As armadilhas da agenda cheia

Desde a pandemia as reuniões, follow-ups, one o one, sessões de sprint passaram a dominar quase 80% da agenda de quem trabalha em organizações de todos os portes. Atrelado a isso nas redes sociais uma vanglorização de calendários conturbados, reuniões que não tem hora para acabar e uma falsa ideia de produtividade.

No outro lado da mesa, os funcionários se veem perdidos entre tantas tarefas, objetivos e atropelados pelos prazos das entregas. E por vezes presos em reuniões subutilizadas ou sobrecarregados pela rotina de trabalho. 

No livro “Essencialismo - a disciplinada busca por menos” o autor Greg Mackeown explora três pilares que nos fazem prestar atenção em coisas que realmente importam. O essencialismo é mais do que uma estratégia de gestão de tempo ou uma técnica de produtividade. Trata-se de um método para identificar o que é vital e eliminar todo o resto, para que possamos dar a maior contribuição possível àquilo que realmente importa.

“Para reduzir o atrito com os outros, aplique a abordagem ‘com mel se pega mais moscas’. Mande um e-mail para a pessoa, mas, em vez de perguntar se ela fez o serviço, vá conversar com ela. Pergunte: ‘Que obstáculos ou gargalos estão impedindo que  você termine X e como posso removê-los?’ Em vez de importuná-la, ofereça ajuda com sinceridade. Você terá uma resposta mais cordial do que se apenas enviasse e-mails com mais cobrança.” (“Essencialismo - a disciplinada busca por menos” o autor Greg Mackeown , pg. 189)

O livro ficou conhecido não como um método de produtividade, mas como um modo de fazer escolhas. Obviamente nem todos podem virar as costas para certas pessoas ou responsabilidades, porém também somos responsáveis pelas nossas escolhas diárias.

Uma forma de colocar o essencialismo em prática vem da criação de um diário. Os diários surgem como uma forma de registro do que aconteceu no dia, sem se prender a detalhes e principalmente promover uma reflexão sobre nossas ações e como nos sentimos a partir delas. Com o tempo esse diário se torna um poderoso objeto de estudo para transitar pela vida de forma mais consciente e com mais certeza sobre nossas ações.

Olhar esse diário e nossas escolhas nos torna mais hábeis para agir consigo, com nossos colegas de trabalho, com chefes e com quem amamos.

Como podemos ter reuniões mais eficientes no trabalho? Qual burocracia nos afasta de ter mais tempo para o que importa?