8 maneiras pelas quais a segurança de impressão pode evitar a perda de dados

escrito por Alistair Nestor - PaperCut

O mais irritante sobre violações de dados é que seus problemas só começam com a perda real de dados: geralmente há multas regulatórias, auditores nas suas costas, relações públicas ruins espalhadas em sites de notícias e a perda de confiança do cliente a longo prazo. Os dados podem ser recuperados; a confiança não volta tão facilmente.

Mas aqui estão as boas notícias. Seu ambiente de impressão, embora seja uma avenida potencial para intrusão, pode ser tornado muito seguro (não vamos dizer inexpugnável, porque nenhum sistema é, mas com os protocolos certos você pode tornar sua rede de impressão o mais inexpugnável possível sem realmente ser, você sabe, inexpugnável. É menos chamativo, mas mais preciso).

Veja como as soluções de segurança de impressão podem ajudar a evitar a perda de dados.

Autenticação e autorização do usuário

Provavelmente nem é preciso dizer, mas somente usuários autorizados devem conseguir imprimir na sua rede. Para fazer isso, recomendamos uma combinação de gerenciamento centralizado de identidade e acesso (IAM), logins e autenticação multifatoriais, políticas de senhas fortes e implementação do Controle de Acesso Baseado em Função (RBAC), para que os usuários tenham acesso somente às funções necessárias para executar seu trabalho (e nada mais).

Liberação de impressão segura

Na maioria dos escritórios, quando um trabalho é enviado para a impressora de um dispositivo, ele começa a imprimir imediatamente. Não importa quem esteja realmente no MFD. Com soluções como Liberação de Impressão Segura, os trabalhos são "liberados" apenas por um usuário autenticado no MFD (ou um terminal de liberação dedicado próximo à impressora). Isso significa que não há chance de interceptar o documento físico e que os trabalhos de impressão são coletados apenas por seus proprietários.

Criptografia de dados de impressão

Na PaperCut, usamos todos os tipos de protocolos de criptografia para proteger os dados de impressão em trânsito e em repouso. Para usuários do Windows, isso pode ser o Server Message Block (SMB) e suas variantes, como SMB2 e SMB3. Para clientes MacOS, recomendamos IPPS (que é IPP sobre uma conexão HTTPS). Seja qual for o seu sistema operacional, o Mobility Print é provavelmente a melhor aposta quando se trata de segurança de impressão sem complicações. É gratuito, fácil de usar e protegido por uma conexão ponto a ponto criptografada.

Trilhas de auditoria e registro

Como administrador de servidor de impressão, é crucial que você consiga ver e registrar todas as atividades na rede. Dessa forma, se algo der errado e as pessoas começarem a fazer perguntas caras, você pode simplesmente abrir a trilha de auditoria (em vez de dizer: "Sim, não tenho certeza do que aconteceu lá...") Se esta é a primeira vez que você navega em um software de gerenciamento de impressão, temos muitas dicas para auditoria de impressão aqui.

Marca d'água de trabalho de impressão

A marca d'água é outra grande arma em seu arsenal de prevenção de perda de dados (DLP). Ao aplicar automaticamente uma marca d'água a documentos confidenciais, você pode impedir que funcionários façam fotocópias, digitalizações e distribuições não autorizadas. Marcas d'água também podem ser usadas para incorporar metadados (como informações do usuário, hora da impressão ou local) em documentos físicos Muito útil quando se trata de trilhas de auditoria!

Descarte seguro de resíduos de impressão

Uma peça frequentemente esquecida do quebra-cabeça de segurança de dados. Não faz sentido proteger documentos confidenciais no escritório e depois jogá-los em aterros sanitários para que qualquer um possa ler. Como tal, toda organização precisa de uma política robusta de destruição de documentos. Isso pode incluir destruição de documentos (destruidores de corte transversal são mais eficazes), caixas de destruição de documentos bloqueadas, destruição digital em dispositivos de armazenamento (para evitar a recuperação de documentos) e auditorias regulares e verificações de conformidade.

Atualizações regulares de segurança

Seu sistema é tão seguro quanto seu último patch. O mesmo vale para a segurança da rede de impressão. Na PaperCut, lançamos notas sobre nossos patches de segurança regulares, para que os usuários possam ter uma ideia das vulnerabilidades emergentes. Mas isso é realmente apenas a ponta do iceberg. Certifique-se de atualizar regularmente o firmware da impressora, os protocolos de rede, os controles de autenticação e acesso, as bibliotecas de criptografia e qualquer software relevante. Os patches de alta prioridade devem ser lançados semanalmente, com atualizações gerais de segurança sendo atualizadas uma vez por mês.

Integração com sistemas de prevenção de perda de dados (DLP)

O ideal é que sua solução de gerenciamento de impressão sincronize perfeitamente com quaisquer sistemas de prevenção de perda de dados (DLP) de terceiros. Verifique isso antes de comprar. Consulte os fornecedores para confirmar os recursos de integração e certifique-se de que tudo seja compatível com sua infraestrutura de rede e configurações de segurança existentes. Você também pode definir políticas de DLP que especifiquem como os dados confidenciais devem ser manipulados quando impressos (por exemplo, você pode automatizar alertas para trabalhos de impressão que contenham certas palavras-chave ou padrões). Legal, hein?