ANÁLISE DO GERENCIAMENTO DE INSUMOS E ATIVIDADES OPERACIONAIS DE UM SUPERMERCADO DE MÉDIO PORTE: UM ESTUDO DE CASO

1. Introdução

Diante do cenário atual que vivenciamos a competitividade entre empresas cresce cada vez mais, onde empresas que possuem uma gestão sólida sobrevivem a grande concorrência. No setor supermercadista não é diferente. Com a chegada das grandes redes de supermercado nas cidades interioranas é necessário que mercados de pequeno e médio porte invistam em tecnologia, assim aprimorando o seu sistema informacional que serve de apoio às operações, assim permitindo a ter uma melhor gestão e controle de suas mercadorias e atividades rotineiras, deste modo, administrando melhor o estabelecimento e conseguindo uma diminuição dos custos e consequentemente ofertando um preço de venda de suas mercadorias que seja compatível aos dos grandes supermercados.

Ferreira et al (2006) dizem que o setor supermercadista está se configurando em um novo cenário, com novas tecnologias e concepções, e por isso, os empresários necessitam reestruturar e aprimorar seus negócios para permanecerem em atividade devido a forte pressão do mercado e o aumento das exigências dos clientes e das inovações tecnológicas.

Para melhor controle e coordenação dos materiais de uma empresa, é necessário que todos os setores trabalhem de maneira integrada a fim de conseguir que o fluxo das informações decorra de maneira rápida e uniforme em toda organização. De acordo com Viana (2006), a administração de materiais tem como meta principal conseguir uma estabilidade entre estoque e consumo, e para tal fim, inter-relacionar a gestão dos insumos com as demais atividades internas da empresa que consiste em uma sequência de rotinas e técnicas.

Gurgel e Francischini (2002) relatam que o avanço dos sistemas computacionais auxiliou bastante o gerenciamento do fluxo dos materiais de forma integrada e uniforme. O’Brien (2004) diz que as organizações necessitam renovar seus sistemas de negócio e alterar o método de trabalho para atender com maior rapidez as necessidades de seus clientes, com isso, as tecnologias e os sistemas de informação tornaram-se elementos importantes quando se propõe atingir o êxito como organização. 

2. Classificação ABC

Algumas organizações trabalham com vários tipos de itens em seu estoque, no qual dentro deste mix de produtos alguns possuem maior relevância do que os outros sejam eles em vendas, importância em um processo produtivo ou então por sua rentabilidade. Dias (1993) diz que a curva ABC é uma ferramenta indispensável para os gestores, pois possibilita detectar os itens que merecem maior prudência e tratamento correto em uma empresa, no qual se ordena os itens de acordo com a sua relevância.

Baseada no diagrama de Pareto, que em uma análise de renda e riqueza Vilfredo Pareto verificou que a maior porcentagem da receita total estava em poder da minoria da população, em que 80% da riqueza estavam somente em poder de 20% da população, a classificação ABC também é conhecida como curva 80/20, tal que, como explica Ching (1999) vinte por cento em quantia de um determinado item, são autores de oitenta por cento do valor do mesmo.

Corrêa e Corrêa (2011) relatam que para adotar o método ABC, é necessário que se passe por sete passos:

1. Fazer uma análise do que foi utilizado durante o ano anterior de todos os itens armazenados;
2. Definir o custo médio dos produtos estabelecidos no primeiro passo;
3. Multiplicar os itens analisados no primeiro passo respectivamente com o seu custo médio, definido no segundo passo;
4. Organizar os itens decrescentemente conforme o seu valor de consumo;
5. Fazer o cálculo acumulado do valor consumido adquirido no quarto passo;
6. Determinar percentualmente os resultados calculados nos valores consumidos acumulados, e também a porcentagem acumulada dos itens;
7. Determinar a classificação ABC, como demonstra a tabela 1.

Para classificar os itens em ABC, de acordo com Martins e Laugeni (2005), utiliza-se dos seguintes critérios, demonstrados no quadro 1.

Assim, a classificação dos grupos se dá pela seguinte forma: Os itens classe A são de extrema importância, no qual devem ser controlados tanto pela sua relevância no consumo quanto pelo seu valor financeiro alto; Os itens classe B devem ter uma atenção intermediária entre os grupos A e C; E os itens classe C, que mesmo sendo em maiores quantidades, possuem um pequeno valor de consumo, assim como diz Viana (2006), se tornando menos relevante financeiramente e também por questão de gerenciamento.

3. Banco de Dados

De acordo com Elmasri e Navathe (2010), na sociedade atual em que vivemos, os bancos de dados ou sistemas de bancos de dados são elementos fundamentais para diversas atividades do dia a dia. A sua utilidade vai desde a atualização automática dos dados do estoque de um supermercado, no caso de saída ou entrada de mercadorias, até uma simples busca de um livro em uma biblioteca virtual que acessa o banco de dados para consultar a pesquisa.

Bio (1991) define banco de dados como um conjunto de documentos organizados que não se repetem, no qual se relacionam proporcionando uma única origem de dados podendo ser aplicados para vários propósitos.

Para uma empresa o banco de dados se torna algo fundamental, pois ele é a fonte de toda informação necessária para o seu próprio andamento, no qual armazena informações compartilhadas pelos variados subsistemas da organização, a começar de um simples levantamento de estoque até um relatório de vendas, ou então o histórico das movimentações dos produtos. 

4. Sistemas de Informação

Para entendermos o conceito de sistemas de informação, primeiramente temos que ter bem esclarecido do que se trata um sistema. Para Bio (1991) um sistema se trata de um aglomerado de componentes independentes se tornando um todo organizado e complexo. Em um sistema pode conter vários subsistemas, que também consistem em aglomerados de partes interdependentes, no qual se relacionam integrando um sistema maior. Um exemplo de um sistema maior composto de subsistemas é o organismo humano, no qual é composto pelo sistema nervoso, circulatório, ósseo etc. A partir destas concepções, Bio (1991) diz que o sistema de informação trata-se de um subsistema da organização, em que é integrado por um grupo de subsistemas correlativos.

Para Bio (1991) existem alguns fatores que são primordiais para que o sistema de informação de uma empresa seja eficaz:

• Gerar informações essenciais e de confiabilidade em um rápido tempo, assim satisfazendo as exigências que certas operações necessitam, no qual são primordiais para tomada de decisões;
• Se relacionar em um arranjo organizacional fundamentado contribuindo com o gerenciamento por meio de distintos elementos organizacionais interligados;
• Fazer com que o processo, tanto interno quanto externo, obtenha uma fluidez em sua totalidade, no qual seja coerente integrado e com um custo menor;
• Comportar ferramentas de administração interna que asseguram a credibilidade dos dados de saída e uma confiável preservação aos ativos da empresa que são monitorados pelo sistema.

Em suma, para um bom andamento de uma organização é necessário que o sistema de informação esteja sendo executado de maneira correta, de tal modo que processe corretamente os dados de entrada e posteriormente convertendo-os em informações desejáveis de saída.

5. Resultados

O presente estudo foi realizado em um Supermercado de médio porte localizado em uma cidade do interior do estado de São Paulo. A empresa atua há mais de vinte anos na cidade e conta com um quadro de funcionário de 15 colaboradores que contribuem para o funcionamento dos setores: Açougue, padaria, gôndolas, caixa, compras e administração. O supermercado é administrado pelos proprietários, que ficam responsáveis pela parte financeira, administrativa e de compras de mercadorias.

 A empresa possui um modelo de gestão no qual não tem conhecimento dos seus processos, em que as maiorias das tarefas são executadas sem nenhum critério e orientação por parte dos funcionários e dos próprios proprietários, assim não possuindo uma padronização nas atividades. A falta de processos padronizados geram alguns problemas para a organização, tais como:

·        Ociosidade do sistema aplicativo de gestão;

·        Ausência do histórico de dados da empresa;

·         Fluxo de materiais desordenados;

Esta pesquisa tem por objetivo auxiliar os envolvidos a gerenciar melhor os suprimentos e as atividades da empresa, apresentando métodos e sugestões de melhoria no âmbito de trabalho para que assim chegue a uma situação favorável aos administradores.

5.1 Coleta de Dados

Este trabalho foi elaborado a partir da coleta de informações do banco de dados da empresa, e também por meio de visitas à empresa e com o auxílio dos funcionários e proprietários do estabelecimento. O banco de dados do supermercado é o Firebird versão 3.0. Para a extração dos dados foi utilizado a ferramenta SQL Manager versão livre, que converte as informações do sistema para uma planilha do Excel. Foi necessário fazer o uso deste software pelo fato da empresa não controlar e gerenciar suas mercadorias corretamente, assim não possuindo registros de estoques, compras, movimentação de mercadorias etc. Devido a essa não manutenção do sistema operacional e o não gerenciamento de suas mercadorias, foi possível somente a extração dos dados relacionados aos produtos que foram vendidos e que passaram no caixa.

Os dados utilizados são referentes ao período de Junho de 2016 a Maio de 2017, no qual foi possível verificar a movimentação para venda de 12.359 itens cadastrados no sistema, mostrando a quantidade de saída e o faturamento total destes produtos. Durante este período de 12 meses, constatou-se que a empresa teve um faturamento de 8.579.325,07 Reais.

Devido a grande quantidade de itens vendidos neste período, serão retiradas para análise somente as mercadorias que tiveram um faturamento acumulado superior a 1.000,00 Reais. Com isto, somente 941 itens foram analisados.

5.2 Classificação ABC

O supermercado movimentou no período de Junho de 2016 a Maio de 2017, 941 itens, nos quais foram considerados relevantes para a pesquisa, gerando uma receita bruta de 7.004.562,23 Reais, em que foram separados de acordo com o setor correspondente de cada item. Os produtos foram divididos em doze grupos com base nos setores do supermercado e listados na ordem decrescente dos setores que mais faturaram com as vendas neste período, como mostra a Tabela 2.

Segundo informações, pelo fato do supermercado comercializar muitos itens, o processo de compras é dividido por quatro funcionários de setores distintos, como exemplifica o Quadro 2, assim evitando sobrecarregar esta função somente a uma pessoa. Pelo fato do supermercado ter uma demanda independente, em que não há como saber antecipadamente as necessidades específicas dos clientes, de acordo com Slack et al (2008), com o auxílio do histórico de vendas, é necessário que se faça projeções do consumo futuro baseado em dados passados. 

Portanto, para ter uma melhor projeção do consumo, controle das mercadorias estocadas e facilitar o procedimento de compras, estes quatro setores serão analisados pelo método ABC separadamente, no tópico seguinte, com o intuito de auxiliar os compradores em suas aquisições, apontando quais itens merecem uma maior relevância por apresentar maior faturamento e consequentemente gerir melhor o estoque da empresa, fazendo com não haja desperdícios em produtos adquiridos.

5.2.1 Resumo ABC Supermercado

Ao total foram analisadas 941 mercadorias divididas em doze grupos, nos quais rentabilizaram para os proprietários 7.004.562,23 Reais, no período de Junho de 2016 a Maio de 2017. A tabela 3 apresenta os setores que mais faturaram durante este intervalo de tempo.

Diante dos dados apresentados na tabela a cima, considera-se alguns pontos:

·        O açougue o setor de bebidas são classificados como classe A, com representatividade em quase quarenta e três por cento do faturamento, assim tornando-se necessário um maior controle das mercadorias comercializadas e estocadas nos setores, tanto pelo alto valor financeiro dos produtos, quanto pela relevância nas vendas. Assim como diz Corrêa e Corrêa (2011) deve-se manter estoques precisos e rigorosos.

·        Já na classe B estão os setores de mercearia e enlatados, padaria, matinais e lacticínios e hortifrutigranjeiro, nos quais não necessitam do mesmo grau de atenção que a classe A. Porém deve atentar-se à perecibilidade dos produtos da padaria, laticínios e hortifrutigranjeiro.

·        Os outros sete setores que são pertencentes à classe C, mesmo estando em maiores quantidades, tem pouca contribuição para o faturamento da empresa, assim, de acordo com Viana (2006), tornam-se menos relevantes no gerenciamento.

5.3 Sistema aplicativo de gestão

O supermercado possui um sistema aplicativo de gestão para o gerenciamento do estabelecimento. O sistema possui algumas funcionalidades como:

·        Gestão de estoque

·        Gestão compras

·        Cadastramento de produtos e fornecedores

·        Cálculo de margem de contribuição por produtos

Porém com todas essas ferramentas em mãos, o supermercado usa o sistema somente para cadastrar os produtos e respectivamente o preço de venda, em razão de que os mesmos precisam desses arquivos para ser registrados e descriminados para a venda, assim não aproveitando os demais benefícios que o programa oferece, e também gerando um prejuízo financeiro, pois pagam por uma tecnologia que não é utilizada.

Este não uso do sistema aplicativo de gestão pode ser compreendido pelo fato do supermercado tratar-se de uma pequena empresa. De acordo Barbosa e Sicsú (2002), as pequenas empresas apresentam complicações quando se refere a sistemas de informação, sendo assim havendo uma dificuldade por parte dos gestores em entender a real finalidade do sistema. Os autores ainda citam que, a maioria das pequenas empresas trata o conhecimento como se fosse uma “mercadoria”, assim se tornando um bem físico estático, e não como um método de aperfeiçoamento e auxílio nas atividades cotidianas e melhoramento na análise do âmbito empresarial para tomada de decisões.

6. Conclusão

A análise ABC do supermercado aponta que o mesmo possui muitos itens em estoque que não possuem grande contribuição no faturamento da empresa, assim merecendo uma melhor avaliação quanto ao seu fluxo de vendas, verificando se realmente compensa tê-las em estoque. Também é importante ressaltar que os dados analisados para a avaliação ABC dos setores são referentes ao faturamento de cada produto da empresa, deste modo, seria incorreto dizer que o setor que mais faturou é consequentemente o que mais deu lucro aos proprietários. Para fazer essa análise seriam necessárias informações dos custos dos produtos e a margem de contribuição de cada.

Foi possível concluir que o uso de um sistema aplicativo de gestão proporciona dados de apoio para tomadas de decisões, e também auxilia para que a empresa possa ter um melhor gerenciamento de suas mercadorias.

Também foram feitas algumas propostas de melhorias, tais como:

·        Como já descrito anteriormente, o supermercado possui um sistema aplicativo de gestão em que fornece ferramentas que auxilia nas atividades organizacionais da empresa, porém não é utilizado da maneira correta pelos gestores. Por conta disso, sugere-se a contratação de uma consultoria gerencial, que por meio de treinamentos com os funcionários da empresa, o consultor desenvolva uma gestão com o auxilio do sistema de informação computacional da empresa;

·        Controlar o estoque dos produtos com o auxílio do sistema aplicativo de gestão e também desenvolver a atividade de auditoria, assim controlando e gerenciando corretamente as mercadorias;

·        Criar lotes das mercadorias, controlando as datas de validade e fazendo um melhor giro dos produtos estocados.

Devido a insuficiências de dados, devido a não utilização correta do sistema, a pesquisa apresentou melhorias qualitativas e estratégicas. Em um trabalho futuro, a empresa poderá utilizar de outras ferramentas de gestão de estoque e fluxo de mercadorias.

7. Referências

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