Aprenda 3 passos importantes para delegar e parar de "apagar incêndio" na empresa

Distribuir tarefas e responsabilidades é essencial para o sucesso de micro, pequenas e médias empresas.

“Eu só apago incêndio, não tenho tempo para pensar e trabalhar para o futuro da empresa”. Essa frase é uma das queixas mais comuns que escuto dos proprietários de empresas de Pequeno Porte. Isso porque, ao fundarem suas empresas, os proprietários possuem domínio total de todos os processos, clientes, fornecedores, operações, o que acaba gerando certa dificuldade em delegar.

Se analisarmos a realidade dentro de uma microempresa, o microempresário absorve toda a rotina da organização, centralizando em si as principais informações, afinal, é ele que conhece a operação do início ao fim. Porém, essa prática acaba gerando a percepção de que outras pessoas não conseguirão ter o mesmo domínio que ele, resultando na dificuldade de dividir e delegar tarefas.

As situações mais frequentes costumam ser três.:

1°) Quando o empresário tenta delegar, mas os funcionários realmente não desempenham tão bem as atividades, talvez por não terem sido bem orientados e treinados para aquilo.

2°)  Um segundo caso é o erro na contratação, feita sem relacionar bem o perfil do candidato com o cargo a ser ocupado.

3°) E por último, e mais comum, é a contratação de um familiar ou um amigo, porque ai voce não tem liberdade de gestão sobre ele, tem dificuldade em cobrar e demitir!

Consequências para o empresário

A partir disso, o resultado é a sobrecarga e a concentração das funções todas no líder. Essa má distribuição de tarefas e responsabilidades gera consequências até mesmo na vida familiar do empresário, afetando sua qualidade de vida e seus momentos de lazer, por exemplo, pois ele acaba ficando extremamente envolvido e focado somente nos processos da empresa.

Outro fator de risco que prejudica a organização é a falta de tempo do empresário para pensar e se dedicar às estratégias da empresa. Ou seja, há sempre a impressão de que se está olhando para trás, apagando os incêndios, resolvendo os problemas, ao invés de olhar para frente e poder planejar e traçar um futuro promissor para o negócio.

3 Dicas para resolver a sobrecarga do empresário:

DICA 01: O primeiro passo para amenizar a rotina do empresário é realizar um processo seletivo adequado para a contratação de funcionários que estejam realmente capacitados a cumprir as funções que forem determinadas. Isso significa construir um time com sabedoria, já distribuindo muitas das tarefas que antes eram concentradas em uma única pessoa. E você pode estar pensando: - Mas isto vai custar muito!!! Engano. Muitas vezes, pelo mesmo salário, conseguimos um funcionário mais comprometido e capaz.

DICA 02: Em seguida, é preciso investir em treinamento com cada equipe, tendo paciência para respeitar as diferenças e o ritmo de cada um, sabendo confiar aos colaboradores aquilo que antes se restringia à ação do empresário. Você pode estar pensando que treinar fica caro, tem que contratar alguém especializado, mas não é isto que estou me referindo. Voce mesmo pode treinar, mas precisa diferenciar o que é falar, falar e falar...e um treinamento. Normalmente o empresário fala, ensina, repete de novo e torna a flar a mesma coisa. O treinamento ele é formal: Voce agenda um dia e horário, vão até um local reservado ou escolham um horário com menor fluxo de trabalho e pessoas, desliga o celular, coloca um copo de água e um café do lado (olha como toda esta preparação já dará um tom de formalidade e aumenta a responsabilidade), e inicia o treinamento, fazendo uma pequena introdução ao assunto, ensine o que deverá ser ensinado, e ao final pergunte o que o funcionário entendeu.

DICA 03 – Delegar responsabilidades. Formalize as funções de cada funcionário. O mesmo exercício que voce fez para a contratação, voce poderá fazer para os funcionários já existentes. Se voce perceber que alguma coisa não foi executada, porque um deixou para o outro...significa na maioria das vezes, que tal atividade não tem um responsável. Então, escreva a deixe claro ao funcionário que tal atribuição, passará a ser responsabilidade dele a partir de então. Delegar é um ato de sabedoria.

De fato, talvez ninguém fará como você faz, com a sua visão e a experiência que somente você teve. Porém, não significa que o trabalho não será bem executado, mas apenas que passará a ser feito de outro modo e por outra pessoa capacitada.

Por Gislane A. de Syllos

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