Aceita um Lean Coffee?

Tomei conhecimento da prática de Lean Coffee, durante um treinamento de Lean Change Management. Devo confessar que a princípio estava cética sobre a eficácia de uma reunião sem agenda prévia.

Como poderia facilitar o processo de mudança organizacional uma reunião onde as pessoas iriam “se assim desejassem”?

Entretanto quem se propõe a atuar com Mudança Cultural precisa praticar a mudança, então a oportunidade perfeita surgiu, para que eu pudesse experimentar a prática de Lean Coffee, durante um projeto Transformação de Cultura Organizacional em um cliente.

Projetos de Transformação de Cultura Organizacional são sempre desafiadores, por que envolve valores pessoais, hábitos e comportamentos tudo que se propõe alterar costumes é desafiador. Já em fase de execução do projeto, durante uma reunião formal, estruturada o time chegou a um impasse.

Alterar costumes, não é trivial, mas neste caso, foi justamente um antigo costume que nos ajudou a sair do impasse, pois é costume em nossa cultura, concluir que:

Se a reunião chegou a um impasse, é porque é hora de parar para o cafezinho.

Tem muitas pessoas que simplesmente não acorda, não trabalha, não funciona sem café. A imaginação de algumas pessoas parece “movida a café”. (Eu sou uma delas e só estou escrevendo este texto, graças ao “cortado” que tomei há pouco).

Foi assim que um time que estava empacado sem conseguir achar solução para o seu desafio se dirigiu à copa para o cafezinho.

Movidos a cafeína, em ambiente acolhedor, o aroma do café tornou a conversa despretensiosa e logo o time começou a discutir o tema em questão. Ideias foram surgindo e sendo complementados nenhum ambiente de descontração onde a criatividade aflorava.

A pausa para o café foi tão benéfica que logo alguém teve a ideia de trazer para aquele ambiente o mapa com as anotações do time. E foi ali em um ambiente de colaboração que a solução foi se modelando.

Após esta experiência real, comecei a refletir se aquela organização poderia ser o ambiente ideal para experimentar a prática do Lean Coffee, visando:

• Destacar o valor da comunicação,
• Ajudar a criar senso de urgência
• Reduzir os sintomas de resistência.

Mas o que vem a ser um Lean Coffee aplicado a Projetos de Transformação da Cultura Organizacional?

• O Lean Coffee é uma abordagem para realização de reuniões onde os próprios participantes sugerem a agenda da reunião dando foco a um tema específico. E se os impactados pelas mudanças organizacionais sugerem um tema, é porque certamente este tema é relevante para eles, ainda que os responsáveis pela Gestão de Mudança não tenham mapeado este tema em sues mapas de riscos ou impactos organizacionais. Isto está totalmente alinhado com o conceito básico de Lean Change Management, que é uma abordagem orientada por feedback.
• O fato de incentivar que os colaboradores sejam protagonistas e ser uma reunião onde o tema é sugerido, não isenta a necessidade de um facilitador.
• É também importante registrar todos temas a serem discutidos, que que pode ser facilmente controlado em um quadro Kanbam (por discutir, em discussão, já discutido). Isto evita que o time fique discutindo um mesmo tema por um tempo muito longo e o encontro ganha dinamismo.

Interessante observar como surgem dúvidas, receios e preocupações que não estavam mapeadas originalmente como Impactos Organizacionais no projeto e nem identificados no no mapa de riscos! E como as resistências ocultas vão sendo pouco a pouco reveladas.

O Lean Coffee se torna uma oportunidade para que o responsável pela gestão de mudança possa captar diretamente dos afetados suas preocupações em um ambiente seguro e descontraído. Posso dizer que eu mesma passei por esta experiencia no primeiro Lean Coffee que participei.

Mas se bem conduzido, por um facilitador experiente, pode levar os próprios impactados pelas mudanças a encontrarem as soluções para as suas dúvidas, amenizando as suas próprias resistências, na medida que eles compreendem melhor a mudança e compreendem as razões de seu próprio desconforto diante daquele cenário novo. Como podemos nos surpreender quando damos voz as pessoas afetadas com as mudanças.

Na verdade, cada um de nós, é sempre capaz de encontrar dentro de si a solução dos próprios conflitos internos a as próprias fontes de motivação, se estivermos em um ambiente de acolhimento de ideias.

A experiência com o Lean Coffee, pode ser uma prática adequada a facilitação dos projetos de gestão de mudança da cultura organizacional.

Assim como para se tomar bom café, é preciso, preparar, servir e degustar, no experimento de Lean Coffee, precisamos também preparar, conduzir a realização e avaliar.

Elizabeth Borges, PMP, Diretora Aleia

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