentos. Comece pelos setores mais abertos à comunicação e à colaboração e depois atue mais intensamente nos escritórios mais fechados – eles exigirão mais proximidade e esforços da sua equipe.

VII ∙ Acompanhamento periódico via indicadores e reuniões para repensar

o processo

Nessa etapa, acreditamos que seu plano de endomarketing esteja em plena atividade. Agora, é essencial que você acompanhe de perto os resultados obtidos com a nova estratégia. Eles devem estar alinhados aos objetivos. Verifique se as metas foram cumpridas e, se for possível, proponha mudanças no planejamento para que você consiga alcançá-las.

Além da análise dos indicadores, recomendamos que a equipe responsável pelo endomarketing faça reuniões periódicas com gestores e alguns colaboradores mais engajados. Nelas, discuta os resultados das campanhas e busque melhorias para a estrutura atual. Com essa revisão periódica, acreditamos que sua estratégia continuará a trazer resultados por um bom tempo.