Agenda nossa de cada dia!

Organizar as tarefas do dia-dia não é nem de longe fácil. Na verdade a primeira tarefa a ser realizada é a tarefa de organizar as próprias tarefas. Normalmente começo transcrevendo elas em minha agenda e depois disso, passo a enumerá-las por prioridade, ou seja, a número 1 é a mais prioritária e o último algarismo é a que tem menos urgência.

Então dou início à realização destas e durante esta operação, passam a surgir novas tarefas e/ou tarefas paralelas à que se está realizando. Por exemplo, é necessário fazer um contato com uma pessoa afim de se obter determinada informação e, assim que faço o contato, fico sabendo que é necessário ligar para uma segunda pessoa mas que essa pessoa ainda não dispõe de tal informação, pois ainda está trabalhando em alguma etapa do processo que resultará na informação necessária, que precisa passar por mim, que vou fazer alguns outros contatos, talvez cotações, ou consultorias, enfim.

Esta tarefa ficou paralisada momentaneamente e me trouxe a necessidade de transcrever uma nova tarefa, que implica em acompanhar o desenvolvimento da atividade de um outro colaborador. Portanto transcrevo e linko as duas tarefas, desenhando um fio de ligação que se inicia na primeira tarefa e termina na segunda, nova tarefa da qual a tarefa “principal” depende.

Antes de passar para a próxima tarefa, encaminho o feedback para as pessoas que estão no aguardo do resultado da minha tarefa, esclarecendo os motivos pelos quais naquele momento, eu não poderei dar a tarefa como concluída.

Passo para a próxima tarefa e por sorte esta se desenvolve rapidamente e sem necessidade de criação de novas tarefas paralelas, o que faz com que eu passe para a próxima. Momento em que recebo a informação (talvez por e-mail, mas hoje em dia utilizo também o whatsapp para comunicação profissional) de que vou precisar intervir na atividade daquele colaborador envolvido no desenvolvimento da minha primeira tarefa. Então surge uma terceira tarefa que unida com outras duas, forma uma única tarefa inicial, que por sinal é a mais prioritária do meu dia.

Estas evidências comprovam a necessidade de se trabalhar em equipe e que esse trabalho precisa ser extremamente harmônico, como uma música, com todos os instrumentos sincronizados por um bem maior, que é a própria canção. Além disso, também se comprova aqui, como o tempo, que muitas vezes parece suficiente, muitas vezes não é, e que faz com que se chegue ao fim do horário comercial com tarefas não executadas.

Aí está para mim, uma das piores coisas que acontecem num dia em relação ao trabalho: “empurrar” tarefas de um dia para o dia seguinte, pois isso literalmente encavala a agenda e faz com que o tempo do dia seguinte seja ainda mais corrido, e se a coisa persistir, ao fim de uma semana, estou num verdadeiro caos profissional.

Por isso, vale a pena se organizar e principalmente trabalhar com pessoas organizadas e que tenham ciência da importância do trabalho em equipe, que dia após dia, vem se mostrando essencial. Empresas bem sucedidas tem equipes harmônicas, portanto economizam tempo, dinheiro e repassam isso ao cliente em seu preço final, que é mais em conta do que o do concorrente “bagunceiro”.