Aplicativo de mensagens na empresa? Tá liberado!

Organizar uma reunião em família ou com os amigos, antigamente, costumava ser algo trabalhoso. Sou de uma época em que para reunir os parentes ou desejar Feliz Natal, era preciso ligar para cada contato da minha agenda “física” de telefone. Pois é, algo que parece ser tão distante agora, era a única solução àquela época.

Do caderninho cheio de telefones, celular estilo tijolão e telefone fixo, as coisas mudaram. A tecnologia (sempre ela) avançou. Conhecemos o famigerado Mirc, o saudoso ICQ e o falecido MSN. Todos eles com a mesma função: a de promover a troca de mensagens entre as pessoas e aproximar quem estava longe por meio da internet. Em menos de duas décadas de século 21, nem de um PC precisamos mais, basta criar um grupo no WhatsApp e disparar uma única mensagem de celular para que toda a família saiba que vai ter bolo e refrigerante no fim de semana ou que o Natal vai ser na casa da vovó.

Dito isso, o uso de uma ferramenta desse porte na gestão de uma empresa é algo tentador, senão inevitável. E pode ser ainda uma tremenda aliada nas mãos do departamento de recursos humanos. Devemos utilizá-la? Sim, mas com muita, eu disse MUITA, moderação.

Dentro da estrutura organizacional de uma empresa, um grupo de WhatsApp pode ser uma excelente ferramenta para manter um canal de comunicação entre você, gestor, e seus colaboradores. É uma maneira prática, rápida e ajuda a aproximar ambas as partes, mas desde que usado com responsabilidade e, acima de tudo, bom senso.

Mensagens fora do horário de expediente? Nem pensar! Chamar a atenção de um colaborador, por meio do aplicativo, com pessoas lendo? Jamais! Piadas ou expressões de mal gosto estão banidas, obviamente. As mensagens de “Bom Dia”, “Boa Tarde” e “Boa Noite” ficam a critério de cada um. Mas, imagine a bola de neve que isso pode virar num grupo de 50 pessoas.

Mas, afinal, qual é o meu objetivo com tudo isso? É simples, apenas mostrar que, enquanto um gestor, eu tenho a obrigação de saber como e quando utilizar este recurso, ou qualquer outra tecnologia, sem pressionar quem está a minha volta, meu objetivo ao adotar esta prática tem sempre de ser positivo.

Mas, como driblar a confusão que pode se instalar? Como fazer para dar a devida atenção aos recados que por ali são passados? Como dar conta de tudo? Algumas soluções podem ser já adotadas: Crie grupos de acordo com os setores, assim você consegue se aproximar do encarregado de cada um, além de monitorar de perto o que acontece e identificar com rapidez um possível problema. E lembre-se! Esses grupos e Softwares são para recados rápidos! Solicitações, orçamentos, tarefas e aceites são sempre pelo nosso bom e velho amigo e-mail! E as emergências? Bom, essas eu ainda gosto de tratar pelo meu indispensável telefone!

Daniel Nunes Romero