O Acervo Acadêmico das IES e a Portaria MEC nº 22, de 2017.
KRÜGER, Maria Helena.
A Portaria n. 22/2017 que dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, em sua seção VIII, trata do Acervo Acadêmico.
Destacamos, neste texto, as questões referentes, exclusivamente, a definição, composição, organização, temporalidade, responsabilidade, averiguação pelo órgão público, conversão para o meio digital, critérios e prazos, características do sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos.
DEFINIÇÃO: Acervo acadêmico é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.
ORGANIZAÇÃO: O acervo acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ no 92, de 23 de setembro de 2011, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações neles previstos..
RESPONSÁBILIDADE: O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são pessoalmente responsáveis pela guarda e manutenção do respectivo acervo acadêmico, que deve ser mantido permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta.
As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter sob sua custódia os documentos referentes às informações acadêmicas, descritos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior.
No caso de descredenciamento ou conclusão curso e transferência de alunos a IES tem o prazo de 6 meses para emissão, registro e entrega aos egressos.
Os documentos em meio físico e em meio digital deverão estar disponíveis no endereço para o qual a IES foi credenciada.
O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.
AVERIGUAÇÃO PELO ÓRGÃO PÚBLICO: O acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento. Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas.
CONVERSÃO PARA O MEIO DIGITAL - os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela do Anexo, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de 24 (vinte e quatro) meses (Decreto no 9.235, de 2017).
CRITÉRIOS DE CONVERSÃO PARA O MEIO DIGITAL E PRAZOS:
a) os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais;
b) a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, devendo esta constar em suas normas educacionais, observadas as disposições da Portaria n. 22/2017 e o marco legal da educação superior.
c) Vencido o prazo de guarda da fase corrente, o documento em suporte físico do acervo acadêmico em fase intermediária, cuja destinação seja a eliminação, poderá ser substituído, a critério da instituição, por documento devidamente microfilmado ou digitalizado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.
d) A manutenção de acervo acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas a poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.
CARACTERÍSTICAS DO SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:
a) capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
b) forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
c) método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
d) utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.